Points abordés . Préparer une réunion Assurer la logistique de la réunion G6S2 Chapl ORGANISER UNE REUNION La réunion est une situation de communication d’un groupe de travail restreint. O communs. l- LES TYPES DE REUN Type Objectifs er des objectifs Sni* to View RELIMON D’INFORMATION Réunion d’information descendante Réunion d’information ascendante avec les représentants du personnel) REUNION DE CONCERTATION n Réunions internes (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle) Réunion transversales ponctuelles ou régulières
D Réunion de direction Faire le pont sur les actions encours, les résultats, les dlfficultés, prise de recul par rapport aux résultats Elle concerne une approche globale de résolutions de problèmes ou le suivi d’un projet précis Elle a lieu régulièrement où les dirigeants sont amenés à étudier des questions transversales REUNION VIRTUELLE A DISTANCE Elle permet à des personnes géographiquement dispersés de s’affranchir des contraintes de lieu : reliés par un média (téléphone, réseau numérique à intégration de services (RNIS) ou
Internet), ils sont en mesure, grâce à des interfaces appropriées (caméras, micros) d’entrer en communication, d’échanger de l’information et même assumer un travail collaboratif à distance L’audioconférence La visioconférence La réunion Web PAG » OF d à réaliser Aspects organisationnels : réservation salle (planning de salle), gestlon du matériel (réservation, installation et vérificatlon du bon fonctionnement) Aspects communicationnels . collecte des productions des collaborateurs si un travail leur été demandé, élaboration des supports utilisés pendant la réunion prendre en note le contenu des échanges et en rédiger un compte rendu. l_Jne attention partlculière doit être portée sur l’objectivité des notes et de leur restitution. Le compte rendu est validé par le responsable avant sa diffusion aux participants absents ou excusés. Ill. PRENDRE DES NOTES EN REUNION La prise de notes doit être efficiente afin de répondre aux attentes des lecteurs dans la proposition du compte rendu.
II faut savoir anticiper et utiliser une technique adéquate. A) Avant la réunion Il convient de : s’informer sur l’objet et l’ordre du jour de la réunion, prendre connaissance de la documentation distribuée se renseigner sur le nom et la fonction des participants intervenants préparer des feuilles de prises de notes B) Pendant la réunion Lors d’une prise de notes, il faut réserver le mot à mot aux seules phrases clés qui seront reportées textuellement dans le compte rendu.
PZGF3CFd un astérisque dans la marge, puis de vérifier son importance auprès du manager, avant de l’intégrer dans le compte rendu afin e répondre aux attentes C) Après la réunion traduire les notes le plus tôt possible après la réunion regrouper les informations par ordre chronologique saisir, effectuer un contrôle rigoureux du document et le diffuser Les commandements d’une réunion efficace . Je la prépare soigneusement – Je lui donne un objectif précis que je communique – Je bâtis, en fonction de cet objectif, un schéma précis du déroulement des séances de travail – J’implique les participants : chacun s’exprime sans censure J’apporte des éléments nouveaux – Je présente des résultats concrets – Je renouvelle les techniques d’animation pour ne pas tomber dans la routine – Je m’assure que les messages sont compris (synthèse, quizz. xercice) – Je respecte le timing, celui des séances de travail comme celui des pauses – Des décisions concrètes sont prises avant la fin de la réunion et seront suivies d’effet 4 fonctions de l’animateur : Production – Interactivité G6S2 Chap 1 FICHE DE Préparation d’une réunion – Organisation – Regulation
