Etudiants MAGNIER Camille SANNINO Cécile VALETTE Stéphane Tuteur de Mémoire Mr Gilles COSTENOBLE Année de réalisation A3L2 SOMMAIRE PREMIERE PARTIE Th Se Erp Achats Premium gy ahadou MapTa 31, 2015 80 pages Problématique La fonction achats étant devenue une fonction stratégique de l’entreprise, nous verrons en quoi les achats et ses méthodes de travail ont-ils subi une révolution radicale depuis ces quinze dernières années. … p13 Sni* to View LES ACHATS, UNE FONCTION CLEF DE L’ENTREPRISE A) Organisation de la fonction achats B) Le lien entre le service achats et les autres services de ‘entreprise………….. …… ll C) Comment les achats sont devenus une fonction stratégique de l’entreprise .. ….. DEUXIEME PARTIE LA RÉVOLUTION DE LA FONCTION ACHATS ET DE ses MÉTHODES DE TRAVAIL A) Stratégie e-procurement . l’apport d’internet à la fonction qu’elle était auparavant considérée comme une fonction administrative, la fonction achats est désormais un pilier de la stratégie de l’entreprise, un levier permettant d’augmenter la rentabilité de celle-ci. Tout mettre en oeuvre pour rendre plus performante l’entreprise, en offrant de nombreuses optimisations de coûts et d’augmentation de la roductivité, tel est l’objectif du service achats.
Pour y parvenir les acheteurs ont un énorme travail d’analyse à faire pour réduire le risque, et par conséquent optimiser leur prise de déclsion. Dans un contexte éconormque difficile, les achats jouent donc un rôle stratégique pour le chiffre d’affaires d’une entreprise Pour faire face à son rôle de plus en plus imposant et lourd au sein d’une entreprise, la fonction achats a développé une multitude de solutions pour raider ? gérer au mieux les diverses problématiques auxquelles elle doit faire face pour la gestion des approvisionnements.
Alnsl nous verrons tout d’abord en quoi l’apport d’Internet, à travers la stratégie d’eprocurement a bouleversé le comportement des acheteurs mais aussi des fournisseurs. De même l’apparition de nouveaux logiciels tels que les ERP et en particulier SAP, ont révolutionné la fonction achats. D’autre part, le revers de la médaille à ce succès serait peutêtre les audits de plus en plus fréquents que subit la fonction achat, victime de son succès. Enfin, on terminera cette deuxième partie sur un fait récent et qui se développe de plus en plus dans les entreprises à savoir : l’externalisation de la fonction chats.
Nous verrons s’il est judicieux ou pas pour une entreprise de garder la fonction achats près d’elle. Enfin nous vous proposer ce mémoire par un cas 0 achats près d’elle. Enfin nous vous proposerons d’illustrer ce mémoire par un cas concret au sein d’Aluminium Dunkerque. 4 PREMIERE PARTIE • LES ACHATS, UNE FONCTION CLEF DE L’ENTREPRISE Pour comprendre le fonctionnement du service achats, il convient d’abord de définir les missions de la fonction achats, pour ensuite expliquer quels sont les liens entre le service achats et les autres services de l’entreprise, enfin nous conclurons sur la onction précise du métier de l’acheteur. -La fonction achats au sein de l’entreprise Définition des achats : « L’achats désigne l’acte qui consiste ? acquérir un service ou un produit, moyennant une contrepartie souvent financière (1) » Définition de la fonction achats : « Dans l’entreprise, la fonction achats consiste à prospecter les marchés, négocier et sélectionner les produits ou services répondant aux besoins internes ou externes de l’entreprise (2) . ? La fonction achats peut avoir une efficacité plus au moins importante selon la place PAGF 0 rentabilité de l’entreprise. La première mission de la fonction achats est de satisfaire les besoins au niveau interne en trouvant des solutions au niveau externe. pour atteindre cette mission, il faut que l’acheteur et son équipe définissent correctement leurs besoins tout en respectant la politique menée par l’entreprise, pour définir de manière précise les besoins de l’entreprise.
Ainsi, il est important de mettre à jour très régulièrement le portefeuille fournisseurs et d’étudier ou de réétudier leurs offres, ce qui permet au moment opportun de sélectionner le fournisseur le plus performant (au iveau de ses offres prix/délai/qualité/sécurité/garanties). une des tâches les plus importantes auprès dun fournisseur est la négociation des différents aspects de l’achat : prix, quantité, délais… et de formuler un contrat d’achats en essayant d’anticiper tous les risques de conflits.
Par la suite, l’acheteur doit mettre en place un suivi régulier de son parc fournisseurs pour vérifier que tous les accords du contrat sont bien respectés : par exemple, l’acheteur doit définir les modes d’approvisionnement et s’assurer de l’optimisation des stocks (éviter les ruptures ou le surplus de tocks). En cas de conflits, l’acheteur doit résoudre le problème en trouvant une solution garantissant ses intérêts mais aussi ceux du fournisseur avec qui l’on veut créer un partenaire de confiance dans la durée.
Afin que tous les besoins de l’entreprlse soient satisfaits, la fonction achats doit faire circuler l’information et donc faire preuve d’une très bonne communication au sein de l’entreprise avec les différents services (qualité la isti ue amont et aval, etc. ). 0 logistique amont et aval, etc. ). Jean Paul Durand, Le langage des Achats, Editions Méthodes et Stratégies, 1995, p. . Jean Jardin, Techniques de l’achat industriel, Editions Hommes et Techniques, 1980, p. 2 3 Helen Person, Guide pratique de la fonction achats et approvisionnements en PME/PMI, Maxima, 2003 p 55. 6 Sa deuxième fonction sera d’augmenter les profits de l’entreprise en cherchant à accroître sa marge grâce aux gains obtenus sur les achats effectués. Pour y parvenir l’acheteur doit obtenir de ses fournisseurs le meilleur rapport qualité/priWserv’ice » sécurité. Pour obtenir le prix le plus avantageux. l’acheteur a plusieurs possibilités. Il peut négocier les volumes des commandes en ?tant prudent sur le coût total de ses achats.
Il peut aussi optimiser le travail administratif, c’està-dire baisser le nombre de fournisseurs et donc standardiser certains achats. Dans un troisième temps, en achetant certains produits, l’acheteur permet d’acquérir des avantages concurrentiels non négligeables pour l’entreprise, lui permettant ainsi d’obtenir une valeur ajoutée plus importante. Dans cette optique la fonction achats doit prospecter régulierement des nouveaux fournisseurs, se tenant au courant des évolutions sur le marché des fournisseurs.
La meilleure fa on de rencontrer de nouveaux ournisseurs est d’être pré PAGF s 0 différents acteurs. Pour cela, elle peut aussi participer à la conception d’innovations en partenariat avec les fournisseurs. Il y a alors un échange de savoir entre les deux acteurs. On parlera alors de Gestion Partagée des Achats. Enfin, la dernière mission de la fonction achats est de chercher la meilleure qualité pour les produits qu’il va acheter.
II est alors impératif pour l’entreprise de contrôler de manière assidue les produits entrants dans l’entreprise. La fonction achats a pour tâche de suivre les performances qualité des fournisseurs, notamment pour les ournisseurs avec qui l’acheteur travaille très régulièrement : ces derniers peuvent être soumis ? des audits avec pour obligation de répondre à plusieurs exigences telles que la norme Iso 9000 (cf. la deuxième partie de notre mémoire).
Le donneur d’ordre principale de la fonction achats est l’acheteur, il a un rôle essentiel dans le servlce puisque c’est à lui d’évaluer le risque avant toutes prises de décisions au sein du servlce. 2- Les compétences nécessaires pour être acheteur Après avoir listé les tâches et missions de la fonction achats, on comprend que le métier d’acheteur est complexe. Pour atteindre les différents objectifs fixés par la direction, l’acheteur doit posséder des compétences très variées, découlant soit de la formation de l’acheteur soit de son expérience professionnelle.
Cependant, d’autres aspects de ce métier doivent faire partie de la personnalité de l’acheteur : des a itudes intellectuelles ou même personnelles sont PAGF 6 0 ce métier ne consiste plus seulement à effectuer des tâches administratives (passer des commandes, appels d’offre… ) : il est devenu un poste stratégique pour optimiser la rentabilité de l’entreprise, transformant la fonction achats en réel centre de rofits pour l’entreprise. Selon un dossier de la CCI Infos (4) « la fonction achats se développe dans tous les secteurs d’activité et quelle que soit la taille de l’entreprise.
De nombreuses PME ont aujourd’hui compris l’intérêt de disposer de vrais spécialistes Achat Dossier CCI Infos, Les achats dans l’entreprise première source de profit, interview de François Mery directeur adjoint des achats d’Airbus. 7 Lorsque l’on s’aperçoit que 70% des coûts de l’entreprise correspondent à ses achats de produits et de services, on comprend alors l’intérêt d’optimiser la fonction achats et ‘importance que peut avoir un bon acheteur sur la rentabilité dune entreprise Dans son ouvrage, Helen Person décrit plusieurs compétences que doit posséder l’acheteur pour pouvoir optimiser la fonction achats.
Sur un plan personnel, Hacheteur doit avant tout faire preuve d’honnêteté et d’intégrité aussi bien vis à vis de Pentreprise que des fournisseurs avec lesquelles il travaille. En effet, étant données leurs missions, les acheteurs peuvent avoir des propositions de « pots de vin car certains fournisseurs n’hésitent pas, pour gagner des marchés, ? tenter de corrompre des acheteurs. L’acheteur doit re des décisions par PAGF 7 OF aptitudes qui doivent faire partie de la personnalité de racheteur.
En effet dans son métier, l’acheteur est constamment en relatlon avec des personnes, aussi bien au niveau interne qu’externe. Le travail d’équipe fait bien sûr partie du quotidien de son métier, d’une part au sein même de son équipe, avec ses assistants et gestionnaires et d’autre part avec les personnes des autres services avec qui il est régulièrement en contact. Les fournisseurs font également partie de l’environnement humain de l’acheteur, aussi bien lors de la phase de prospection, que lors des égociatlons ou encore lors du suivi (traitement des conflits ou suivi de chantiers par exemple).
D’autre part, l’acheteur doit être doté d’une bonne fibre commerciale. En effet lors des négociations il doit savoir convaincre ses fournisseurs pour justifier ses demandes. On dit également qu’acheter c’est vendre par la même occasion, puisqu’une fos l’achat effectué l’acheteur doit aussi vendre son produit au sein même de son entreprise, expliquer et parfois argumenter sa décision, en prouvant que c’est le meilleur choix.
Pour exercer le métier d’acheteur il faut être curieux et ouvert d’esprit pour être toujours ? ‘affût des changements sur le marché, que ce soit au niveau des fournisseurs potentiels mais aussi pour les innovations de produits. Ce qui fait la différence d’une entreprise auprès de ses clients, c’est sa capacité d’anticipation, son degré d’innovation, c’est ce qui fera que l’entreprise aura un avantage concurrentiel sur le marché. Enfin, un dernier trait de caractère d’un bon acheteur est le goût du risque, qui est une apti PAGF 8 0 pour sa prise de décisions.
L’acheteur doit pour chaque choix évaluer le risque, que ce soit pour changer de fournisseurs, pour définir une collection, pour décider des volumes ? asser…. Cependant il est bon de noter que dans l’industrie, l’acheteur a tendance à rechercher un minimum de risques, puisque les conséquences peuvent être graves en cas d’erreurs. Dans une industrie de process, tel qu’Aluminium Dunkerque, l’acheteur va chercher à prendre le moins de risque possible pour son entreprise. Ce qu’il va privilégier en premier sera l’aspect technique, puis l’aspect garantie et sécurité.
Chercher de nouveaux fournisseurs dont les compétences n’ont pas encore été reconnues est trop risqué si on prend en compte le fait par exemple qu’un arrêt de 24H du cycle de production de l’usine onduirait à la perte totale de celle-ci du fait de son processus continu. Ainsi il le comportement adopté par les acheteurs est différent suivant le domaine dans lequel ils travaillent et il est difficile de faire une généralité. D’autres compétences sont à conseiller dans un profil d’acheteur, mais cette fois-ci sur le plan professionnel.
Tout d’abord l’acheteur doit être organisé et faire preuve de rigueur dans son travail. En effet l’acheteur a de nombreuses tâches ainsi que de nombreux interlocuteurs dans 8 son métier aussi bien au niveau interne qu’externe de l’entreprise. Toujours dans cette optique ‘acheteur doit avoir un goût pour l’analyse et pour la résolution de problèmes divers : face ? son portefeuille fournisse PAGF OF ao les offres, il doit être à travers sa formation, l’acheteur acquiert des techniques et des méthodes d’achats, mais aussi de négociation.
Il doit prendre connaissance des divers aspects juridiques et financiers de la fonction achat. IJne fois intégré à une entreprise, il doit rapidement s’adapter et prendre connaissance du produit ou service qu’il va devoir acheter, notamment au niveau technique, de même qu’il doit avoir une excellente connaissance du marché sur equel il va opérer Bien sûr, l’acheteur doit avoir des compétences linguistiques suffisantes, surtout en anglais, afin de pouvoir élargir son portefeuille fournisseurs au-delà des frontières.
Toutes ces aptitudes et compétences que l’acheteur doit dans l’idéal posséder, ne suffisent pas au développement de la fonction achats, il est essentiel également d’avoir recours à des outils et méthodes de travail pour optimiser la fonction achats. 3) Les outils et méthodes de travail de la fonction achats D’après H. Person (4), plusieurs outils sont à utiliser par l’acheteur our optimiser son travail : 9 La veille technologique : elle doit faire partie en permanence des missions de l’acheteur.
Dans un environnement en constante évolution, l’acheteur doit connaitre parfaitement le marché : les innovations, les fournisseurs, les concurrents, les produits… Ses sources d’informations sont variées : cela peut être la sortie d’un nouveau brevet, d’une norme ou encore un salon professionnel. 9 Le portefeuille fournisseurs : pour renouveler son parc de fournisseurs, l’acheteur doit avoir recours à de nombreux outils tels que les salons, les annuaires de professionn
