Chapitre 3 Prendre des notes pour recueillir les consignes du manager Transversalité Les techniques de prise rapide de la parole constituent une compétence clé qui contribue à l’efficacité professionnelle de l’assistant(e). Cette compétence doit être entretenue, donc réactivée, tout au long de la formation. Des applications du chapitre 15 « Adopter des techniques de réunion efficaces » consolident cette compétence. Finalité 1 p. 207 Fiche ressource 3, p. 209 Fiche ressource 4, An MindManager) p. 10 or27 Sni* to View Ions instorming (avec Fiche ressource 5, Créer une carte visuelle des idées : Map Situation professionnelle : Office de tourisme de Carpentras, p. 35 Réflexion, p. 36 1 . Quel type de relation existe-t-il entre la directrice et vous ? Cette relation a- t-elle une influence sur la qualité de la prise de notes, la compréhension et la mise en œuvre des consignes ? Proposition de réponse Il s’agit d’une relation de coopération bien établie. ‘assistant(e) réponse Au préalable, l’assistant(e) peut consulter le site Internet de l’office de tourisme. ttp://vmw. carpentras-ventoux. com/. Il/Elle peut se procurer l’affiche du Noël en Fêtes qui précisera le rogramme des festivités. Il/Elle peut collecter les bases de données utilisables pour cette action. La base de données figure sur le site compagnon (Chapitre3_Miseen situation_lnvites. mdb). 3. Quelles sont les étapes de votre travail ? – Réfléchir à la méthodologie de prise de notes (méthode utilisée, préparation matérielle). – Collecter les documents utiles. – Prendre des notes auprès de la directrice. – Structurer et synthétiser les notes prises.
Procéder à la réalisation des actions organisationnelles. 4. Quelles sont les qualités dont vous devez faire preuve pour endre votre travail performant ? L’assistant(e) doit faire preuve de concentration, d’une bonne qualité d’écoute, d’attention soutenue. Il (Elle) doit aussi avoir une bonne mémoire et une qualité d’analyse et de structuration des idées. Mise en œuvre, p. 36 1. Procéder à la prise de notes pour recueillir les consignes de travail Vous préparez la prise de notes avant de vous rendre en entretien auprès de la directrice de l’office de tourisme. a.
Organisez la préparation matérielle de votre prise de notes. proposltion de réponse Préparation matérielle de la prise de notes Objectif : organisation du salon des santonniers Documents . affiche du programme des festivités ; – base de données des inv PAGF 7 OF de prise de notes (feuille à l’horizontale) Mots-clés Idées développées Commentaires Relecture Actions à mener b. Retenez une méthode à mettre en œuvre. Justifiez votre choix. La méthode retenue va être la méthode rédactionnelle avec organisation des pages, car elle est pratique et permet de noter des informations détaillées.
Elle consiste à préparer des feuillets de prise de notes et à les organiser en différentes zones : feuilles mobiles à l’horizontale ; – utilisation du recto uniquement ; – numérotation des pages ; – utilisation de plusieurs stylos de couleur, surligneurs… c. Effectuez la prise de notes. Texte de prise de notes Il fgure sur le site compagnon (Chapitre03_Miseensituation. mp3). La responsable (Mme Morel) : Bonjour, comme chaque année, nous allons travailler sur l’organisation événementielle du salon des santonniers qui se déroulera dans notre ville du 8 au 23 décembre prochain.
Les activités dont nous devons nous occuper sont de trois ordres : administratives, logistiques et comptables. Merci de prendre notes. Ce projet va consister à conduire efficacement l’ensemble des tâches organisationnelles du salon. Attention, il faut respecter rigoureusement des contraintes tem orelles, matérielles et réglementaires. PAGF 3 OF (Chapitre3_Miseensituation_lnvites. mdb) sur laquelle vous vous appuierez. Je pense qu’un envoi une dizaine de jours avant le salon doit suffire. Prenez quelques idées créatives sur notre site Internet.
Attention de respecter notre charte graphlque (duo de deux couleurs vert et rouge). – pour l’affiche publicitaire, c’est Noémie (secteur : ommunication externe) qui sera chargée de faire la proposition de la maquette et le lien avec l’agence de communication qui la réalisera. Il s’agit d’une affiche globale pour toutes les animations du « Noël en fête D. – Au plan réglementaire, une autorisation d’accès à la chapelle du collège doit être demandée à l’adjoint à la culture de Carpentras, Mme Arnelle – centre culturel de la Charité : rue Cottier.
IJne crèche monumentale doit y être exposée. Prévoir de réclamer l’accès une semaine avant et une semaine après le salon. – Il faut ensuite s’occuper de l’inscription des santonniers. Certains m’ont personnellement appelée pour renouveler leur inscription cette année. Nous disposons de la base de données de l’an dernier (Chapitre3_Miseensituation_Santonniers. mdb). Vous vous l’êtes procurée ? Parfait. Donc, je vous indique les inscrits : Mme Saccol, M. Coulombier, M.
Zaouchere, Mme Darnier, Mme Dubosc, Mme Fradolli, Mme Margueret, Mme Michelin, Mme Rover, M. Roux, M. Rouxal, M. Raccasi. Mme Mestre et M. Caderin ne souhaitent pas participer cette année. Il faut rajouter M. Fontanelle : Santons fontanelle 45 rue du Ménager 30131 PUJAIJT et Mme Lambert : Atelier Lambert, 1 rue Laby 13004 MARSEILLE. Il faut leur envoyer un courrier avec une fiche d’inscription ? remplir pour valider leur participation. Le jour du salon, ils doivent nous remettre un d’inscription à remplir pour valider leur participation.
Le jour du salon, ils doivent nous remettre un tableau d’inventaire de leur stand. 2. Au niveau logistlque Il faut organiser l’installation et la désinstallation des stands des santonniers le 6 décembre et le 27 décembre, en matinée. Ils ne doivent pas le faire au même moment, pour éviter l’affluence. Voyez comment vous pouvez procéder. Confirmez-leur leur inscription et leur horaire d’installation. Ah, j’ai oublié, au niveau administratif, avec le courrier aux santonniers, il faudra aussi leur envoyer la convention de partenariat.
Nous disposons du modèle de convention Chaque santonnier la reçoit en 2 exemplaires, doit compléter et signer un exemplaire et nous le renvoyer. 3. Au niveau comptable Une partie comptable (règlement des santonniers) sera traitée par Didier au service comptable. Vous ne vous en chargez pas. Ah oui, au niveau publicitaire, il y a aussi la prise en charge de la revue de presse. C’est Noémie qui s’en occupera. Voilà, je pense avoir été assez précise. Veillez à bien coordonner outes ces tâches, à bien les répartir entre vous et à travailler en coordination avec Noémie, et Didier.
Attention de bien respecter les délais. C’est essentiel. Faites-moi un état de votre avancement très régulièrement. Je vous en remercie. Bon travail. 2. Traduire les consignes de travail en actions à mener a. Faites une synthèse de votre prise de notes Calendrier de planification des tâches Organisation du salon des santonniers ACTIONS Délai (en jours) Date de réalisation PAGF s OF jours) Intervenants n ADMINISTRATIVES – Réalisation et envoi de [‘INVITATION A l’INAUGURATlON DU
SALON aux invités officiels – Courrier d’autorisation d’accès à la chapelle du collège au centre culturel – Inscription des santonniers : Mise à jour de la base de données – Courrier avec fiche d’inscription – Préparation et envoi des CONVENTIONS PUBLICITAIRES – Conception de la maquette de l’AFFlCHE PUBLICITAIRE et transmission à l’agence de communication – Création de la REVUE DE PRESSE n LOGISTIQUES PLANNING d’installation et de désinstallation des stands des santonniers COMPTABLES Règlement des santonniers SALON DES SANTONNIERS J-10 J-12 J-43 OF Aristide Briand 84200 Carpentras Mme ARNELLE
Adjointe à la culture Centre culturel de la « Charité » Rue cottier 84200 CARPENTRAS Carpentras, le 26 novembre 200N Objet : autorisation accès chapelle Madame, Nous vous confirmons les dates d’ouverture de la 21e édition du SALON DES SANTONNIERS, soit Du 8 au 23 décembre 200N Afin de préparer cet événement dans les meilleures conditions, nous sollicitons auprès de vous l’accès à la chapelle du collège, ? compter du 1er au 31 décembre 200N. Nous vous remercions par avance de votre autorisation.
Nous restons dans l’attente de votre accord et vous prions d’agréer, Madame, nos cordiales salutations. La Directrice L Morel C] Courrier et fiche d’inscription santonnier La base de données des santonniers figure sur le site compagnon Office de tourisme de Carpentras Hôtel Dieu, place Aristide Recevez, «titre», l’expression de nos sincères salutations. La directrice L. Morel Fiche d’inscription Hôtel Dieu – Place Aristide Briand FICHE D’INSCRIPTION Nom * : Raison sociale . Adresse E. Mail Site Internet .
Ville Cl Participera C] Ne participera pas Règlement effectué à l’issue du Salon : sur le montant des ventes par IOffice de tourisme C sur la base des inventaires de début et de fin Fait à : Le Signature k une carte d’artisan ou un justificatif de déclaration d’activité est à joindre obligatoirement Planning d’installation des stands des santonniers INSTALLATION DES STANDS LE JEUDI 6 DECEMBRE HORAIRES -9h30 SACCOL COULOMBIER 9h30-10h BOF notes, dans le but de mener une action précise.
Outre la préparation matérielle, quelques principes comportementaux et relationnels doivent être respectés pour parfaire la performance de cette mission. l. Instaurer une relation de confiance L’assistant(e) doit avoir une attitude positive, d’ouverture et d’intérêt. Il (elle) se met en position d’accueil et de réception ‘informations et doit rester bienveillant(e) et disponible.
Les deux interlocuteurs doivent instaurer un climat de travail positif, basé sur une relation de confiance et adopter des comportements ouverts facilitateurs. La qualité de la relation entretenue avec le manager va permettre à l’assistant(e) d’affiner et de compléter les notes prises, pour en faire une restitution juste et fiable. Il. Pratiquer une écoute active L’assistant(e) doit écouter attentivement et objectivement le manager, sans l’interrompre, afin de bien assimiler les objectifs et les enjeux des instructions énoncées.
II ne doit porter aucun jugement sur ce que le manager exprime et doit rester d’une neutralité bienveillante, en évitant les freins et les obstacles qui bloqueraient l’expression du supérieur. A. Reformuler Il (Elle) peut ensuite reformuler, en reprenant ou paraphrasant les affirmations énoncées, afin de vérifier leur bonne compréhension et réduire les incertitudes ou les malentendus. Rien de différent ni d’interprétatif ne doit être introduit. B.
Questionner Il (Elle) peut enfin questionner de façon complémentaire pour faire préciser ou clarifier certaines informations et consignes. Ill. Se concentrer et être attentif Il est nécessaire que l’assistant(e) alt une attention soutenue et constante et qu’il soit réceptif aux PAGF nécessaire que l’assistant(e) ait une attention soutenue et constante et qu’il soit réceptif aux indications du manager. Il (Elle) doit être détendu(e), car la tension et l’agitation sont néfastes à la concentratlon.
L’inattention peut entrainer une perte d’informations. Son attention doit lui permettre de distinguer l’essentiel de l’accessoire et de cibler les mots-clés. IV. Activer la mémorisation pour une restitution claire et précise L’assistant(e) doit activer sa mémoire à court terme qui lui permet de garder une information et de la restituer immédiatement si nécessaire. Il (Elle) va relire ses notes immédiatement, les compléter et proposer une structure claire et précise de rensemble du message. Son attitude de veille permanente et de mémorisation doit pouvoir alimenter des propositions d’actions constructives. Applications professionnelles, p. 41 1. Utiliser la technique du résumé immédiat lors de la prise de notes, p. 41 Quelques pistes L’étudiant(e) doit écouter chaque consigne sans prendre en notes simultanément. Il doit ensuite résumer immédiatement ce qui a été dit, en utilisant des mots-clés et des symboles. 2. Mettre en œuvre une méthodologie de prise de notes, p. 1 Cl Situation 1 Texte de la prise de notes Il figure sur le site compagnon Je voudrais que vous vous chargiez de l’organisation du séminaire que nous organisons le mois prochain sur 3 jours pour la présentation de notre nouvelle gamme de matériels de reproduction. Les dates devraient être les 10, 11 et 12 février : à confirmer. Vous vous chargerez d’inviter nos clients professionnels. Je vous remettrai le listing plus tard. Je vous indiquerai moi-même
