PROCEDURE 1 . « « GESTION DES NOTES DE FRAIS « Animateur Démonstrateur Fait le . 22/02/200N Poste : Assi Par : Virginie MARTINET or 5 Sni* to View réaliser vos notes Ci-dessous vous tro de frais : NDF à destination Votre interlocuteur des animateurs démonstrateurs Catherine Rodriguez Service paie du personnel de Lorimar (permanents, stagiaires.. et de l’équipe force de vente Nokia Virginie MARTINET Service Comptabilté animateurs démonstrateurs, pour les raisons suivantes : animations démonstrateurs recrutement formation Voici ci-dessous la procédure à suivre, pour réaliser vos notes de rais, si les motifs ci-dessus sont validés : 1) Remplir Remplissez le document intitulé « NOTE DE FRAIS OPTICOM » (voir imprimé ci-après).
Si vous ne disposez pas de ce document, vous pouvez le récupérer, sur Outlook dans les « dossiers publics INFORMATION : CODE OPERATION : Vous trouverez les codes opérations suroutlook dans « les dossiers publics » BDD : il est inutile de compléter sur la base de ddonnée les frais des animateurs, car les justificatifs n’arrivent jamais dans les délais. ATTENTION TOUTES LES MENTIONS DE CE DOCUMENT DOIVENT ETRE RENSEIGNÉES. TOUT DOCUMENT INCOMPLET SERA RETOURNE A LA PE RICE DU DOCUMENT ET droit de récupérer la WA, si elle n’existe pas sur le justificatif.
Donc ne pas mentionner le taux de TVA s’il n’y en a pas sur le justificatif !! Exemple : BILLET SNCF ; AVION ; LA POSTE : il n’y a pas de montant : LA TVA n’est pas récupérable sur l’essence (donc ne pas noter les montants figurants sur les justificatifs de frais d’essence. 4) N’oubliez pas d’indiquer, votre nom, prénom, date et signature en bas de page et la retourner au Service Paie (Catherine RUIZ) pour règlement. L’objectif est de pouvoir vous informer lorsque le règlement aura été effectué. ) Vous pourez consulter, le dossier Outlook intitulé « Dossier Public », pour connaitre le suivi de vos notes de frais (ndf en cours, payées, saisie en paie ou réglées ultérieurement.. ). 6) Les notes de frais sont classées mensuellement dans les dossiers salariés. INFOS : Pour toute réclamation de note de frais non paYEE, veuillez au préalable vérifier, les bulletins de paies de vos salariés, que le service Paie vous remet chaque mois. En effet, parfois les frais sont réglés en paie.
Voir en bas du bulletin, rubrique « remboursement de frais divers Sinon adressez un mail au Service paie, qui vous fera un retour dans les plus brefs délais. Fin de la procédure 22/02 Poste : Assistante Paie et RH 2 TRAITEMENTS : PERSONNES CONCERNEES LOGICIEL NDF SYSTEM GESTION MANUELLE – les détenteurs d’une carte rmssion plus ndf occasionnelle stagiaire – IC petite DN – délégués régionaux – télé coacheur Se reporter à la procédure NOI « NDF des Animateurs Démonstrateurs » « LOGICIEL NDF SYSTEM » DELAI DE TRAITEMENT : (voir calendrier) LES RESPONSABLES REGIONAUX ont responsables des notes de frais de leurs équipes.
Le valideur des notes de frais, doit remettre l’ensemble des ndf de ses collaborateurs, avant le 10 de chaque mois. Si le dossier est incomplet, elles seront t pavées le mois suivant. intégrer les opérations cartes : INFO SUR LES REPAS : Attention, à partir du mois de Mamars, vos frais de repas du midi déjeunerétant réglés sur votre bulletin de paie, ils ne seront donc pas pris en compte dans le montant remboursé en frais. ATTENTION r: Chaque justificatif de frais de repas, doit mentionner, le nom des nvités, du client, sinon pas de remboursement.
Numéroter les justificatifs, dans l’ordre de saisie, 3) Coller ou agrafer soigneusement les justificatifs sur des pages blanches (bien sûr par ordre de saisie), 4) Imprimer la liste des justificatifs, qui doit être rendue. Les justificatifs, collés sur des pages blanches, dans l’ordre de saisie. SI JUSTIFICATIF ABSENT . – supprimer la ligne de dépense concerné sur le logiciel NDF SYSTEM, car en l’absence du justificatif, il ne sera pas remboursé. 5) Virginie, vous enverra un mail lorsque les notes de frais seront regles.
