LA COMMUNICATION PAR L’ÉVÉNEMENT Surprendre Emouvolr Motiver Sensibiliser Participer Fédérer Divertir LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE – D. KIHM LA COMMUNICATIO 1- L’EVENEMENTIEL, 2- LA FONCTION DA or 28 Sni* to View 3- LA STRUCTURE OPERATIONELLE D’UN EVENEMEN 4-L’ORGANIGRAMME D’UNE AGENCE D’ÉVÉNEMENTIE 5- TYPES D’EVENEMENTS 6- DIFFÉRENTES DÉCLINAISONS DE L’EVENEMENTIEL 7- EXEMPLES D’ACTIONS EVENEMENTIELLES 8- QUELQUES REGLES DE BASE POUR L’ORGANISATION D’UN EVENEMENT 9- METHODOLOGIE POUR EVENEMENT CHEK LIST L’ORGANISATION D’UN 10- LE BUDGET message que l’on souhaite délivrer.
C’est un métier qui demande une grande confiance de la part de ses clients, car il n’offre pas une seconde chance de se rattraper. C’est aussi une façon de réunir des publics pour vivre quelque chose en commun C’est promouvoir l’image de Pentreprise ou des institutions C’est aller à la rencontre de son public C’est un acte de communication éphémère destiné à marquer les esprits dans un but précis Cela exlge donc une analyse et une stratégie préalable – quelles sont les motivations de l’entreprise, le message à faire passer ? – quel type d’événement à organiser ? pour quels publics ? (cible interne ou externe ? à quel moment ? (choisir la date, le jour et l’heure) – dans quel lieu ? (choisir un lieu en fonction du thème souhaité) – avec quels moyens, quels outils, quel budget ? – pour quels résultats ? (le message est il bien passé ? ) 2- LA FONCTION DANS L’ENTREPRISE Le Chargé de Communication événementielle développe la création, la qualité et la cohérence des formes et des contenus de communication événementielle interne ou externe. Il n’y a pas vraiment décales pour apprendre ce métier, même s’il existe maintenant des diplômes : « master mana ement de la communication d’entreprises », « DESS
PAGF OF suit le budget lié à l’événement. Humaines : développe et assure un bon relationnel « client », encadre une équipe. Qualités : Capacités rédactionnelles Aisance relationnelles Sens de l’écoute, du dialogue Sens de la gestion, et de l’organisation Imagination, créativité Disponibilité, rapidité Polyvalence, autonomie Compétences techniques (bureautique, PAO, éditing, vidéo, web) Rattachement Direction de la Communication Niveau Bac +3144 Rémunération : 25 – 30 K euros annuels (junior) Évolution : Responsable de communication TENDANCES : La communicatlon événementielle en plein essor.
Le marché de la communication par l’événement a réellement pris son essor au cours des années 80. Et ça marche ! Dans un marché de la communication hors média en forte croissance (près de des dépenses de communication en France, 65% aux Etats Unis), salons, congrès et événements constituent des vecteurs de choix. 4 3- LA STRUCTURE OPÉRATIONNELLE D’UN ÉVÉNEMENT PAGF 3 OF événement, il serait responsable des études de faisabilité, de la conception de la manifestation suivant un cahier des charges établi par l’association, de toute l’organsation logistique : technique, transports, ccueil, matériel, signalétique…. oncepteur du « road book », de la gestion des ressources humaines, de la gestion des relations presse et relations publiques. Cette mission est permanente. Un directeur de production: sa mission serait de mener les études techniques avec le coordinateur général pour l’étude de faisabilité, de faire appliquer le road book auprès des différentes équipes logistiques, d’assurer la gestion comptable et administrative pendant la manifestation) Cette mission peut être contractuelle. un régisseur général : coordonnerait les équipes techniques, égisseurs de salle, assurerait la responsabilité technique de toute la manifestation.
Cette mission peut être contractuelle. un(e) responsable Logistique (Relations publiques) : en charge de la logistique transport et accueil des intervenants et VIP, avant, pendant et après la manifestation. Cette mission peut être contractuelle. EVENEMENTIELLE – D. KIHM 4- L’ORGANIGRAMME D’UNE AGENCE D’EVENEMENTIELS DIRECTEUR GENERAL ADMINSITRATEUR COMPTABLE CHEF DE PROJET * RELATIONS PRESSE RELATIONS PUBLIQUES * SPONSORING DIRECTEUR TECHNIQUE REGISSEUR TECHNIQUE RIJNNER TECHNICIENS * SON * LUMIERES * ROADS
CATERING HOTESSES 6 5- LES TYPES D’EVENEME PAGF s OF communicant pour faire passer l’information. les évènements à vocation interne ou communication « incentive Ces manifestations sont généralement inconnues du grand public. Les entreprises organisent à grands frais des évènements pou motiver les forces de ventes, présenter les objectifs du groupe ou simplement organlser une sorte de grand-messe rituelle. 7 6- DIFFERENTES DECLINAISONS DE L’EVENEMENTIEL Voici une liste exhaustive des différents types de manifestations classées par type de publics Pour grand Pour tous publics public Conventions
Lancement Pour des publics Pour des publics ciblés distinguer : la presse ; les prescripteurs (les acteurs traditionnels de l’emploi NILE, ANPE, CLI, PLIE, MDE, Chambres consulaires, etc. ) les leaders d’opinion (associations relais… ) les prospects et clients importants ; les personnalités institutionnelles locales ; . DDTEFP, certains publics particuliers (milieux financiers, pouvoirs publics, partenaires économques, demandeurs d’emploi etc. Quant aux résultats qui peuvent être obtenus, ils sont de deux sortes : réussir à lever les freins et a contrôler les attitudes négatives ; enforcer (ou créer) l’image de l’entreprise selon certaines composantes souhaltées Ex 2 : Organiser une manifestation « portes ouvertes Ce type de manifestations présente les mêmes avantages que les visites d’usines, mais permet de s’adresser en une seule fois à des publics très étendus et diversifiés. En dehors de Pintérêt présenté par le programme lui-même, il existe un intérêt indirect, un événement « bis » qui est la présence de personnes tres diverses.
Or, il est bien connu que « le monde attire le monde » et que ‘aspect « foire » (dans le bon sens du terme) est to eur sûre. ublics extérieurs (dont la population locale) est un objectif privilégié de ce type d’opération. Faire de chaque salarié un « ambassadeur » de son entreprise. 9 Ex 4. Organiser un colloque. De très nombreux colloques ont lieu chaque année et ont pou initiateurs des entreprises, des associations et des organismes professionnels.
En dehors de l’exploitation par une entreprise de certains rendez-vous existants, il est possible de prendre une position d’initiateur et de créer un colloque spécialement conçu pour que l’entreprise puisse en tirer un meilleur parti. Ex 5. Organiser une exposition. Une exposition peut-être fixe ou itinérante. Elle permet . de toucher directement certains publics qui la verront, donc recevrons le message ; de toucher un public plus étendu grâce à la presse spécialisée, ou d’information générale suivant le cas. En effet, une exposition est événement, constitue une information, donc intéresse la presse.
D’un point de vue théorique, l’exposition, et principalement l’exposition itinérante, qui va à l’encontre du public est un excellent moyen de communication. Cette considération doit t ondérée par le facteur PAGF jugement et d’expérience. Les remarques précédentes ne s’appliquent évidemment pas aux installations permanentes qui peuvent être faites dans le hall d’accueil dune entreprise ou dans la salle d’information. De même, la participation à des foires ou à des expositions régionales, nationales ou internationales ne s ‘analyse pas de la même façon, car le facteur commercial et l’attitude de la concurrence interviennent.
Quel que soit le type d’exposition envisagé : – exposition fixe ou itinérante créée par l’entreprise ; – exposition dans le cadre d’une foire ou d’une exposition ? laquelle participent autres entreprises concurrentes ou non ; exposition localisée ou permanente à l’intérieur de l’entreprise. Les règles générales concernant sa conception, sa fabrication et son exploitation sont similaires. LA COMMUNICATION EVENEMENTIE 10 D. KIHM a. Conception et fabrication d’une exposition. Une exposition peut-être à vocation « corporate » (image de l’entreprise) ou ? vocation commerciale.
Dans ce dernier cas, une exploitation relations publiques est généralement possible. De toute façon, au niveau des techniques de réalisation, les règles sont communes et bien connues des spécialistes de la ublicité et de la promotion. b. L’exploitation de l’exposition. Comme toute manifestati PAGF g OF permet une action venir à l’inauguration. Pendant cette phase, il faut également, chaque fois que cela est possible, informer tous les publics qu’il est souhaltable de voir venir visiter l’exposition pendant sa durée. ‘inauguration, qui réunit personnalités, publics sélectionnés, importants journalistes et permet de donner le retentissement maximum ; par la même, l’inauguration, bien conçue et réalisée, permet d’alerter les visiteurs et de les inciter à venir ; a phase d’entretien, pendant laquelle il faut maintenir l’intérêt, trouver des informations à diffuser susceptibles de raviver l’attention, créer des événements annexes (interviews de personnalités, visites de vedette, conférences, débats, etc. , permettant à la fois de procéder à des animations nouvelles et de disposer d’informations supplémentaires ? transmettre , après l’exposition, le follow up, qui peut revêtir des aspects multiples (lettre de remerciements envoyée à tous les visiteurs, conférence de presse sur les résultats de l’exposition e ecueillies, conséquence
