STRA EGIE DE COMMUNICATION EVALUATION 1- Objectifs de recrutement 2- Missions accomplies 3- Conclusions l/ DIAGNOSTIC DE LA COMMUNICA ION 1- Université Al Akha a- Composition de l’IJ b- Entités et services c- Charte organisatio Sni* to View d- Produits et services 2- Analyse de la stratégie de communication et des systèmes d’information – Communication externe b- Communication interne c- Audit du Site Web – Analyse «macro-environnementale» de la communication a- Cibles de ALJI b- Stratégie en vigueur en terme de segmentation des cibles c- Besoins du marché d- tendances du marché – Croissance du marché f- Concurrence budgétaires & Ressources Humaines a- Structure de l’unité b- Fonctionnement en mode agence c- Sous-traitance d- Entreprises Juniors e- Budget ANNEXES 1- Prix des insertions publicitaires 2- Tarifs d’agence 3- Charte graphique evaluation Fatima El Ouadi : Recrutée le 1er Octobre 2003 en tant que Responsable de la communication Interne et Externe de l’Université Al Akhawayn afin de mettre en place une stratégie de communication globale pour ALJI. 3 télétexte et prospection du marché pour lancer un « vrai » télétexte incluant les résidences off-campus.
Mises à jour quotidiennes du site Web Communicatlon Interne : lancement de AIJI Messenger, News From IT S, supervision des publications estudiantines, revue de presse, etc) Elaboration de la Charte Graphique de PUniversité Animation de 6 workshops au sein des différentes schools (Usability testing and Website auditing, Situation des Médias au Maroc, Liberté de la presse, Journal Télévisé, traitement de l’information par la télévision, etc) Rapporteur de la journée d’information à Azrou Center en collaboratlon avec le PNUD pour l’élaboration d’une charte des bjectifs de développement prioritaires + membre du comité de rédaction de la charte.
Projets en cours : campagne Fun Run, campagne Scholarships, campagne Rallye Al Akhawayn, élaboration d’une nouvelle présentation multimédia pour les forums et conférences Centralisation des messages électroniques adressés à Puniversité afin d’y répondre dans des délais courts et les dispatcher vers les départements concernés Diagnostlc de futilisation du Lotus Notes et élaboration d’une nouvelle conception des sessions de formation à ce logiciel Projet de mise en place d’écrans HDTV dans les sites stratégiques u campus afin d’assurer un flux régulier d’informations en interne (les messages qu’une school voudrait communiquer d’urgence à ses étudiants) et en externe (diffusion de spots publicltaires aux nombreux visiteurs extérieurs au campus) Dans le cadre des objectif PAGF 3 tre mission se résume ? campus) 3- Concluslons Dans le cadre des objectifs sus-cités, notre mission se résume ? promouvoir au mieux l’image de l’université.
Mais la diversité des actions à mener ne peut reposer uniquement sur les épaules de deux personnes, d’autant que les missions et le positionnement e l’unité de communication ne sont pas clarifiés. Notre travail s’est souvent accompli avec les moyens du bord, voire avec des outils personnels (en l’absence de licences pour certains loglciels vitaux. Melle Bouachrine a du utillser ses propres logiciels en attendant de recevoir le nouveau serveur web -cinq mois et demi plus tard-) 3 individuels qui ont été déjà envoyés à la communauté Des personnes externes, parfois la presse, qui demandent plus d’informations sur des événements organisés sur campus, au technopark de Casablanca ou par l’association des anciens AIJI dispose de toute une gamme de programmes et sen,’ices générateurs de revenus directs .
Cursus académiques (Programmes Bachelor & Master) au sein des différentes schools Organisation d’événements et assistance technique (location de salles, matériels divers) Frais d’hébergement & de restauration Formation continue dans le cadre du EEC 2- Analyse de la stratégie de communication et des systèmes d’information en vigueur a- Communication externe L’existence dun département Dev. Com (puis d’une unité de Communication) relevant directement du Bureau du Président permis ces dernières années de mieux ancrer la dimension communication au sein de l’université. Cependant, en l’absence d’une stratégie claire, pourtant fondamentale, la communication de l’université s’est toujours faite de manière «anarchique», au gré des événements. La communication se résume à une combinaison de formules et d’outils mis en œuvre de manière très aléatoire.
Les raisons sont perceptibles à plusieurs niveaux : Ressources humaines : – L’unité ne dispose pas de ressources humaines expertes en logies de l’information communication ou en no PAGF s 3 départements – Absence de coordination avec les clubs d’étudiants Logistique • – Absence de médiaplanning (ex: planification médiatique sur une année) Absence de charte graphique professionnelle Absence de statistiques fiables sur le sort des lauréats à même de mieux promouvoir le profil AIJI Absence d’étude de perception sur l’image de l’université (donc. dépenses publicitaires inopérantes) – Absence de log files Produits marketing de l’université – Absence de planification de production (calendrier de commandes de gadgets / ex : 2 fois par an)
Absence de planification dans la quantité (commandes aléatoires / quantités variables et non fondée sur une étude de besoins) – Qualité et conception à revoir – Absence de personnalisation des schools sur notre site web – Absence de charte graphique par school de manière à identifier chaque entité de façon autonome, mais dans le cadre global et le respect de la charte graphique de l’université Contraintes financières : – Absence de centralisation du budget communication La communication interne souffre d’une absence de structuration et de visibilité dans les actions menées. Contrairement à la ommunication externe qui demande des études de marché pour définir des cibles et les mo ens de les atteindre, la communication interne né e en place d’une stratégie relevées à divers niveaux: Ressources humaines . – Dev.
Com n’a pas développé un système de communication interne permettant un flux d’informations multi-directionnel (vertical, horizontal, transversal) a gestion de cette composante s’est toujours faite au feeling et pas de manière professionnelle Managérial ‘ – La notion de partage systématique de l’information entre les différents départements n’est pas encore bien ancrée La mise en place d’un manuel interne sur les modes et procédures de la communication interne n’a visiblement pas été envlsagee_ Absence de système de délégation ou de passation de dossiers quand un employé quitte AUI ou change de poste. Le travail se trouve de ce fait bloqué dans sa continuité et bloque le processus de développement de pentité concernée. – Le staff ne se sent pas suffisamment mis en valeur – Absence de système de ‘reward’ qui incite le staff à faire de la recherche ou de la formation continue.
Logistique Recours à des supports de communication inopérants au u des cibles visées (Magazine Perspectives) donc: dépenses d’impression inutiles – La logistique de la communication interne n’est pas homogène, car chaque département communique dans son coin sans informer les autres – Absence de système d’archivage ou back up pour le site web – Absence de systèmes de veille – Absence de licences pour certains logiciels Absence d’une structure bien visible concernant l’utilisation des logiciels et des ‘copyright’ – Absence d’un cahier des ionnel en ce qui concerne 7 3 AI_JI (Calendriers, agendas, etc) provoquant la frustration d’une rès grande partie du staff b-Audit du Site Web Si il y a une seule opinion qui est partagée par toute la communauté ALJI et par le monde extérieur, c’est que notre site web est un désastre. L’audit qui suit portera sur les cinq volets fondamentaux pour la conception d’un site web, à savoir: Accessibilité / Valeur Ajoutée / Design / Référencement et Mise à jour Accessibilité Rapidité du site Une page d’accueil doit s’afficher en moins de 15 secondes et doit mesurer moins de 50 Ko. Bien évidemment, ceci dépend du débit, du serveur d’hébergement, et du mode de connexion es utilisateurs. Le serveur actuel est un P3, 500MB RAM, sans firewall. La page actuelle mesure 496 KB. Normalement une page de 50 Ko se charge en environ 15 secs avec un modem analogique.
Respect des standards L’utilisation des ‘frames’ est déconseillée Lisibilité et navigation Fonctionnement du site Plusieurs liens ne fonctionnent pas : Former AIJI students required documents readmission form Requirements -16-> no link TOEFL requirements -> no link SBA – courses offered this semester no information SBA – internships -> no updates SBA – partners no information S BA FAQs no information s course offerines – SHSS 8 3 International students -> no info Collaborative agreements no info Library Formulaires inexistants Computing facilities : Training center homepage Resources no info Campus life: Resources-> no info Les fautes d’orthographe Des articles sans référence Valeur ajoutée Envoi d’actualités ou d’infos par email Néant Réponse aux emails Contenu, sewices, et qualité des fonctions proposées Liens externes, bannières Partenaires pas de cross linking Design Rendu de l’image de marque Les éléments graphiques ne reflètent ni l’image ni l’identité de AUI Cohérence avec le contenu prise en compte des contraintes Pas de montage graphique Référencement Titre et structure des page stratégie claire! La communication de ALJI se résume à un ensemble d’outils de travail pas toujours bien orchestrés.
Les défaillances en communication pourraient se résumer aux points suivants : Manque de vision stratégique à moyen et long termes Manque de planification Mauvaise gestion des outils de travail Manque de qualification professionnelle 3- Analyse «macro-environnementale» de la communication Lycées Universités Etudiants étrangers (occident) Etudiants du monde arabe Ecoles superieures publiques et privées Centres de recherches Enseignants chercheurs (implication dans des projets de recherche) Entreprises publiques et privées (formation continue) Ifrane School b- Stratégie AIJI en vigueur en terme de segmentation des cibles Jusqu’à présent, ALII a toujours ciblé les futurs bacheliers et licenciés avec des campagnes pas toujours ciblées. De par les partenariats conclus avec les universités étrangères, AIJI n’a pas eu à fournir d’efforts articuliers pour accueillir les «exchanee students». Mai e beaucoup à faire à ce
