Frais de déplacement du bénévole : remboursement ou don ? (mai 2013) Le bénévole est souvent amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l’association. Cependant, ceci ne doit pas se traduire par un appauvrissement financier, ni par un enrichissement. Il incombe à l’association de bien fixer les règles internes concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles (voir le guide L’association et les bénévoles). Les frais de déplace justifiés, engagés par bénévole ayant utilis OE bénévole.
Face à cett situation, le bénévole frais réels et soins de l’activité soit il demande à l’association le remboursement des frais engagés (cas no 1), soit il décide de renoncer au remboursement et d’en faire don ? l’association (cas na 2). Important : Le barème 2013 des frais de déplacement concernant les salariés et les bénévoles ne doit pas être confondu avec le barème des frais kilométriques pour la réduction d’impôt applicable au bénévole qui abandonne ses frais à l’association.
Cas na 1 : le bénévole demande le remboursement de ses frais de déplacement Il demande à l’association le remboursement des frais engagés alariés-bénévoles. L’association pourra utiliser le barème 2013 de remboursement des frais kilométriques fixé par l’administration fiscale (CGI, annexe 4, art. 68) (voir le guide L’association et les bénévoles). AUTOMOBILES Puissance adm. en chevaux) 3 CV et moins 5 cv 6 cv 7 CV et Plus jusqu’à 5 000 km d De 5 001 à 20 000 km 0,405 0487 0,536 0,561 0,587 l’administration fiscale précise que le barème des frais kilométriques ne s’applique pas aux véhicules fonctionnant exclusivement ? l’énergie électrique dans la mesure où ils ont une puissance fiscale de 1 CV, quelle que soit eur puissance réelle (BOI. 3NC. 3ASE40-60-40-20, 17 avril 2013).
Par exemple, un bénévole qui aurait utilisé son automobile (5 CV) pour le compte de l’association et qui aurait effectué 1500 km dans l’année, pourra légitimement réclamer à Passociation 804 € au titre du remboursement de ses frais kilométriques (1 500 km x 0,536 q. Bon à savoir : l’association doit conserver les justificatifs produits par le bénévole durant 4 ans. Le délai court à compter de l’année de la dépense.
Attention 1- en ce qui concerne les risques encourus par une association qui, à défaut de justificatif résenté par le bénévole, déciderait quand même de rembourser les frais kilométriques : voir le guide L’association et les bénévoles. 2- en ce qui concerne les risques encourus par une association qui pratique le remboursement forfaitaire (prudence car risque de requalification par l’Urssaf s’il s’agit d’un salaire déguisé) : voir le guide L’association et les bénévoles.
Cas no 2 : le bénévole décide d’abandonner ses frais de Lorsque le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement à l’association, son action est assimilable à un don à rassociation (instr- du 16 mai 007, BOI 5 3-14-07). Il peut, sous certaines conditions bénéficier de la réduction d’impôt afférente aux dons frais doivent être effectués . dans le cadre d’une activité bénévole.
Autrement dit, le bénévole ne doit percevoir aucune contrepartie financière pour l’activité réalisée ; pour le compte d’une association réalisant des actions d’intérêt général et présentant un caractère philanthropique, sportif, culturel, etc. (CGI, art. 200). En deux mots, l’association doit être éligible au régime du mécénat (voir le guide La fiscalité des associations) Les frais engagés par le bénévole doivent être dûment justifiés (détail du nombre de kilomètres parcourus par e bénévole avec son véhicule personnel, etc. ).
Le remboursement est calculé à partir d’un barème « spécifique » : le barème des frais kilométriques des bénévoles ouvrant droit à réduction fiscale (voir ci-après le barème 2013). Barème des frais kilométriques des bénévoles ouvrant droit à la réduction d’impôt. Barème 2013 – frais kilométriques des bénévoles pour la réduction d’impôt Type de véhicule Automobile Vélomoteur, scooter, moto Montant autorisé par km (en euros) ,304 0,118 À noter qu’à l’heure où ce focus est rédigé, l’administration fiscale n’a pas encore publié au Bulletin officiel des finances ubli ues (BOFiP) le barème 2013 l’association.
Que doivent faire les bénévoles ? Le bénévole doit remplir un formulaire de déclaration expresse portant sur l’abandon du remboursement des frais engagés. Cette déclaration datée et signée par le bénévole contient notamment : son nom, son prénom et son adresse ; Cl la marque du véhicule utilisé, son numéro d’immatriculation ; une phrase par laquelle le bénévole certifie avoir utilisé son véhicule uniquement our des déplacements en lien direct avec ses activités bénévoles au sein de l’association concernée par le don (réunion, présence lors d’une conférence, match… lieu et date) ; une phrase pouvant ainsi être formulée : « Je soussigné certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don » (voir le guide L’association et les bénévoles). Quelles sont les obligations pour les associations ? L’association doit conserver à l’appui de ses comptes • la déclaration d’abandon , Cl les pièces justificatives qui correspondent aux frais engagés par e bénévole. Elle doit comptabiliser les frais dans la rubrique « charges d’exploitation » (voir le guide Gérer ses comptes).
Elle doit remettre au bénévole un reçu de don conforme au formulaire Cerfa na 1 1 580*03 dument complété afin que ce dernier puisse bénéficier de la réduction d’impôt et pouvoir justifier de son don. Attention : la délivrance irr estations émises au titre A), voire de poursuites pénales pour « fraude fiscale » (CGI, art. 1741). Remboursement des frais dans les associations sportives Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont pas éligibles ? a réduction d’impôt (CGI, art. 200), alors même qu’ils renonceraient à leur remboursement.
En revanche, les entraîneurs, éducateurs ou arbitres bénévoles ainsi que les autres bénévoles de l’association peuvent : – soit demander le remboursement des frais engagés au titre de leur activité bénévole ; – soit renoncer au remboursement et demander un reçu fiscal pour bénéficier de la réduction d’impôt à titre de dons. L’administration fiscale dissocie totalement la pratique du sport de son encadrement. Elle ne répond pas clairement à la question : que se passe-t-il lorsqu’une personne est ? a fois joueur ou pratiquant et animateur ou encadrant bénévole ?
Ce cumul de sltuations est pourtant fréquent pour de nombreux parents qui pratiquent eux-mêmes et encadrent les enfants ou les transportent sur les lieux de compétition. Rép. min. à J. Valax,JOAN Q du 19 mars 2013, no 2118. Sources pour plus d’informations : Consulter le site http:/’vosdroits. service-public. fr, rubrique Associations> Ressources humaines> Bénévoles, volontaires et salariés> FralS non remboursés des bénévoles. Se reporter à l’instruction fiscale pour le calcul de la réduction d’impôt accordée au bénévole au titre des d à des organismes sans
