Atelier AOS La comptabilité analytique : un outil indispensable pour la gestion et le suivi des projets. STAND 114 Atelier A05 SOMMAIRE 1. Rôles et objectifs de la comptabilité analytique a) Rôle b) Objectifs 2. Organisation de la a) Organisation de l’a b) Une comptabilité a c) une comptabilité a org Sni* to View able 3. Mise en place de la comptabilité analytique a) La comptabilité analytique en pratique b) Les clés de répartition c) Lien avec la gestion budgétaire et le pilotage la comptabilité générale, elle n’est pas « normée » et s’adapte aux besoins et aux spécificités de chaque association.
Les emplois et les ressources sont affectés par destination. 1. Rôles et objectifs de la comptabilité analytique a) Rôle (suite) Elle se révèle indlspensable pour les associations recevant des ressources affectées à une action / un projet spécifique et notamment dans le cas de subventions pour lesquelles il est prévu dans les conventions la justification de l’utilisation des fonds perçus. a) Rôle (fin) Elle est un gage de transparence et de bonne gestion. Elle se substitue à un plan comptable souvent surdéveloppé par manque d’outils complémentaires.
Elle permet ainsi une lectu e des comptes et Produire une information afin de remplir une obligation réglementaire imposée par le législateur (secteur sanitaire et social, médico social) Etablir un budget , en réaliser le suivi en cours d’année , analyser les écarts entre le « budgété » et le « réalisé » Produire une information fiable afin de remplir une obligation conventionnelle de restitution de Futilisation des fonds (subventions associées à des objectifs de réalisation opérationnels des dépenses subventionnables .
EX fonds FSE-FEDER-EUROPEAID-USAID) Rôles et objectifs de la comptabilité analytique b) Objectifs (suite) INTERVENANTS ctivité. 2. Organisation de la comptabilité analytique a) Organisation de l’association comptabilité, gestion, finances Objectif : structurer l’organisation administrative et comptable pour permettre de maitriser les risques de cette fonction Répartition et séparation des fonctions pour contrôler les travaux opérationnels, notamment factures et paiements, et sécuriser le patrimoine de l’association.
Procédures écrites d’organisation de la comptabilité (systèmes d’informations et flux, saisie, contrôle des comptes) et du processus budgétaire (préparation, établissement, suivi et contrôles, actions orrectives). a) Organisation de l’association Comptabilité, gestion, finances La comptabilité permet-elle de produire informations financières . – exactes, compréhensibles, de façon régulière – adaptées aux demandes des financeurs application dans la comptabilisation sous certaines conditions des contributions volontaires à titre gratuit mais surtout dans la valorisation de celles-ci. ) Une comptabilité adaptée De plus, les règles suivantes détablissement des comptes annuels sont à respecter • la continuité de l’activité • la permanence des méthodes comptables d’un exercice ? l’autre, ?? les coûts historiques, • la non compensation (par exemple entre les créances et les dettes ou les charges et les produits), • l’indépendance des exercices. b) une comptabilité adaptée • Mise en place du contrôle interne Déf : Ensemble des politiques et procédures mises en œuvre par la direction d’une entité en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités. ?? un contrôle interne efficace est destiné à garantir les éléments suivants : – la fiabilité des documents comptables, (outils informatiques) – le suivi correct de [‘application des décisions prises, le contrôle des budgets et notamment des Notion de moyens, d’organisation de suivi et de Contrôle sous l’impulsion pat* S OF q c) Une comptabilité analytique pertinente et fiable Principales ressources (suite): Legs affectés ou non Parrainage et mécénat affectés ou non Contributions volontaires en nature : bénévolat, mise à disposition de biens ou de services affectés ou non Autres : recettes de manifestations occasionnelles, activités économiques, produits financiers exceptionnels A la clôture de l’exercice, lorsque les ressources affectées n’ont pas été intégralement utilisées , l’excédent du projet u de Faction est enregistré en fonds dédiés • Les étapes à respecter – Définir le niveau de détail la comptabilité analytique analytique pertinente et fiable • Des exigences à respecter une gestion saine : responsabilité des dirigeants Une optimisation des moyens : performance sociale de l’association Une maitrise des flux financiers : pérennité de la structure Le résultat d’ensemble doit être égal à celui du la comptabilité générale Une demande des financeurs : restitution rapide et adaptée des informations souhaitées impact sur la trésorerie 3.
La mise en place de la comptabilité ?? Modes de suivi analytique possible : – par établissement en cas de multi sites Affectation des ressources et des coûts liés à chaque centre avec l’implication des responsables de sites Frais de siège à isoler dans une section spécifique (direction, administratif et comptabilité, entretienmaintenance- informatique) et les frais généraux spécifiques (séminaires, colloques, honoraires, assurances, frais représentation). – a) La comptabilité analytique en rati ue • Modes de suivi analytiqu financeur Affectation des ressources liées à ce projet Imputation des charges directes Répartition des coûts indirects par clefs Pour les associations exerçant plusieurs activités, dont certaines rentrent dans le domaine taxable, il est également impératif de connaître les résultats de chaque activité afin de dissocier le traitement de chacune vis-à-vis de l’administration fiscale. ) Les clefs de répartition Les clefs de répartition possible des charges indirectes – le temps de travail : très utilisé dans les structures de services, ce critère demande une identification précise des temps passés par le personnel et daffecter l’intégralité des produits et des charges, a surface des locaux : cette clé est valorisée selon le nombre de mètres carré utilisé et permet une juste ventilation des charges externes (loyers, assurances, entretien, si les actions sont réalisées dans les mêmes locaux – le montant des recettes : ce critère convient ? toutes les charges, reste objectif et permet la ventilation analytique des frais de siège. importante d’immobilisations. 3. mise en place de la comptabilité c) Lien avec la gestion budgétaire et le pilotage • Production en temps utile des informations financières prévisionnelles • Fiabilité dans le process budgétaire ?? Informations disponibles pour le suivi des réalisations / budget • Mise en place sans délai d’actions correctrices • Communication raccourcie auprès du CA et des tiers 4. Un outil de communication et de transparence financière a) Garantir une meilleure transparence pour qui ? – Les utilisateurs de l’information financière : Dirigeants et gouvernance Membres Financeurs Donateurs Organismes de contrôles : Cour des Comptes, IGF, IGAS Banques 4. un outil de communication et de a) Garantir une meilleure trans arence comment ? – Développement d’outils a administrateurs PAGFgryFq
