Créer un publipostage avec Microsoft Word Cette technique permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données. Si vous devez créer et envoyer un document à de nombreuses personnes, le publipostage peut vous faire gagner un temps considérable. En effet, Word va utiliser votre document type et créer automatiquement les documents personnalisés en allant reprendre les informations inclues dans votre base de données (Excel dans notre cas). pour illustrer cette fonction, nous allons créer un document type vec Word et utiliser un fichier Excel comme base de données.
Nous de étiquettes qui seront Sommaire : La base de données réer également les OF4 p g Création de la lettre type Fusion des documents Création des étiquettes l/ La base de données Cest elle qui servira de source pour votre document. En effet, le but d’un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un unique document (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d’avoir une source de données avant de créer votre ormule de politesse). Cest ce document qui sera fusionné avec la base de données.
Pour notre exemple, nous allons créer un document Word : Aperçu de la lettre type Les caractères XXXXXXX remplacent les Zones qui seront publipostées. Maintenant que le document est créé, il faut saisir les champs de fusion (mis sous forme « XXXXXX » dans notre exemple). Ces champs de fusion seront remplacés par les données de notre tableau Excel lors de la fusion des deux documents. Dans cet exemple, nous allons ajouter à notre document les oordonnées de chaque personne. L’objectif est de créer un courrier par personne.
Dans le détail, les champs utilisés seront : Le titre et le nombre du correspondant Û Le nom de l’établissement û L’adresse û Le code Postal et la ville Correspond à : Le titre et le statut de la personne concernée en début de lettre ainsi que dans la formule de politesse en fin de lettre. Ill/ Fusion des documents Maintenant que nos docu 2 ts, nous allons voir en automatiquement par le logiciel) Faire « Suivante » c) Continuer avec ceci 1. Choisir la 1ère option (cochée automatiquement 2.
II faut alors choisir le fichier Excel préalablement créé sous forme de base donnée qui est enregistrée, pour notre exemple sur la clé CASDEN. Ici, le fichier est déj présélectionné, en cas de mauvais fichier cliquer sur « sélectionner une autre liste » et choisir le bon fichier. 3. Faire « Suivante » d) et on continue : e plus simple et rapide dans notre cas est d’utiliser la catégorie « Autres Eléments » Une fenêtre apparaît qui permettra de choisir les différents champs que nous eront apparaître dans notre lettre t e.
Il suffira alors de SE PLACE 3 réels » qui sont dans notre base de données : – aperçu de la lettre avec les champs La fenêtre qui apparaît sur la droite va donner la possibilité de choisir dans la base de données Excel entre les différents établissements en fonction d’un critère choisi (civilité, type d’établissement, ville, etc. ) Vous avez alors le choix entre : – une recherche par destinataire – exclure un destinataire Il suffira alors d’exclure manuellement tel ou tel chef d’établissement.
Il suffira alors de choisir les critères de sélection. Faire « Suivante : Fin de la fusion» e) Fin de la fusion Cliquer sur « OK » pour imprimer la sélection publipostée. Le publipostage est alors terminé. Pour la réouverture du document, il suffit d’ouvrir le document WORD. A l’ouverture, il apparaît ce message : Microsoft reconnait un publipostage dans le document, par conséquent, il suffit de cliquer sur « oui » et il fera le lien avec la base de données Excel u’il faut aller ouvrir.
