Guide de de l’organi anisateur A la suite de la mise en place d’une politique ambitieuse en matière d’animations et d’événements, la Ville de Lyon a vu se développer sur son territoire un nombre sans cesse croissant de manifestations, qu’elles soient culturelles, sportives, humanitaires ou promotionnelles. Les différents organisateurs – associations, clubs sportifs, groupements professionnels, wipe next page agences spécialisées un certain nombre d OF pour mener à bien le » Le Service des événe Ville de Lyon a souha de la récapitule les principales démarches nécessaires ? la bonne organisation d’un événement.
Ce guide a été conçu comme un véritable pensebête et contient de très nombreux renseignements précieux pour l’organisation d’une manifestation. Nous espérons ainsi répondre à l’attente de nos différents interlocuteurs et remplir le plus largement possible notre mission de service public. Jean-François Zurawik Directeur du service des événements et de l’animation. 1 Sommaire MANIFESTATION À L’ADJOINT DE RÉFÉRENCE CONCEPTION DE LA > Contenu Dates, lieux > Définition des besoins techniques > Contact auprès de l’OTEP pour vérifier la disponibilité es lieux PRÉSENTATION DU PROJET AU SERVICE DES ÉVÉNEMENTS ET VALIDATION POLITIQUE EVENTUELLE s -3 01 -6 lg l’objet d’une demande d’autorisation : ‘autorisation d’occuper le domaine public de la Ville de Lyon est accordée : > auprès de la Ville de Lyon (service de l’Occupation temporaire de l’espace public) > pour un espace déterminé. uprès de la Ville de Lyon et de la Préfecture du Rhône, quand il s’agit de – manifestations sportives avec classement (course hors stade par exemple) – défilés – manifestations ayant pour incidence la vente sur la voie publique, sur une surface de plus de 300 rn2. Les autorisations sont délivrées après . Le dossier de demande d’organisation de manifestation sur la voie publique est téléchargeable sur le site internet de la Ville de Lyon www. lyon. r Les demandes d’autorisation, accompagnées d’un plan d’implantation et des éventuelles demandes de soutien logistique, doivent être adressées au moins trois mois avant la date prévue de la manifestation par courriel de préférence ? – festivites. otep@mairie-lyon. fr – ou à défaut par courrier en 11 exemplaires ? MAIRIE DE LYON Direction de la régulation urbaine Service occupation temporaire de l’espace public 9205 LYON cedex 01 > Pour une durée limitée, incluant le démontage et la remise en état des lieux ; conformité aux obligations de sécurité.
Une visite de réception des installations peut avoir lieu avant ouverture de la manifestation afin de vérifier le respect des règles de sécurité et des préconisations de la Commission Attention : la délivrance d’une autorisation n’entraîne pas automatiquement raccord pour une aide technique. Chaque service peut accorder ou refuser Paide technique en fonction de ses possibilités et contraintes. Ce délai est indispensable pour informer les services oncernés et prendre les mesures éventuelles de circulation et stationnement (voir retro planning). C M. Chaulet Comment organiser votre FINANCEMENTS POSSIBLES La Ville de Lyon peut soutenir un certain nombre d’événements culturels, sportifs, humanitaires… dans la mesure ou ces projets répondent à la volonté politique des différentes délégations. Il convient d’adresser 8 à 12 mois avant la date de la manifestation une présentation du projet accompagnée d’un budget prévisionnel à l’Adjoint délégué compétent (voir p.
Cattribution d’une aide financière n’entraine pas automatiquement Paccord pour une aide technique et (ou) ne aide en moyens humains exem le : police). Chaque service peut accorder ou refuser l’ 4 OF lg Cette aide peut être accordée ou refusée en fonction des possibilités et contraintes des services concernés. Le montage et le démontage du matériel Ville de Lyon sont assurés par les services techniques, sauf le petit matériel dont l’enlèvement est possible (tables, chaises, barrières).
La Ville de Lyon ne possède pas de matériels d’éclairage ni de matériels de sonorisation. La détérioration ou la perte éventuelle du matériel, ainsi que son gardiennage, sont à la charge de l’organisateur. Avant la manifestation, une attestation d’assurance garantissant le matériel mis à disposition, doit être transmise à la Ville de Lyon. 9 INSTALLATIONS POSSIBLES ET PRINCIPES Chaque demande d’organisation de manifestations sur la voie publique doit être accompagnée du détail des installations et d’un plan d’implantation.
Des plans des principaux sites avec des préconisations d’implantation et branchements électriques envisageables, sont téléchargeables sur le site internet de la Ville de Lyon : vwnv. lyon. fr Il est recommandé aux organisateurs de réaliser leur manifestation sur ces ieux pré-équipés et conformément aux préconisations d’implantations. Mesures à prendre pour les installations (autres que celles de la Ville de Lyon) : Le montage des structures (scènes, gradins, chapiteaux… ) doit faire l’objet d’une vérification par un bureau de contrôle agréé. n extrait du registre de sécurité, le pro classement au feu M2 de IS doit être transmis et fait l’objet d’un passage devant une commission spécifique. > En cas d’installation de gradins, la structure doit être contrôlée par un organisme agréé SI la hauteur du plancher est supérieure ? 1,50 m ou si la tribune reçoit plus de 300 personnes. Le montage d’une scène d’une hauteur supérieure à lm doit effectué par des professionnels agréés. > Tout piquetage est interdit. Les tentes doivent être obligatoirement lestées au sol. 01 > L’accès des services de secours sur site doit être impérativement maintenu et respecté (passage de 4 mètres de large au minimum après déploiement des chapiteaux et autres structures). Les installations doivent permettre Paccessibilité aux façades d’immeubles en cas d’incendie. > Des extincteurs à eau pulvérisée dans chaque installation sont nécessaires (ce matériel n’est pas fourni par la Ville de Lyon). ?LECTRICITÉ La fourniture d’un point d’alimentation électrique peut être réalisée par la Direction éclairage public. isponibilités du matériel, des puissances demandées, des possibilités et contraintes du service concerné. Des endroits spécifiques ont été aménagés pour la mise en place de branche ues. Des plans des 6 OF lg > faire appel à un électricien professionnel de son choix, > désigner une personne habilitée à signer le « protocole de mise disposition d’installations électriques Y. Celle-ci et l’organisateur, prennent alors l’entière responsabilité du matériel installé d’une anière conjointe et solidaire.
Il est strictement interdit d’intervenir sur du matériel de la Ville de Lyon de type armoire électrique. Si les services constatent une modification ou une manipulation de l’installation électrique en dehors du « protocole de mise ? disposition d’installations électriques », la Ville de Lyon exigera de l’organisateur le remboursement des frais : – de la remise à l’état d’origine, – d’une nouvelle certification de bonne conformité (de l’armoire commandes et protections avec les normes électriques applicables en France), par un organisme de contrôle. s règles de sécurité Chaque câble d’alimentation doit être protégé par un passage de câble au sol ou tenu hors de portée du public en aérien à plus de 2,50 m, > Des extincteurs C02 doivent être posés à proximité de chaque installation électrique. La mise à la terre des structures est à prévoir. Les passages de câbles et extincteurs ne sont pas fournis par la VIIIe de Lyon. Extinction de réclairage public Aucune extinction totale d’éclaira e n’est possible.
Si la manifestation nécessi cation de l’ambiance La fourniture, la pose et la dépose (au plus tard le lendemain de la manifestation) sont à la charge de l’organisateur. 1 SOUTIEN EN COMMUNICATION La Direction de la communication de la Ville de Lyon peut annoncer l’événement sur ses différents supports et espaces après étude du projet. SÉCURITÉ Lorsque la présence d’un service d’ordre public est indispensable, convient de solliciter le concours de la Police nationale, auprès Monsieur le Directeur départemental des polices urbaines Hôtel de Police – Sécurité générale 40 rue Marius Berliet 69008 Lyon Tél. 4 78 OO 55 58 Ou de la Police municipale, lors de la demande d’organisation de manifestations. L’une ou l’autre de ces deux entités adaptera un service d’ordre pproprié si elle le juge nécessaire. La pose de barrières et de rubans bicolores, le gardiennage de l’espace et du matériel sont à la charge de l’organisateur. Compte tenu des éventuelles missions d’urgence pour lesquelles la Police municipale ou nationale peuvent être appelées, leur intervention n’est pas garantie.
L’organisateur d ppel à des sociétés de CIRCULATION L’autorisation fait l’objet d’un arrêté municipal lorsque des mesures particulières de circulation et de stationnement doivent être prises. La réglementation relative à la circulation doit être signalée de açon très apparente par les soins, et aux frais de l’organisateur conformément ? l’instruction interministérielle sur la signalisation routière (livre 8e partie • signalisation temporaire). Aucune voie ne peut être barrée sans arrêté municipal.
Les coupures de rues autorisées par arrêté municipal doivent être assurées par des agents de sécurité habilités sur la voie publique, positionnés aux points de fermeture des rues. Toute déambulation sur la voie publique doit se faire sur le trottoir, ou exceptionnellement sur la chaussée dans le sens de la circulation et fera ‘objet d’une étude particulière de la Commission de sécurité pour validation. Carrët du trafic des transports en commun (TCL) doit faire l’objet d’une autorisation.
Sans autorisation, les frais éventuels générés par le blocage des bus ou tramway sont à la charge des organisateurs. La circulation des transports en commun doit être maintenue tant sur les voies de circulation (y compris les zones d’arrêts, couloirs et sites propres) que sur la plateforme du tramwa . La police municipale ne pe as assurer la surveillance d’une instruction par la Direction de l’économie, du commerce et de l’artisanat (DECA) et de ‘acquittement d’une redevance.
Chaque manifestation de vente sur le domaine public à caractère commercial, publicitaire ou promotionnel doit préciser la nature des activités proposées (expositions, ventes, distributions, etc. ), le nombre, le type et la surface de stands installés (véhicule, stand linéaire, tente ou bungalow… Les manifestations ou animations organisées par des commerces sédentaires ne donnent lieu à aucune autorisation exceptionnelle terrasse ni extension de terrasse. Les animations sont autorisées uniquement le 8 décembre, le 21 juin et le 14 juillet et doivent se tenir sur es superficies de domaine public déjà attribuées.
BUVETTES Toute demande d’autorisation de buvettes devra être précisée dans le dossier de demande d’organisation de manifestation sur la voie publique et sera instruite par la Direction sécurité et prévention. Deux types d’autorisations peuvent être délivrés : > 1ère catégorie : boissons non alcoolisées > 2ème catégorie : boissons non alcoolisées, vin, bière, champagne et crème de cassis. Limitées à 3 heures, elles sont interdites dans les espaces verts, les berges du Rhône et dans les secteurs désignés par arrêté municipal. 0 9
