Direction générale des finances publiques Direction générale de l’offre de soins FIABILISATION ET CERTIFICATION DES COMPTES DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE Contrôle interne comptable et financier (Ordonnateur et comptable) Cartographie type du cycle des achats d’exploitation Swip next page Version novembre 2 3.
Cycle achats d’exp Intérêts Moratoires Général Commande Réception des marchandise Cas particulier achats OF tati réalisées par des individus différents Absence de séparation des tâches entre les fonctions d’expression des besoins, de passation des commandes (dans le cadre ou non de marchés) et d’autorisation des ommandes, de réception, denregistrement comptable, de contrôle des factures et de règlements des fournisseurs Non respect des délégations Gestion des habilitations (gestion informatiques, délégations de signatures) Non respect des règles comptables en matière d’achats stockés dentification des achats avec ou sans gestion de stocks Commande d’un bien non-conforme au besoin exprimé Identification des moyens de contrôle interne par rapport aux commandes directes passées sur les sites internet des fournisseurs Politique de référencement des fournisseurs et des produits: dispositif de veille technique, juridique, nvironnemental et social des entreprises mise en place d’un référentiel ORD 20F 13 observations Principaux comptes Procédures Haut bilan Bas bilan Taches Acteurs Risques Résultat 601 1/6021/ 6022/6031 1/ Passif 401 6066/6071 616 sauf 616-7 616-8 626 Livraison / Réception des marchandises Constatation du service fait Objectifs de Impact qualité financier comptable Probabilité 30F 13 jour, Formalisation de la réception (création d’un bon de réception, rapproché du bon de livraison ou annotations structurées sur le bon de livraison) ustification par le responsable du magasin de tout écart entre la commande t la réception (Références-Quantité) Cartographie risques Achats V4déf novl 1 . ls Méconnaissance par l’équipe logistique de l’exhaustivité des réceptions et des retours aux Exhaustivité Exactitude Faible Moyen Suivi par le système de toutes les réceptions (conformes ou pas) et de tous les retours réalisés Pour tout retour, utilisation de bons de retour prénumérotés, visés et annotés par le responsable du magasin 4/12 Cycles / Processus et observations 4 3 Régularité Mise en place d’un système permettant la connaissance rapide de toutes les factures reçues ou à recevoir prise en compte dune facture relative ? un bien non commandé ou commandé non reçu (en tout ou partie) Facture erronée ou incomplète (référence au marché erronée; erreur sur les prix, les quantités, la TVA, etc) 3 Exemple de mesure de maîtrise du risque Comptabilisation d’une facture indue Rapprochement bon de commande / bon de livraison / facture Imputation ou comptabilisation erronée dune facture (y compris Imputation 6 3 des enjeux : sécurisation pour l’exacte imputation dela commande, du service fait, de la qualité du créancier, des pièces justificatives Suivi des comptes fournisseurs Contrôle 6/12 de l’imputation retenues au regard des marchés xécutés et des reserves emises sur les prestations. faible Récupération des avances Libération des garanties CL 515 401 Erreur de liquidation Contrôle de la régularité de la libération des garanties Erreur d’enregistrement B3 Mandatement Calcul erroné Contrôle du paramétrage du SI Rapprochement par sondage entre la date de réception sur la facture et la date enregistrée dans le SI Erreur d’imputation Contrôle de la bonne imputation 3. 2. Cas particulier des achats stockés Actif 321 / 322 / 39 60321 60322 6091 Entrées en stock non enregistrées entraînant un inventaire permanent errone Erreur sur code produit 0 3
