Il ne faut donc pas négliger l’organisation d’un séminaire. Il faut la prendre tres au sérieux. Si vous n’avez pas les moyens de confier cette tâche à une agence spécialisée, il est possible que vous l’organisiez vous-même. Pour réussir cette organisation, il y a des mesures que vous devez prendre. D’abord, il faut savoir qu’une organisation séminaire ne se thème capte l’attention des participants et soit attractif. Le lieu où doit se dérouler le séminaire est aussi très important. Il ne faut donc pas le négliger. Le choix du lieu doit être en affinité avec le thème abordé et du nombre de participants.
II faut que le séminaire se déroule dans un cadre de qualité et dans un environnement sain. pour cela, vous pouvez visiter les différents hôtels de la ville où aura lieu le séminaire. Définir le budget du séminaire est aussi recommandé. Car il ne faudrait pas que vous ayez des dettes après. II est préférable donc d’avoir un budget raisonnable et qui doit être prévu l’avance. Il faut également déterminer le nombre de personnes qui participent à cet évènement. Il faudrait aussi que la gastronomie convienne à tous les participants. Il est recommandé de prévoir un hébergement pour les invités.
Il faut aussi organiser des activités ludiques et des animations. Elles permettront de détendre l’atmosphère. Il est mieux d’organiser son séminaire pendant la basse saison et à des périodes où les hôtels ne sont pas bondés. L’organisation d’un séminaire demande beaucoup de choses prendre en compte. Il faut mettre sur papier toutes les étapes du seminaire. Organiser son séminaire : les IO étapes indispensables Cela peut paraître du bon sens, et pourtant on ne le répétera jamais assez : pas de bon séminaire sans une bonne organisation préalable.
Objectifs, budget, planning… que ce soit votre premier événement ou non, il reste malgré tout toujours difficile de prévoir les moindres détails. Voici quelques conseils simples qui assureront le bon déroulement et la réussite de v 2 OF s moindres détails. VOICI quelques conseils simples qui assureront le bon déroulement et la réussite de votre séminaire. Etape 1 : Définir les objectifs Avant toute chose, il est essentiel de savoir répondre a question suivante : « Dans quel but organisez-vous cet événement ? Définir clairement vos attentes pour ce projet vous permettra de prendre les décisions les plus appropriées tout au long du processus d’organisation. Sachez en outre prendre en considération la cible à laquelle vous vous adressez : la nature de l’événement sera radicalement différente selon que vous organisez un séminaire pour des partenaires, des collègues ou des clients par exemple. Etape 2 : Choisir le thème et le format En fonction des objectifs et du public, il s’agit maintenant de éfinir le thème et le format qui conviendront le mieux l’événement.
Trouvez d’abord un intitulé accrocheur autour duquel s’articulera votre projet et qui saura donner envie aux participants. Ensuite, sachez estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée, un dîner… tout en gardant bien en tête l’objectif de votre séminaire. Etape 3 : Quel budget pour quel événement ? La question du budget est souvent épineuse mais il est important de définir celui-ci en fonction des critères précédents et non pas uniquement en fonction de contraintes internes.
Par exemple, lors de la planification de votre événement, si vous négociez avec un hôtel, préférez jouer sur les avantages « confort » des chambres plutôt que sur une remise de prix. Etape 4 : Choisir la date Le choix de la date est primordial pour vous assurer la présence d’un ma 3 OF s Choisir la date d’un maximum d’invités. Il est donc recommandé d’éviter les week-ends de ponts, de vacances scolaires ou les jours d’événements sportifs nationaux importants. Etape 5 : Choisir le lieu La capacité d’accueil, la facilité d’accès pour l’ensemble de vos articipants, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place…
Voilà autant de critères à prendre en compte pour choisir où se déroulera votre événement. Pensez également à visiter les lieux pour éviter toute mauvaise surprise et vous faire une idée précise de ce que vous pourrez y organiser. Une fois votre décision arrêtée, demandez un devis l’organisateur et éventuellement, posez une option pour assurer votre réservation. Enfin, pour être certain que votre séminaire ne soit pas compromis, n’oubliez pas de confirmer votre venue.
Etape 6 : Le rétroplanning La création dun rétroplanning vous permettra de suivre au jour le jour toutes les étapes pour assurer le bon déroulement de l’événement et vous en donnera une visibilité à long terme. Pensez à y Intégrer toutes les échéances comme les réservations à effectuer, les divers interlocuteurs à prévenir ou les acomptes à verser. Prévoyez également une certaine marge de manœuvre pour ne pas être pris de court en cas de retard ou d’imprévu. Etape 7 : Le planning de l’événement La journée en elle-même doit être organisée avec soin. ur cela, rien de tel qu’un planning précis que vous pourrez communiquer à vos invités. Outre les heures des conférences et des activités, pensez à ménager des temps de pause au milieu de la jour 4 OF S des conférences et des activités, pensez à ménager des temps de pause au milieu de la journée et, là aussi, à garder une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévu. Etape 8 : Communiquer en amont sur l’événement Que vos participants soient des personnes de votre entreprise ou des invités extérieurs, il est important de mettre en place un plan de communication.
Il s’agit ainsi de les prévenir suffisamment l’avance pour s’assurer de leur présence et de leur faire parvenir des invitations, précisant qu’une réponse de leur part est attendue. Cela vous permettra de connaître à l’avance le nombre réel de participants. Enfin, si certaines de vos activités requièrent une tenue particulière, pensez à le préciser afin que vos invités ne se sentent pas mal à l’aise. Etape 9 : J-1 La veille de l’événement, essayez de vous rendre sur les lieux et, au besoin, de mettre en place des répétitions (notamment si vous avez prévu une prestation artistique).
Prenez contact avec les différents intervenants qui animeront votre journée pour faciliter le déroulement de celle-ci. Etape 10 : Communiquer après l’événement Votre événement, lui, est terminé mais pour vous tout n’est pas fini. Une semaine plus tard, il est conseillé d’envoyer aux participants un petit mot de remerciement ainsi qu’un compte rendu de la journée (vous pouvez par exemple l’agrémenter de photos prises au cours du séminaire).
