Chapitre 1 La notion de système d’information 1 . Approche de la notion de système d’information 2. La dimension informationnelle 3. La dimension technologique 4. La dimension organisationnelle Au terme de ce chapitre vous devez être en mesure: De définir la notion de système d’information . Didentifier ses trois grandes dimensions et les ressources qui le composent .
De comprendre les liens qui permettent de passer des donner ? l’information et à la connaissance De comprendre comment le système d’information constitue une représentation colle comment une organi 10 place De comprendr n technologie qui le su lanifié et évolue de on de le mettre en qui doit être De comprendre comment les interactions entre acteurs et avec la technologie reproduisent et transforment l’organisation « Tout système d’information concerne un individu, pourvu d’un profil psychologique donné, confronté à un problème décisionnel précis, dans un contexte organisationnel déterminé.
Il y a nécessité d’éléments de décision perçus au travers d’un mode de représentation propre au décideur. » R. O. MASON, J. -L. MITROFF, Management Science, vol. 19, no 6, 1975. « Le système d’information de l’entreprise est la partie du réel onstituée d’informations organisées, d’évènements ayant un effet sur ces informations, et d’acteurs qui agissent sur ces informations ou ? d’information » est très souvent utilisé avec des acceptions diverses ; généralement, l’accent est mis sur l’aspect technologique, pour évoquer des réalisations à base d’ordinateurs et de réseaux.
En réalité, la notion de système dinformation est beaucoup plus riche que celle sous-entendue par ces usages approximatifs, privilégiant trop sauvent l’aspect spectaculaire des technologies de l’information. Sa description sera l’objet de ce premier chapitre. Nous proposerons tout ‘abord une définition des termes système d’information (SI), puis nous montrerons que tout système dlnformation est un objet multidimensionnel pouvant être caractérisé selon trois dimensions principales – une dimension informationnelle ; — une dimension technologique ; – une dimension organisationnelle. Approche de la notion de système d’information. Une proposition de définition Un système d’information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous forme de données, textes, images, sons.. ) dans et entre des organisations. Cette définition nous permet de considérer qu’un système d’information est un ensemble finalisé, construit à partir de différentes ressources et susceptible d’être défini à différents niveaux, même s’il a finalement toujours un caractère sinon organisationnel, du moins social.
Si toutefois on reconnaît que le système dinformation aide l’acteur à former des représentations et qu’en fait le système ne peut le faire f. 2 La dimension récemment à la suite d’une discussion avec Jean-Louis Le Moigne : Un système d’information est un système d’acteurs sociaux qui mémorise et ransforme des représentations Vla des technologies de [‘information et des modes opératoires. 1 un système organisé à partir de différentes ressources Le système d’information regroupe différentes ressources : – Personnes : il n’y a pas de système d’information sans personnes, sans acteurs : ce sont soit des utilisateurs du système, employés, cadres qui, pour la réalisation de leurs tâches, utilisent l’information produite par le système et ses posslbilités d’automatisation ou qui alimentent le système en données nouvelles.. u, soit des spécialistes de la construction des systèmes dinformation analystes, programmeurs… dont le travail consiste à concevoir, développer, implanter les bases technologiques du système et assurer son fonctionnement. – Matériels : le système d’information repose, dans la plupart des cas, sur des technologies numériques de l’information (réseaux, ordinateurs et unités périphérlques, stations de travail.. On notera cependant que la définition de la notion de système dinformation n’implique pas obligatoirement le recours à de telles technologies et que, conceptuellement, on peut fort bien définir un système d’information construit avec un crayon et des feuilles de papier.
Un système d’information ne se confond pas avec un système informatique et ne se réduit pas à lui. — Logiciels et procédures : dans le cas le plus fréquent, le système d’information repose sur l’utilisation d’ordinateurs ; ceux-ci ne peuvent fonctionner qu’avec des logiciels, c’est-à-dire des programmes enregistrés qui commandent le fonctionnement automatisé des machines. L’élaboration d machines. L’élaboration de ces programmes est un aspect majeur de la construction des systèmes d’information aujourd’hui.
Très souvent, il y a imbrication des tâches automatisées, assurées par l’ordinateur, et des tâches anuelles confiées aux employés ; la définition des rôles respectifs de l’homme et de la machine est décrite par des procédures qui constituent la partie dynamique du système d’information et assurent la coordination entre les différents acteurs dans Porganisation. – Données : sous des formes variées (chiffres, texte, images, son..
L), ces ressources essentielles matérialisent l’information détenue par l’organisation. Ce sont soit des données traduisant des évéments nouveaux (par exemple saisie d’un ordre de réparation pour répondre à la demande d’un client qui vient d’arriver au garage), soit des nformations découlant de traitements antérieurs et conservées pour être réutilisées (par exemple, la quantité en stock d’une pièce détachée, qui a été calculée par l’ordinateur à chaque mouvement de pièces).
Ces données constituent la matière première des traitements ; elles concrétisent des connaissances de l’organisation et sont un véritable actif, indispensable à son fonctionnement (pensez à l’importance du fichier client pour la plupart des entreprises). On notera que, à côté de cette matière première des traitements, sont également stockées dans les mémoires des ordinateurs ‘autres données que sont les programmes, c’est-à-dire les différents loglciels utillsés pour les différents traitements.
Ces programmes conservent les connaissances opératoires de l’organisation ; ce sont des réservoirs de modèles pour agir (par exemple si le garage dispose d’un logiciel de gestion de stocks qui exé de réapprovisionnement un modèle de réapprovisionnement automatique pour certains types de pièces détachées). Il est important de noter que le système d’information ne découle pas de la simple juxtaposition de ces différentes ressources : il est le résultat dun travail de construction qui a our but de répondre au mieux aux objectifs assignés au système par ses utilisateurs futurs. (Ce point important sera repris au paragraphe 1. ci-après. ) 1 2 Un système finalisé pour répondre à des objectifs Un système d’information est conçu, par nature, pour exécuter des fonctions élémentaires appliquées aux informations. Il s’agit • – de saisir des données, c’est-à-dire d’acquérir, sous une forme acceptable par les machines, les informations à traiter (par exemple, saisir les entrées en stock avec un lecteur d’étiquettes et des frappes au clavier) ; – de traiter des données, c’est-à-dire de ransformer les données primaires en résultats par des opérations de transformation, de calcul, de sélection, de mise en forme… par exemple à partir des éléments de l’ordre de réparation et d’un tarif, établir la facture de la réparation pour le client) ; – de stocker des données, c’est-à-dire de les conserver sous une forme exploitable et d’être capable de les retrouver rapidement et sans erreur (par exemple, pour chaque client du garage, on conserve un historique des interventions sur son véhicule.. – de communiquer des données, c’est-à-dire de les transmettre à d’autres utllisateurs hommes ou machines) (par exemple, le magasinier peut transmettre, par EDI ou par messagerie électronique, une commande de pièces détachées à un fournisseur). Les technoloeies modern tion offrent des opérations de base dans des conditions remarquables de coût et d’efficacité.
Pour l’utilisateur, les objectifs du système sont définis par rapport aux tâches ? accomplir ; l’analyse d’un exemple comme celui d’un concessionnaire automobile, que nous appellerons ici Grands Garages du Sud, nous permet de distinguer différents objectifs – automatisation de tâches de traitement de l’information : par exemple, calcul et impression de la acture, automatiquement, à partir des données de l’ordre de réparation complété par le chef ; aide à la décision par la fourniture d’informations d’atelier – adaptées (ces Informations sont obtenues par traitement des données de l’activité quotidienne ; par exemple, édition d’un tableau de bord mensuel pour le patron du garage) ou par l’utilisation d’un modèle de décision (le magasinier dispose d’un tel modèle pour le réapprovisionnement de certains types de pièces) ; communication à l’intérieur et à rextérieur de l’organisation (utilisation de YEDI pour les commandes fournisseur, échanges de messages par messagerie ?lectronique.. diffusion dinformations à usage externe (par l’intermédiaire du site Internet par exemple). En définitive, le but de tout système d’information est d’apporter un soutien aux processus de travail dans l’organisation selon trois modalités principales (pouvant être combinées) : fournir de l’information, assister le travail humain, automatiser le travail.
Les systèmes de travail qu’il assiste peuvent être individuels, mono-utilisateurs (celui du magasinier qui procède au réapprovisionnement par exemple) ou collectifs, pluri-utilisateurs (préparation, exécution et contrôle de la réparation, par exemple). L’usaee du syst tian peut être obligatoire, obligatoire, recommandé ou discrétionnaire… mais, dans tous les cas, les caractéristiques du système d’information sont déterminées par ses finalités, c’est-à-dire par les objectifs de l’organisation auxquels il doit contribuer (ses objectifs peuvent être définis sous une forme hiérarchisée : par exemple, faciliter le travail du magasinier, accroître la sécurité de la tenue des stocks, améliorer la gestion du stock, améliorer le service au client, augmenter la compétitivité du garage face à la concurrence..
C’est pourquoi, comme nous le montrerons par la suite, la définition es objectifs et des contraintes du système, ce qui constitue son cahier des charges, est une opération déterminante pour son succès futur. 1 3 Un système d’information peut être défini a plusieurs niveaux La notion de système d’information est relative à la notion d’utilisateur et il importe toujours de bien préciser quelle est l’entité de référence. Le tableau ci- dessous présente différentes catégories de systèmes d’information, en fonction de l’entité de référence, donc en fait en fonction du nombre d’utilisateurs qui partagent l’usage de l’ensemble des ressources constitutives du système. Attention ! Cette distinction, commode sur le plan pédagogique, ne signifie pas qu’il y a séparation étanche, en pratique, entre les niveaux.
Un micro-ordinateur connecté sur un réseau peut, selon les moments où il est utillsé, être une ressource d’un système d’information individuel (gestion de données locales) ou collectif (traitement de dossiers partagés avec d’autres personnes), ou interorganisationnel (échan e avec des individus appartenant ? d’autres organisations renforcer l’interconnectivité entre les systèmes de différents niveaux . 14 Conclusion Cette rapide analyse préalable de la définition du concept de SI ontre que plusieurs perspectives sont à prendre en compte pour comprendre ce qu’est réellement un système d’information. Tout d’abord, vision sans doute la plus immédiate, un système d’information est quelque chose qui manipule et produit de l’information (un tableau de bord, un ordre de réparation.. ensuite, c’est quelque chose qul utilise des technologies de l’information (des ordinateurs, des réseaux, des logiciels… t enfin, c’est quelque chose qui est imbriqué dans le fonctionnement et la structure d’une organisation (liens étroits entre les processus de travail et le système d’information). Cest ourquoi, pour mieux cerner le contenu de la notion de système d’information, nous devons le considérer comme un objet multidimensionnel, susceptible d’être caractérisé selon trois dimensions principales : – une dimension INFORMATIONNELLE , – une dimension TECHNOLOGIQUE ; une dimension ORGANISATIONNELLE. Ces trois dimensions feront l’objet, respectivement, des trois sections suivantes. 2 La dimension informationnelle La vocation première du système d’information est de fournir de l’information à ses utilisateurs.
Cette information, pour être utilisable par l’être humain, doit être matérialisée sous forme de ignaux accessibles à nos sens (la vue et l’ouïe, principalement). Cela conduit à construire des représentations, des « im être utilisées par les c’est pourquoi, après avoir défini la notion de représentation, nous préciserons ce qu’il faut entendre par pertinence d’une représentation. 2 1 La notion de représentation Dans nos activités professionnelles de gestionnaire, nous devons fréquemment résoudre des problèmes sans avoir une perception directe du monde réel sur lequel nous tentons d’agir ; nous travaillons en utilisant de l’information qui a été recueillie par d’autres puis matérialisée sur un upport (papier, écran) qui la rend accessible à nos sens.
Exemple Le comptable enregistre les opérations effectuées ? partir de pièces comptables et non ? partir d’une observation directe de ces opérations ; il prépare la paie sans avoir observé directement le travail des ouvriers, à partir de relevés de temps établis par le chef d’atelier… Ces supports sur lesquels apparaissent des signes, des signaux… sont des représentations du monde réel. Dans son acception la plus simple, une représentation est une image du monde réel : cette image est composée de signaux pouvant être perçus par nos sens. Exemples une photographie, un dessin ou une peinture constituent une représentation d’une personne ; l’enregistrement sur support magnétique qui la décrit dans le fichier « personnel » de l’entreprise en constitue une autre ; le curriculum vitae présenté sur deux pages dactylographiées est également une représentation.
Un bilan et un compte de résultat sont une représentation possible de l’entreprise ; une photographie aérienne de ses installations est une autre représentation de cette même entreprise ; de même, les pages de son site informatif sur Internet (avec une petite séquence vidéo) constituent ne autre représentation. nous permettent de mettre en évidence les caractéristiques essentielles de la notion de représentation : – une représentation est une « représentation de quelque chose » : ce qui est représenté est une entité distincte de la représentation. Selon les cas, ce qui est représenté peut être une personne (client, fournisseur.. ), un objet (une pièce en stock, un véhicule ? la vente.. un événement (la demande de réparation de véhicule formulée par un client.. un concept abstrait (par exemple, le marché automobile représenté par une statistique des parts de arché sur plusieurs mois.. Représenter signifie d’ailleurs, à l’origine, rendre présent, rendre sensible (ce qui rend la représentation obligatoire pour toutes les abstractions que nous utilisons). Il est essentiel de bien distinguer le monde à représenter (que Fon désigne aussi par le monde « réel et la représentation qui en est fournie : la photographie n’est pas la personne, le bilan n’est pas l’entreprise, la carte n’est pas le territoire. Une représentation est une « représentation pour quelque chose » : les représentations ne sont pas des « copies dormantes » du réel, lles sont créées dans une intention d’utilisation. Plus généralement, la représentation assure différentes fonctions : – fonction de conservation de Pinformation à laquelle on n’aura plus directement accès (on prend une photographie pour se souvenir du paysage que l’on vient de voir) ; – fonction de communication qui permet l’échange d’informations entre individus par l’échange de représentations (l’ordre de réparation permet la communication entre chef d’atelier et mécanicien, le message de commande EDI assure la communica age et son fournisseur . r 3′
