Traitement de texte : Fusion et publipostage Définitions Le publipostage : Processus permettant de fusionner des données dans des documents pour créer des enveloppes, des étiquettes, des lettres type, des messages électroniques ou des répertoires. e publipostage se compose de trois éléments : Le document principal : Document par lequel vous commencez pour préparer votre publipostage. C’est dans ce document que vous ajoutez un contenu et des champs. e fichier de donnée en colonnes et en lig tête.
Ensemble de docum message électroniqu p g tians sont organisées encent par un en- s uniques (lettre, e) obtenus par fusion d’informations d’un fichier de données dans un document prlnclpal. Champ de données : Espace ou Emplacement réservé, placé dans un document principal et remplacé par des informations du fichier de données lors d’une fusion. Les types de fichiers utilisé pendant une fusion Microsoft Office Excel : une feuille de calcul enregistré sous l’extension (XIS). Microsoft Office Word : Un fichier document (. doc) composé d’un seul tableau.
Microsoft Office Access : une table faisant partie d’un fichier de base de données (. mdb). ?diteur de texte : Un fichier texte (. txt) incluant des colonnes Office Avec la barre d’outils Commencer Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Fusion et publipostage pour ouvrir le volet Office Fusion et publipostage. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis cliquez sur Fusion et publipostage pour afficher la barre d’outils Fusion et publipostage. Choisir un type de document Dans le volet Office, cliquez sur le type de document à créer.
Cliquez sur Suivante : Document de base en bas du volet Office pour aller à l’étape suivante. Cliquez sur le bouton Préparation du document principal . Cliquez sur le type de document à créer, puis cliquez sur OK. Conseil : Si vous cliquez sur Enveloppes ou Étiquettes, vous pouvez y choisir le format et le style à appliquer en cliquant sur la commande Options. Pour utiliser une enveloppe ou une étiquette déjà créée, cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue Options et cliquer sur Utiliser un document existant.
Ouvrir le document principal Choisissez votre document de départ. Pour cela, cliquez sur une option du volet Office. Si vous créez des lettres ou des répertoires, vous pouvez partir u document ouvert, d’un modèle de votre ordinateur ou d’Office Online, ou encore d’un document que vous avez déjà créé. Si vous créez des enveloppes ou des étiquettes, vous pouvez en choisir le format et le style ou ouvrir un document que vous avez déjà créé. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires en bas du volet Office. 2 OF s document ouvert, passez simplement à l’étape suivante.
Si vous voulez partir d’un document existant, commencez par ouvrir ce dernier. Si vous souhaitez partir d’un modèle, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau. Dans le volet Office Nouveau document, sous Modèles, cliquez sur un lien donnant accès au modèle à utiliser. Se connecter à un fichier de données Cliquez sur une des options du volet Offce pour : Vous connecter à un fichier de données existant sur votre ordinateur. Vous pouvez naviguer jusqu’au fichier voulu puis, ? l’intérieur de ce fichier, choisir la feuille de calcul ou le tableau ? utiliser.
Vous connecter à votre fichier de contacts Outlook. Choisissez le dossier contenant la liste de contacts à utiliser. Créer entièrement le fichier de données. Tapez vos informations dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses pour créer un ichier de type base de données de publipostage (. mdb). Cliquez sur le bouton Ouvrir la source de données dans la barre d’outils. Dans la boîte de dialogue Ouvrir la source de données, recherchez le fichier de données auquel vous connecter.
Choisir les enregistrements à utiliser dans la fusion Après vous être connecté au fichier de données ou l’avoir créé, vous obtenez la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. Utilisez les en-têtes de colonnes, les cases ? cocher et les boutons pour trier et choisir dans ce fichier les enregistrements à utiliser dans la fusion. Cliquez sur Suivante : Écriture de votre lettre en bas du volet Cliquez sur le bouton Fusion et publipostage : Destinataires sur la barre d’out 3 OF s barre d’outils.
Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage Destinataires, utilisez les en-têtes de colonnes, les cases à cocher et les boutons pour trier et choisir dans le fichier de données les Ajouter un contenu et des champs au document principal Tapez, insérez ou collez dans le document principal le contenu ? faire apparaître dans tous les exemplaires fusionnés. Dans le volet Office, cliquez sur le lien : Bloc d’adresse pour ajouter un champ Bloc d’adresse. Ligne de salutation pour ajouter un champ Ligne de salutation. Autres éléments pour ajouter un champ représentant une colonne de votre fichier de données.
Dans le volet Office, cliquez sur Mise à jour de toutes les étiquettes pour ajouter l’image et les champs d’adresse aux autres étiquettes de la planche. faire apparaître sur tous les exemplaires fusionnés. Pour ajouter des champs Cliquez sur le bouton Insérer le bloc d’adresse pour ajouter une adresse. Cliquez sur le bouton Insérer la ligne de salutations pour ajouter ne salutation. Cliquez sur le bouton Insérer les champs de fusion pour ajouter un champ représentant une colonne de votre fichier de données. Cliquez sur le bouton Insérer un mot clé pour insérer un des champs Word les plus souvent utilisés dans un publipostage.
Dans le menu Insertion, cliquez sur Champ et choisissez un champ Word. Obtenir un aperçu 4 OF S Word. Utilisez les boutons et les liens du volet Office pour obtenir un aperçu des documents fusionnés. SI vous constatez des erreurs, cliquez sur Précédente, en bas du volet Office, pour revenir ? ‘étape précédente et résoudre les problèmes. Utilisez les différents boutons de la barre d’outils Fusion et publipostage qui permettent d’obtenir un aperçu : pour afficher le premier document fusionné, cliquez sur le bouton Mode publipostage .
Pour feuilleter les documents fusionnés, cliquez sur le bouton Suivant pour obtenir l’aperçu d’un document fusionné spécifique, tapez le numéro de son enregistrement dans la case Atteindre l’enregistrement , puis appuyez sur ENTRÉE. Terminer la fusion Cliquez sur un lien du volet Office pour : imprimer les documents fusionnés ; nvoyer les documents fusionnés par moyen électronique, s’il s’agit de télécopies ou de messages électroniques. ans le cas de lettres, d’enveloppes ou d’étiquettes, créez un document complet contenant tous les documents fusionnés, un par page. Utilisez les divers boutons de la barre d’outils Fusion et Pour imprimer les documents fusionnés, cliquez sur le bouton Fusionner vers l’imprimante . Pour transmettre les documents fusionnés par moyen électronique, cliquez sur le bouton Fusionner avec un message électronique ou Fusionner vers téléco ie . Pour obtenir un document tenant tous les S
