Veille organisationnel analyser les évolutio techniques organisati mieux les supports. OF4 Swipe v ent suivre et , règlements et urs et utiliser au 2) Les Intérêts et contraintes de la GED dans une organisation Avantages et intérêts Inconvénients et limites Réduction des coûts liés au papier L’existence d’un document papier induit des coûts • consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l’organisation.
Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents. Amélioration de l’indexation et de la recherche L’indexation et la recherche de documents sont plus rapides, omplètes et précises dans un système de GED que dans des documents existants dans la GED. Accompagnement et formation Les utilisateurs doivent être formés et accompagnés lors de la mise en place de la GED. Cette formation couvre à la fois les outils logiciels et l’application des nouvelles procédures.
Limites à l’indexation Le développement des contenus multimédia (sons, vidéos) et à évolution rapide (wikis) présente un challenge grandissant l’indexation des données. 3) Les étapes de la réalisation d’un GED Etape 1 Acquisition des documents La GED a pour objectif premier d’acquérir les documents, elle eut s’effectuer par : L’intégration de documents papiers existants : c’est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c’est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD.
Il est possible d’extraire des informations des images numérisées en mettant en oeuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques de reconnaissance de codes à barres et d’ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus. L’intégration de documents électroniques existants : Une utre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF..
Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d’éditique. La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d’une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l’entreprise grâce à un logiciel d’informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d’informatique décisionnelle à partir d’un modèle disponible via l’outil. L’échange de 2 d’informatique décisionnelle à partir d’un modèle disponible via l’outil.
L’échange de documents électronique : il s’effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d’information par un dispositif d’EDl (Echange de Données Informatisé) moyennant le respect d’un même format de données normalisé. Etape 2 – Classement des documents la deuxième étape de la GED est d’indexer les divers documents. L’indexation constitue la description du document et de son ontenu en vue de faciliter son exploitation.
On distingue à ce titre l’indexation par type offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc. ) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l’utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche. l’indexation par concepts ou mots-clés qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s’agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus ouvent, on parle alors d’indexation statistique.
II peut aussi s’agir d’un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d’équivalence) en rapport avec le document. Etape 3 – Stockage des documents La troisième étape de la GED consiste à stocker les documents. Cest une phase tout aussi importante car ce serait une entreprise risquée de mettre en place un outil de GED sans pour autant réfléchir sur le système de stockage des documents. Les problématiques sont les suivantes : Le support de stockage doit être ada té le mieux 3 documents.
Les problématiques sont les suivantes : Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un temps daccès fiable. L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc. ) de leurs provenances, états, types, etc. La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de aciliter le stockage et d’alimenter les archives.
Etape 4 – Diffusion des documents La quatrième étape de la GED consiste à diffuser les documents. La diffusion des documents peut se faire via l’internet ou l’intranet afin que chaque employés de l’entreprise puisse consulter un fichier à tout moment et n’importe où.
