GESTION DE PROCESSUS LA SYSTEMIQUE DES ORGANISATIONS Définitions : Définition d’un système : (Mélèse) : Des finalités et des buts étant exprimés sur un environnement, un système finalisé est un ensemble organisé de moyens, méthodes, règles et procédure qui permet d’obtenir des réponses satisfaisantes de l’environnement. Définition d’un système générale : Ensemble organisé de l’interaction des éléments individuels conçus, organisés et pilotés par des règles communs identifiés indre des objectifs Tous les sous-systèm S »ige to vie » nextvyge Caractéristiques du s
Constitué d’éléments Existence des interactions entre les I ments Éléments + interactions = un ensemble Cet ensemble constitue une organisation Organisation a un objectif Organisation a des limites et a une frontière (elle ne peut pas dépasser son environnement) L’environnement doit toujours être pris en compte lors de l’analyse du système Définition de la systémique La systémique est la science des systèmes.
Les 4 concepts de la systémique La complexité : La difficulté de compréhension (dû au manque d’information) Les systèmes : IJn groupe d’éléments organisé pour atteindre un l existe de processus avec une personne qui décide. Le process manager crée le processus et les process operators sont ceux qui opèrent le processus. Comme le système évolue, l’organlsatlon doit intégrer des normes (culturelles, organisationnelles) dans le but de la rendre gouvernable et lui permettre d’atteindre son objectif.
Il définit sa finalité et les objectifs de ce système. Prendre un compte les aspects culturels lors de la mise en place du processus. Pour une organisation fonctionne Une organisation ne peut être considérée sans aucun système de pouvoir Pouvoir donne de la légitimité pouvoir permet de dynamiser l’organisation Avant d’analyser un problème au sein de l’organisation, on doit d’abord définir et comprendre le pouvoir qui gouverne l’organisation Mon système a un environnement qui va influencer mon processus.
Les processus Définition d’un processus : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme les entrées en sorties. (ex : le processus d’une voiture est son moteur) Le processus au sein de l’organisation a un client, sans client le processus n’a aucun intérêt. Qu’est-ce qu’un processus ? Entrées : fournisseur = être à l’écoute de ce que le fournisseur fait (si il change quelque chose on devra peut être modifié notre processus) Les ressources : les exigences de routine d’un processus visant à convertir des entrants en sortant.
Elles peuvent s’agir de personnes, des équipements, des compétences ou de l’expérience. Les contraintes externes : les spécifications du client, les exigences réglementaires. Les contraintes internes : c spécifications du client, les exigences réglementaires. Les contraintes internes : contrôles de qualité interne et procédure de rentreprise Les sorties : produits et services conformes aux spécifications du client.
Mais aussi un rapport, des conseils Le plus important est satisfaire au mieux le client. La cartographie d’un processus Une représentation simplifiée de la réalité Un moyen graphique de représenter les activités Une approche à plusieurs niveaux qui peut se décomposer en sous-processus But d’une cartographie d’un processus : L’analyse L’évaluation et la quantification La simulation et l’amélioration La communication (ex : Flow Diagram, ICOR Chart) Un outil de traitement synthétique de cartographie
Fournisseur Entrée Processus D Sortie Cl Client Fournisseur + Client = acteur doté d’intelligence, libre d’agir (pas une application informatique, pas une BDD) ou cela peut être un servlce (ex : service comptabilité) Entrée et Sortie = information, MP, objet, des données Processus = une action Cl verbe La notion de mesure est importante. 1) Définir le but du processus ; pourquoi il existe 2) Identifier le responsable du processus : la seule personne en charge de la réalisation du processus du début jusqu’à la fin celui-ci devra s’investir à n’importe quel moment et l’avancée des ctivités. ) Définir le début et la fin du processus : la première et la dernière activité sur la cartographie du processus. 4) Définir les limites du processus : est-ce que le processus s’adresse à tous les types de client à tous les types de client . Lean Management Définition . Une technique de gestion essentiellement concentrée vers la réduction des pertes générées à l’intérieur d’une organisation, pour une production et un rendement plus juste.
Objectifs Réduire la durée des cycles de production Diminuer les stocks Augmenter la productivité Optimiser la qualité Lean utillse des outils pulssants et des techniques mais il s’agit d’un état esprit, une façon de penser qui doit être adopté. Lean = changement culturel, améliore le moral des employés et augmente la satisfaction des clients et la productivité. S’applique à tous les processus tout au long de la vie du Crée un environnement sécuritaire et structuré pour le changement.
Les 5 étapes du « Lean Management » Définir la valeur Identifier et créer des flux de valeur Réaliser des flux de valeur Tirer le processus et ne pas le pousser Rechercher la perfection Améliorer le processus 3 principes Garder les choses simples Rendre visuel Faire confiance aux personnes vous entourant au sein de 1 objectif : minimiser le gaspilla e Principes clés d’améliorati identifier et éliminer le gaspillage afin d’améliorer la performance de l’entreprise.
Identifier les gaspillages . Valeur ajoutée : tout processus qui modifie la nature, la forme ou les caractéristiques du produit en conformité avec les demandes du client Non-valeur ajoutée : tout travail effectué qui n’augmente pas la valeur du produit Le Gaspillage : les activités non essentielles qui ne rajoutent pas de valeur ajoutée au produit C on peut les éliminer mmédiatement Comment éliminer le gaspillage ?
Travailler plus longtemps Ajouter des personnes ou des équipements Améliorer la chaine de valeur El éliminer les déchets Eviter les variations inutiles (faire les mêmes tâches différemment au sein de plusieurs équipes) 7 DÉCHETS Qu’est-ce que c’est?
Exemples de développement de produits TRANSPORT (DE PRODUIT) Déplacement matériel ou des informations d’un endroit à un endroit BOUCLES DE SIGNATURE DEMANDE D’APPROBATION TRANSFERT DE DONNÉES TRADUCTION DE DONNEES Inventaire une accumulatlon de matière ou de l’informatlon qui n’est pas tilisé TÂCHES Dans le procédé (COMMENCER PAS FINI) Mouvement (PERSONNES) Mouvement excès ou de l’activité lors de l’exécution des tâches.
TEMPS DE VOYAGE Surproduction Produire plus ou plus tôt que les besoins du processus à venir MODIFICATIONS produisant ce ne sont jamais appliqués DONNEES ET DECISIONS DE TROP TOT rapports inutiles Charge d’un traitement Faire un traitement inutile sur une tâche au une tâche inutile TRADUCTION DE DONNÉES Multiples itérations de conception ESSAIS INUTILES DISTRIBUTION TROP LARGE Delà des spécifications Aux FOURNISSEURS Le premier faux Temps/défauts Inspection à la qualité des captures problèmes ou de fixation d’une erreur déjà fait.
ENTRÉES EN RETARD Ne pas consulter le BONNES PERSONNES ERREURS RESTRUCTURATION Modifié les exigences / PAUVRES La sous-utilisation du personnel Définition . Employés qui ne sont pas utilisés à leur plein potentiel Raisons : Processus de planification et de conception très pauvre Formation inefficace Supervision inefficace Problèmes que cela peut engendrer Démotivation Accident Temps et frais supplémentaires La mesure Définition : quantifie la pe n processus
