Méthodologie pour la mise en place d’une Comptabilité analytique JR/JM Janvier 2013 AVANT-PROPOS Les fichiers qui vous sont proposés comportent des calculs automatiques qui ne fonctionneront plus si vous modifiez une ligne ou bien si vous or7 Nous vous conseillon on s cuments en l’état et Sni* to de n’utiliser que les f toucher aux autres. Si en fonction de vot s aurez besoin, sans tique vous n’avez pas les pages entières affichées à l’écran, vous aurez soin d’ajuster l’affichage selon votre souhait. PREAMBULE En mettant en place une Comptabilité analytique au sein de votre
Ligue / Comité, vous vous donnerez les mayens d’obtenir des « tableaux de bord » réguliers qui vous permettront d’analyser très facilement les coûts réels de chacune de vos actions ou programmes. Par ailleurs, cela vous facilitera la tâche lorsque vous aurez ? renseigner une demande de subvention (notamment pour le CNDS ou pour le Conseil Régional) ou bien à justifier l’emploi de protection Cela va vous permettre de renseigner la page de garde de la Comptabilité analytique et donc d’indiquer : le nom de votre Ligue / Comité régional * et l’exercice comptable concerné.
Dès que cela sera fait, allez dans le menu « Outils pour « protéger la feuille » en cliquant sur « OK » dans la fenêtre qui apparaît. Procédez immédiatement de même pour le fichier « Compte de résultat » I -PREPARER ET CONSTRUIRE LE BUDGET PREVISIONNEL .
L’objectif, lors de la préparation du BUDGET PREVISIONNEL (BP), est d’obtenir un document obligatoirement équilibré, tant en dépenses qu’en recettes Pour vérifier cela vous pourrez consulter ce qu’on appelle la Balance Générale du BP (onglet « Balance du BP ») dont le résultat (dernière cellule en bas, et à droite) devra être égale à O. our y parvenir, il s’aglra de procéder en 2 étapes distinctes : inscrire tout d’abord les dépenses et recettes DIRECTES puis,dans un deuxième temps, les dépenses et recettes INDIRECTES.
PHASE 1 : Inscription des Dépenses et Recettes DIRECTES Commencez par ouvrir, dans le fichier appelé « BP 201 3 (compta ana et compta géné) » l’onglet « Compta ana » et dans le menu « Outils « Oter la protection de la feuille – La première phase de la préparation du BP consistera donc ? inscrire, de manière idéale, toutes les dépenses directes que vous souhaiteriez réaliser duran ns chacun des chapitres ecettes directes raisonnablement attendues (en tenant compte, là encore, des éléments de l’exercice antérieur). – La troisième phase consistera à ajuster les dépenses directes aux recettes directes pour obtenir un Budget prévisionnel équilibré (NB : vous pourrez consulter à tout moment votre résultat en temps réel dans l’onglet « Balance du BP » qui devra, après vos ajustements, être égal à O). Quand vous aurez réalisé l’ajustement des dépenses et recettes, allez dans le menu « Outils pour, à nouveau, « Protéger la feuille » NB il convient de rappeler à nouveau que le Budget Prévisionnel oit être obligatoirement équilibré en dépenses et recettes.
Après ces 3 premières phases vous devrez calculer les dépenses et recettes indirectes qui viendront s’inscrire dans chacun des différents chapitres. Bien évidemment elles n’auront aucun effet sur le résultat de la balance générale ( celui-ci sera toujours égal à O ) mais elles vous permettront de répartir les charges « communes » (c’est à-dire : « Personnel Y, « Ensembles mobilier et immobilier » et « Administration générale ») dans chacune des actions réalisées. Vous obtiendrez ainsi le coût réel de chaque action.
Voici comment procéder. PHASE 2 : Calcul et inscription des Dépenses et Recettes INDIRECTES Continuez à utiliser le fichier « BP 2013 (compta ana et compta géné) » 1 – Vous devrez tout d’abo PAGF3CF7 charges du chapitre s’agit de ramener ce résultat à O grâce à la répartition des charges de personnel dans chacun des chapitres où intervient celui-ci et au prorata du temps passé. pour cela, vous vous reporterez à la feuille de calcul appelée « Personnel » (onglet « Personnel b).
Quand vous êtes dans cette feuille de calcul, notez que le résultat constaté après avoir saisi les dépenses et recettes directes du hapitre du Personnel (c’est la cellule D 113 de la Compta ana) est directement reporté dans la cellule D6 (case de couleur rose) de la feuille de calcul « Personnel Suivez ensuite les indications figurant en haut cette feuille de calcul en répartissant (dans la colonne D) le pourcentage du temps de travail du personnel affecté à chaque programme.
Là encore, lorsque vous saisirez vos éléments dans la colonne « %, » les calculs se feront automatiquement et seront directement reportés dans les chapitres concernés de la comptabilité analytique DES QUE LE TOTAL DE CETTE COLONNE SERA EGAL A 100%.
Vous devez en effet répartir les 100 % du temps de travail des salariés dans les différentes actions menées par votre structure 2 – Vous devrez ensuite procéder de manière identique pour les chapitres suivants, concernant « Ensembles immobiliers et mobiliers » (Chapitre 2) et « Administration générale » (Chapitre 3) en utilisant respectivement les feuilles de calcul appelées : « Ensembles immobilers » et « Adm générale Vérifiez à chaque instant que la Balance générale du BP est toujours à O (Onglet « Balance du BP b) C’est pour vous la preuve u’il n’y a pas d’erreur de saisie. – Vous poursuivrez en re feuille de calcul « Secours la feuille de calcul « Secours en nature » Au fur et à mesure que vous renseignerez la colonne C de cette feuille, les montants seront automatiquement reportés (aussi bien en Recettes indlrectes qu’en Dépenses indirectes) et dans la comptabilité analytique (aux chapitres correspondants), et dans la comptabilité générale, de maniere à ne pas influencer le résultat de la Balance du BP (qui sera toujours équilibrée et égale à O). – Vous devrez ensuite procéder de même avec la feuille de alcul « Biens et prestations Comme précédemment, les montants que vous inscrirez dans la colonne C (valorisations) seront automatiquement reportés, et dans la comptabilité analytique (aux chapitres correspondants), et dans la comptabilité générale. 5 – Vous devrez enfin identifier l’ensemble du travail fait par les bénévoles de votre structure.
Utilisez pour cela la feuille de calcul appelée « Bénévoles » dans laquelle vous indiquerez (dans la colonne C) le nombre dheures réalisées par tous les bénévoles dans chacune des actions référencées (en clair, vous devez savoir ombien d’heures consacrent le président, les Vice présidents, le Secrétaire, le Trésorier, les membres du Comité Directeur, les membres des Commissions etc…. pour chaque action. Au fur et à mesure que vous renseignerez cette colonne, les calculs se feront immédiatement dans la colonne adjacente (« valorisation ») et seront automatiquement reportés, et dans la comptabilité générale . Dès que toutes ces opérations auront été réalisées, vous pourrez éditer le fichier « Compta ana » (qui vous donnera une estimation fiable des coûts de chaque action) ainsi que le fichier « Co
