Académie de Lille Novembre 2000 BIEN COMMUNIQUER PAR ÉCRIT… J’ai certes apprécié l’effort de chacun pour rendre plus cordiales nos relations avec les clients, comme je vous l’avais demandé…. Cependant, certaines formules ne sont pe dans leur véritable c or 21 ne me paraît pas indi terminer vos lettres grosses bises et à la lorsque Loulou est Monsieur Louis Giraud, l’un de nos plus importants clients… Tout ce que vous avez toujours voulu savoir (ou presque…. ) sur la communication écrite Sommaire – La langue commerciale……….. 2 – La lettre commerciale…. i fait, le 18 avril ernier, envoi s’élevant à la somme de 180 F. Depuis ce temps, je suis prive de vos nouvelles. Veuillez avoir la bonté de me faire tenir le montant de cette facture qui était payable au comptant. Messieurs, En procédant à la vérification de nos écritures, nous constatons que votre compte affiche un solde débiteur de 6 748,43 F. Cette somme correspond à la facture citée en objet dont vous trouverez CI-joint photocopie. Nous sommes persuadés qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part et que nous ne tarderons pas à enregistrer votre règlement.
Nous vous en remercions par avance et vous rions de croire, Messieurs, en nos sentiments dévoués. Si votre règlement était intervenu entretemps, il y aurait lieu de considérer cette relance comme sans objet. Alors, faisons le point sur… Académie de Lille – Nov. 2000 PAGF 91 pourrons peut-être alors donner… Nous pourrons sans doute alors… 3 – S’adresser directement au correspondant, l’impliquer… Comme on le ferait au téléphone… en recourant, chaque fois que possible, au sujet « vous » et ? l’adjectif possessif « votre » ou « vos », plutôt que « nous » et « notre » ou « nos ».
Par exemple Évitons d’écrire… (bien que ce soit correct) ?crivons plutôt… Nous vous prions de nous retourner cette lettre de change acceptée. Vous vaudrez bien nous retourner Nous avons étudié votre proposition avec attention . Votre proposition a retenu toute notre attention. Formation BTS CGO La communication écrite 3 1 Votre offre nous a vivement intéressés Nous sommes absolument navrés de ce… Nous regrettons vivement ce. Nous déplorons ce… 3 – Le style recherché ou les « effets de style » La langue commerciale n’est pas la langue littéraire.
La tendance est à la simplicité, à l’utilisation d’un style direct, proche du langage parlé. Le souci est de se faire omprendre, en privilégiant le vocabulaire et les constructions de phrases propres au registre professionnel courant. 4 – La recherche à tout prix de synonymes Encore une fois, la langue commerciale n’est pas la langue littéraire et il vaut mieux répéter un mot déjà utilisé que de rechercher à tout prix (et à n’importe quel prix) un synonyme, au risque de se faire mal comprendre ou de se rendre ridicule !
D’autant qu’il n’existe pas, en français, de synonyme absolu. Ainsi : le mot « facture » n’a pas de synonyme courant et actuel ; – le mot « lettre » peut à la rigueur être remplacé par « courrier ? (terme générique) mais certainement pas par « missive » ou « épître » qui sont pourtant des synonymes littéraires ! 1 commerciale participe à la diffusion de l’image de Pentreprise. Elle obéit donc à des règles de présentation, de structure et d’expression.
A la différence de la lettre privée, elle se caractérise par • y un objet : ce qui motive la rédaction ; y un contexte contraignant : l’entreprise (son intérêt, sa politique), le type de relations qui s’est instauré entre elle et le correspondant, l’historique de ces relations , y un (ou des) objectif(s) : informer, proposer, confirmer un accord… On distingue Elle traite les situations à caractère non répétitif y Elle fait fobjet d’une rédaction spécifique, adaptée à la situation. 1 – La lettre individualisée y Elle traite les situations qui, dans l’organisation, ont un caractère fréquent ou répétitif. Exemples : les lettres de relance de règlement, les lettres d’accompagnement de chèques…. y Principe : le corps de la lettre, invariable, prévoit Finsertion d’informations à caractère variable, propres au destinataire. Ces informations sont généralement introduites au clavier. (Autrefois, étaient ajoutées à la main ou à la machine a écrire ; aujourd’hui, ne fonction de traitement de texte permet de réaliser cette opération de façon absolument transparente pour le destinataire. ) La suscription (nom et adresse du destinataire) constitue également une zone variables.
PAGF s 1 rédaction est souvent à revoir… ) y Envoi à de nombreux correspondants d’une lettre identique dans sa rédaction mais personnalisée dans sa présentation. Ce type de lettre était appelé autrefois « lettre-circulaire y Exemples : lettre d’accompagnement d’un nouveau tarif, avis de changement d’adresse, avis de modification de conditions de règlement… 3 – Le publipostage ? caractère non ublicitaire y Principe : le corps de la lettre appelé « canevas » est identique pour tous les destinataires. Il peut comporter quelques éléments variables (peu nombreux).
La suscription est définie elle aussi comme une zone de variables. L’insertion de ces variables qui vont personnaliser la lettre pour chaque destinataire s’effectue automatiquement (sans saisie au clavier) par fusion du « canevas » avec un fichier de variables créé pour la circonstance ou déjà existant. L’opération est rendue possible grâce au traitement de texte. PAGF 1 L’usage français la situe en haut et à droite de la page A l’attention de Monsieur XXXXX Villeneuve d’Ascq, le 6 octobre 2xxx Nom de la personne concernée.
NB : ? l’attention de (et non à l’intention de) Monsieur, Nous accusons réception de votre courrier du 15 septembre concernant l’accueil de deux stagiaires marocains du 11 au 16 décembre prochain et vous confirmons notre accord de principe. Lieu et date de la lettre (mois écrit en lettres) Comme nous en sommes convenus par téléphone, vous trouverez ci-joint deux formulaires propres à notre société ainsi qu’un questionnaire relatif au risque accident. pour la bonne règle, nous vous remercions de bien vouloir nous etourner ces documents remplis, dès que vous connaîtrez les noms de ces deux personnes.
Nous vous prions d’agréer, Monsieur nos salutations distinguées. PAGF 7 1 double interligne (deux fois la touche « enter Il n’est pas utile commencer le paragraphe par un retrait supplémentaire. y La marge de gauche est au minimum de 2 cm (pour laisser la place aux perforations nécessaires à l’archivage du document dans un classeur). Elle n’est jamais supérieure à cm- La marge de droite est au moins de 0,7 cm, le plus souvent elle est de 2 cm. Académie de Lille – NOV. 2000 7/20 2. 3. – La lettre commerciale… ocument normalisé ou non ? Il existe une norme de présentation de la lettre commerciale (réf.
NF Z 11-001 de juillet 1982) mais, comme toutes les normes administratives, cette dernière n’a qu’un caractère indicatif et n’est pratiquement pas utilisée en entreprise. Elle présente cependant l’avantage de citer tous les éléments qu’il est souhaitable ou obligatoire de faire figurer. Les entreprises respectent en général leur propre « norme » appelée « charte graphique ». La charte graphique est un document qui précise où et comment sont imprimés les mentions obligatoires (police, corps, couleur, graphisme… et le logotype (taille, emplacement, couleurs… , le e la couleur, le grammage du papier à util PAGF B1 graphique » définie par le professeur… Une fois dans l’entreprise, il s’adaptera à la charte graphique en usage dans l’organisation qui l’emploie.. La communicatlon écrite 8/20 24. – Structure et rédaction de la lettre commerciale RHONE-POULENC CHIMIE DE BASE SA au capital de 375 000 000 – RCS Nanterre B 322 346 628 Siège social 25 quai paul Doumer 92408 courbevoie – Tél. 01 76 81 23 46 Agence de Lille 261 rue Jean-Jaurès 59650 VILLENEUVE JASCQ Tél. 03 20 98 92 18 Rectorat 20 rue Saint-Jacques 59000 LILLE Nos réf.. XA/DF Objet .
Accueil de stagiaires étrangers d’agence Le dernier paragraphe est toujours une formule de politesse Dans la pratique, cette formule est toujours la même, quel que soit le destinataire. y On « croit » en des sentiments » et on « agrée » (signification accepter) des salutations. Ne pas utiliser un autre verbe que « croire » ou « agreer y Les phrases sont courtes : pas plus de 25 mots. Pas d’effets de style ! pas de manifestations d’humeur ni… d’humour ! Pas de phrases interrogatives (difficiles ? enchaîner). y Leur construction est simple : sujet + verbe + complément(s).
Le style est direct : chaque fois que possible, on s’adresse au correspondant, comme on le ferait au téléphone (vous trouverez ci-joint… vous avez souhaité… ) y Les principaux modes et temps de conjugaison utilisés sont – le présent, le passé composé et l’imparfait (parfois le plus que parfait) et le futur de l’indicatif, – le présent du conditionnel et le présent du subjonctif (en fonction de la syntaxe) L’impératif n’est utilisé que sous la forme « veuillez Le passé simple de l’indicatif n’est jamais utilisé. y Le sujet est généralement « nous » : on s’exprime au nom d’une collectivité, l’entreprise
