La gestion de vos achats avec suivi de commande fournisseur s’effectue en respectant un cycle de validation qui passe par plusieurs étapes. Note : ces étapes ne sont pas nécessaires pour les achats rapides, qui vous permettent se saisir, par exemple, vos frais généraux.
Première étape : la création de l’achat et du bon de commande fournisseur Deuxième étape : la validation de la livraison ou de l’exécution de la prestation (sauf pour les notes de frais) Troisième étape : l’enregistrement de la facture fournisseur Quatrième étape : la comptabilisation de la facture to page Le respect de ces éta enregistrer la facture urn rf livraison. 111. 3. Le suivi des ach une fois que la com Sni* to View s ne pourrez pas ez pas enregistré la fournisseur, l’acheteur doit s’assurer que le tournisseur respecte la date de livraison, et la quantité commandée.
Lorsque le fournisseu adresse une confirmation de commande ou un accusé de réception de commande, il faut absolument vérifier que les termes de la confirmation sont conformes à ceux de la commande. Il faut porter une attention particulière au prix, aux quantités et aux délais de livraison. En effet, on omet souvent le principal fondamental du droit : « qui ne dit mot consent.. » . Cela ignifie que le dernier document émis entre les deux parties fait foi si la partie qui le reçoit ne manifeste pas son désaccord. Le suivi de livraisons et facturation peuve peuvent aujourd’hui s’effectuer en ligne grâce à l’Internet.
III. 4. La réception. Avant d’accepter le déchargement d’une livraison, le réceptionneur doit s’assurer qu’elle correspond bien à une commande en attente. Il doit consulter le « Bordereau de livraison ou BL» joint à la marchandise et recherche la commande à laquelle il correspond. Si la livraison ne correspond à aucune des commandes de l’entreprise, la livraison devra être rejetée. Cette identification des livraisons dès la réception est importante car elle évite les erreurs qui génèrent un travail administratif long et inutile.
Lorsque la commande correspond à la livraison, après déchargement, mais avant le départ du transporteur, le réceptionneur doit comparer la quantité de marchandises livrée avec celle indiquée sur le BU afin d’émettre une réserve sur le bon de transport en cas de différence. Si cela se produit, il doit immédiatement en faire part à l’acheteur pour qu’il règle le litige avec le transporteur. Le réceptionneur doit vérifier également a livraison avant le départ du transporteur, que l’aspect de la marchandise ne laisse supposer aucun dommage subi pendant le transport.
Si la marchandise est endommagée, il devra émettre une réserve sur le BL et transmettre les informations à l’acheteur afin de régler le litige. La quantité livrée est comparée avec la quantité commandée. Ce travail peut demander du temps et le transporteur n’est en aucun cas la cause de l’écart éventuel. Lorsque la quantité livrée, le bon de livraison et le bon de commande sont conformes, le réc commande sont conformes, le réceptionneur doit apposer n tampon sur le bon de livraison du fournisseur indiquant « conforme à la commande » ou signer.
Si la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée : le réceptionneur doit en informer l’approvisionneur. Le surplus pourra être accepté ou rejeté suivant les besoins de l’entreprise. Sil est refusé, l’approvisionneur devra en informer le fournisseur qui se chargera de rapatrier ce surplus à ses propres frais. Ill. 5. Le contrôle qualitatif. Le contrôle qualitatif doit porter sur plusieurs points : Inspecter les matières afin de détecter les anomalies visibles, Contrôler les artlcles les plus sensibles avec une plus grande rigueur a Organoleptiques (aspect, couleur, odeur, goût… , Dimensionnels, a Composition chimique,. III. 6. Le paiement de la facture Deux règles doivent être respectées pour le paiement des factures fournisseurs ; Une facture ne doit être réglée que si elle correspond à des marchandises commandées, reçues et reconnues conformes, Dès lors que la première condition est remplie, le fournisseur doit être réglé dans les délais convenus. Il est recommandé que le règlement des fournisseurs soit effectué dans la mesure du possible par la banque. Toute fois, les factures dont le montant n’excède pas 100. 00 F CFA sont payées par la caisse. 1- Par la caisse Les factures fournisseurs à régler sont classées par date d’échéance. A l’échéance, l’agent comptable analytique établit l’ordre de r classées par date d’échéance. A l’échéance, l’agent comptable analytique établit l’ordre de règlement en deux exemplaires. Le premier doit contenir les références du fournisseur, de la facture et de la pièce de caisse ainsi que le montant de la somme ? régler. Le second, carboné indique la partie comptabilisation.
Il ransmet ensuite la facture et l’ordre de règlement au Directeur Général Adjoint pour signature. Le Directeur Général Adjoint procède : o à la vérification de l’échéance de la facture et à sa comptabilisation ; o à la vérification de l’apposition de la mention « BON A PAYER » sur la facture par le service bénéficiaire de la prestation ; o au contrôle du montant de la facture. Il signe ensuite le chèque et transmet le dossier à l’agent comptable analytique pour règlement à la caisse. – Par la banque 2. 1 Par chèque L’agent comptable banque consulte tous les matins l’échéancier ournisseurs, collecte les factures échues pour l’établissement des chèques. un ordre de règlement est alors établi en deux exemplaires et contient les références du fournisseur et des factures ainsi que le détail par facture des sommes à payer. Le chèque est ensuite établi et porte la mention « PAYE » ; le numéro du chèque est reporté sur la facture à payer, puis le est transmis au chef comptable.
Ce dernier vérifie : o l’établissement des ordres de règlement et des chèques o le total à payer indiqué sur chaque ordre de règlement ; o les montants du chèque et de l’ordre de règlement pour chaque ournisseur ; o le paraphe des ordres PAGF montants du chèque et de l’ordre de règlement pour chaque o le paraphe des ordres de règlement et du talon des chèques. Il transmet ensuite le dossier au Directeur Général Adjoint pour signature. Ce dernier transmet à son tour par le biais de l’agent comptable banque, le dossier au Directeur Général qui effectue les mêmes vérifications que le Directeur Général Adjoint.
Il vérifie la signature des chèques et des ordres de règlement du Directeur Général Adjoint, signe ensuite les chèques et ordres de règlement et retourne le dossier au service comptabilité. L’agent comptable procède à la comptabilisation de l’ordre de règlement par chèque d’une part et à la remise du chèque au fournisseur ou à son représentant d’autre part. 2. 2 Par virement bancaire Les règlements par virement bancaire concernent les fournisseurs étrangers et parfois les fournisseurs dont les modalités de paiement (par virement bancaire) sont indiqués sur leur facture.
VÉRIFICATION DE LA FACTURE A la réception des factures fournisseurs, la standardiste procède successivement à : o l’établissement d’une photocopie de la facture ; o l’agrafage de la fiche d’imputation comptab e à l’originale de la acture ; o l’attribution d’un numéro d’ordre chronologique (ordre d’arrivée des factures) et mention de ce numéro sur la facture et la copie de la facture ; o l’archivage de la copie de la facture dans le classeur arrivée facture au bureau de la standardiste , o la transmission de l’originale de la facture ag afée à la fiche d’imputation comptable au responsabl la transmission de l’originale de la facture agrafée à la fiche d’imputation comptable au responsable comptabilité analytique. Le responsable comptabilité analytique met à jour l’échéancier fournisseur puis transmet la facture au chef comptable pour érification et validation. Dès réception de la facture, le chef comptable vérifie et effectue les imputations comptables.
Ces travaux sont effectués dans l’ordre suivant : o contrôle de la facture en la rapprochant du bon de commande et du bon de livraison , o imputation comptable et saisie de la facture fournisseur puis validation de la saisie ; o attribution du numéro chronologique de la saisie sur la fiche d’imputation jointe à la facture fournisseur ; o mise à jour de l’échéancier sur le logiciel comptable pendant la saisie ; o remise de la facture fournisseur à l’aide comptable pour la ertification de la facture. Après validation de la saisie, l’aide comptable transmet l’originale de la facture agrafée à la fiche d’imputation au service bénéficiaire de la prestation pour la certification de la facture en portant la mention « BON A PAYER Ensuite, le chef service bénéficiaire vérifie si la commande a été livrée en totalité d’une part, et appose la mention « BON A PAYER » d’autre part. Enfin, il transmet la facture à l’agent comptable analytique par le biais de son aide comptable pour l’archivage provisoire de la facture en attente de l’échéance de règlement de la facture.
