ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables H MODULE H PROCEDURES COMPTABLES SOMMAIRE MODULE H PROCEDURES COMPTABLES 5 6 ORGANISATION COM REFERENTIEL COMPT 2 ora2 Sni* to View CARACTÉRISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE CAS DE LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE DE GESTION……….. PRINCIPES COMPTABLES AppLlCABLES DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEM E SUPPORTS COMPTABLES PERSONNEL COMPTABLE H. 2. 7 CODIFICATIONS FINANCIERES 13 CODIFICA IONS GEOGRAPHIQUES H. 3 SCHÉMAS COMPTABLES . 14 OPERATIONS SUR RESSOURCES PROPRES DE L’AGENCE . H. 3. 2 OPERATIONS DE PROJETS CONFIES H. 3. 3 OPERATIONS DE FIN
MOUVEMENTS DE FONDS 22 D’ EXERCICE • • • • 20 17 H. 4 CONSERVATION DES DOCUMENTS 23 NATURE DES DOCUMENTS — — H. 4. 2 DELAS DE CONSERVATION PAGF 9 COMPTES… • • 25 ECRITURES DE REGULARISATION . 25 H. 6 ETATS FINANCIERS.. 26 H. 6. 1 ETATS FINANCIERS DE L’AGENCE H. 6. 2 ETATS FINANCIERS DE PROJETS EXECUTES — 26 H. 7 ANNEXES DIJ MODULE… 28 H. 13 H. l. 4 H. 15 H. l. 6 Procédures Comptables ATRACOM-centrafrique . 26 H. l ORGANISATION COMPTABLE H. l. l RÉFÉRENTIEL COMPTABLE La comptabilité de l’Aeenc Ion les règles du plan requises, répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de ‘Agence.
Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires de l’Agence pour les aider à planifier, contrôler et évaluer l’exécution et les résultats des opérations. Pour assurer une information fiable sur ses activités, l’Agence tient : une comptabilité générale et auxlliaire axée sur l’enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par le SYSCOA ; une comptabilité analytique comportant l’imputation des transactions selon le découpage analytique de ses activités (projets, composantes, sites éographiques, etc. , leur traitement et la production des états analytiques d’activité ; une comptabilité budgétaire pour l’inscription des crédits budgétaires, l’engagement des dépenses, le suivl, la révision des crédits; et la production des états budgétaires ; une comptabilité financièr 9 opérations de l’indication de l’origine du journal, du contenu et de l’imputation de l’opération ; 1’irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultérieures ; 2 la chronologie des opérations ecarte toute possibilité d’insertion ntercalaire ou d’addition ultérieure , 2 les enregistrements sont classés dans l’ordre chronologique selon la date de valeur comptable des opérations ; les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ; 1’organisation comptable informatisée garantit les contrôles a posteriori ; 2 les éditions du système sont datées et numérotées.
Supports Le schéma général du système se présente comme suit : SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE PIECES COMPTABLES Budgets LIVRES COMPTABLES Traitements manuels et PAGF s 9 Chaque Agence est encouragée à développer et à mettre en place une comptabilité nalytique de gestion (CAGE). Bien que d’énormes efforts soient nécessaires pour mettre en œuvre une CAGE opérationnelle, elle reste dans certains cas, une conditionnalité. La CAGE doit permettre de répondre à l’interrogation suivante : quel sera le taux de participation aux frais que l’Agence est en droit de demander pour esperer couvrir l’ensemble de ses charges ? » Le système de CAGE devra être simple et fiable. En particulier, la CAGE doit permettre de : 1 . connaître le coût des prestations d’une convention de financement 2. onnaître le coût de gestion de chaque projet réalisé dans le cadre d’une convention de . combien coûtent à l’Agence, les catégories de travaux (projets de réhabilitation, projets de constructions neuves, projets de travaux de drainage, etc… ) 4. les taux de prestations facturés aux maîtres d’ouvrages sont-ils en rapport avec les charges occasionnées par la gestion des projets de la MOD ? La méthode, en ce cas, la plus appropriée est la méthode des coûts complets. La procédure paracomptable est plus indiquée car elle ne nécessite pas une écriture en partie double mais elle utilise directement les mêmes renseignements en comptabilité générale.
Cela suppose que le logiciel comptable propose une odification analytique complémentaire aux comptes généraux : 2 codification des conventions de maîtrise d’ouvrage déléguée, 2 codification des établisse ence y compris le sièee, PAGF 6 9 calcul sera lancé au moyen d’un menu de commandes intégrées au logiciel ; le calcul pouvant être fait à tout moment, il importe que le problème des charges globales annuelles soit traité afin d’obtenir des résultats pertinents : loyers, primes d’assurances, amortissements, consommables comptabilisées globalement, dépenses de services annuels. 2. Comment résoudre le problème des charges globales ?
La solution la plus appropriée est celle de l’abonnement des charges. L’abonnement des charges consiste à incorporer aux coûts calculés périodiquement la quotité de ces charges qui revient à la période • 2 pour les charges dont le montant est connu au début de l’exercice, il suffira de comptabiliser chaque mois, un douzième de ce montant ; 2 pour les autres charges dont le montant n’est pas connu au début de l’exercice, il faut : o d’abord, faire une estimation du montant à payer sur la base de l’exercice précédent ; o ensuite, comptabiliser chaque mois, un douzième de ce montant prévisionnel ; dès que le montant réel est connu, on régularise les écarts. I–;. 1. PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES Chaque système comptable observe tout au moins les principes comptables suivants : PAGF 7 9 clôture de l’exercice. L’application de ce principe conduit, par exemple, ? répartir l’amortissement des biens durables en tranches annuelles ; inscrire, dans les charges de l’exercice, les charges et les pertes probables ; répartir à la clôture de l’exercice les charges et les produits constatés d’avance ; inscrire dans le résu tat de l’exercice les produits à recevoir et les charges à payer. H. l . 4. CONTINUITÉ DE L’EXPLOITATION Ce principe repose sur le fait que l’entreprise est considérée comme étant en activité et devant continuer à l’être dans un futur raisonnablement prévisible.
La définition du plan d’amortissement des biens durables découle de l’application de ce principe. H. l . 4. 3 COUT HISTORIQUE La comptabilité est tenue suivant le principe du coût ce qui signifie que les biens sont pris en comptabilité à leur date d’entrée dans le patrimoine et à leur coût d’acquisition exprimés en unités monétaires courantes. Les biens de l’Agence sont ainsi comptabillsés à leur coût istorique d’acquisition qui est composé du prix d’achat augmentés des frais accessoires d’achat. H. l . 4. 4 PRUDENCE 9 les états financiers doivent être préparés, présentés et évalués selon les mêmes formes et les mêmes méthodes d’un exercice à l’autre.
La méthode de comptabllisation utilisée (la comptabilité d’engagements) est une application de ce principe. En effet, les transactions sont constatées au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur décaissement ou encaissement. Les changements de méthodes sont fortement déconseillés. Tout hangement éventuel doit être justifié et approuvé avant d’être mis en oeuvre. H. l . 4. 6 TRANSPARENCE Le principe de transparence exige la présentation d’une information loyale, complète et claire des états financiers de l’Agence. Il correspond à l’application correcte et permanente de l’ensemble des règles et principes comptables énoncés. 4. IMPORTANCE SIGNIFICATIVE La prise en compte de ce principe conduit à faire figurer dans les états financiers tous les éléments susceptibles d’avoir une influence sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l’Agence. Ce principe vise à donner aux destinataires es états financiers une information complète et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motivé sur la sltuation exacte de l’Agence. H. l . 4. 8 CORRESPONDANCE DES BILANS Selon ce principe, les soldes d’ouverture du bilan de l’exercice sont identiques aux soldes de clôture de l’exer composantes de son système général de gestion intégrée qui comprend le suivi financier mais aussi le suivi physique des activités exécutées.
Ce système général repose sur les principes sulvants toute information d’ordre comptable ou physique n’est saisie qu’en une seule fois à partir d’une seule et même pièce justificative ; les imputations sont faites selon un système multicritères (budgétaire, engagements, comptes généraux et auxiliaires, financier, analytique) ; 2 toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif ? la validation des saisies. I–;. 1. 5. 1 RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES Lors de la réception du courrier externe par la STR, les pièces justificatives de nature comptable reçoivent les références de réception (date, no d’ordre) puis sont enregistrées dans un registre particulier puis transmises au CPT après visa du DG et du DAF.
Les pièces internes sont transmises directement par le service émetteur au CPT pour traitement. H. l. 5. 2 IMPUTATION DES PIECES Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d’imputation permettant d’apposer les mentions des codifications antérieurement préparées. Les pièces sont traitées par le CPT par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et classées. Chaque pièce comptable est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires éventuellement, les comptes budgétaires, les codes analytiques et financiers Les imputations sont approuvées ar le DAF (ou un chef comptable) soit a priori, s
