CHAPITRE ORGANISATION DU SERVICE ACHATS CHAPITRE : ORGANISATION DU SERVICE ACHATS I-PROCEDURES GENERALES DES ACHATS A MTN-CI 1-1 – Généralités MTN-CI a opté pour une centralisation des achats (tous les achats pour le compte de l’entreprise sont réalisés par une seule et même entité : le Service Achats), afin de maîtriser les flux de dépenses au sein de la compagnie et de réaliser des économies importantes sur les différents achats effectués.
Le Service Achats de MTN-CI dispose de 3 Acheteurs : un Acheteur Réseaux et Constructions, chargé du traitement de tous les besoins d’ac que tout autre achat un Acheteur Market achats de produits c relatifs au Marketing. aux et locaux ainsi nve or26 o t qui gère tous les ues et les achats un Acheteur Matériels et Equipements chargé de l’achat de matériels et services d’entretiens (sites, véhicules, agences, etc. ). Ces trois Acheteurs travaillent sous la supervision directe du Chef du service qui rend comptes au Sous Directeur Approvisionnements. La Sous Direction Approvisionnements dépend de la Direction Financière.
SERVICE ACHATS SERVICE LOGISTIQUE MAGASIN Sous Direction Approvisionnements DIRECTION FINANCIERE Graphe 1 : Organigramme de la Sous-Direction Approvisionnements La Sous-Direction Approvisionnements est composée de trois (03) fournisseurs (Appels d’offres ou consultations restreintes par téléphone ou par télécopies) (Cf. annexe 2) ; – Emission des bons de commandes , – Transmission au Service Logistique pour suivi des dossiers (Suivi de livraisons , lancement des procédures de règlement des fournisseurs, etc. ). 2- Le service Logistique se trouve au centre du processus des approvisionnements.
Il est chargé de – Réceptionner les Bons de Commandes et Lettres de Commandes (annexes 3 et 4) émis par le Service Achats ; Suivre et vérifier les livraisons selon les Bons de Commandes – Emettre la facture du fournisseur après réception du bordereau de livraison (annexes 5) ; – Dispatcher les articles commandés. 3- Le Magasin en aval du processus d’approvisionnements veille • A la réception de la commande selon le bon de commande ; Au stockage des articles commandés ; – Au suivi du niveau des stocks. La Sous Direction Approvisionnements (SDA) est l’organe régulateur de l’activité de ces trois services cités plus haut.
II doit assurer le bon fonctionnement de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnements. Il a ainsi pour mission de procéder : – A la validation des bons de commandes conformes aux besoins d’achats, Au suivi et au contrôle des lignes budgétaires ; A la supeNision de l’ensemble des activités de chacun des trois sen,’ices. ACHETEUR RÉSEAUX ET CONSTRUCTION CHEF DE SERVICE ACHATS CHEF DE DIVISION ACHATS ACHETEUR MATERIELS ET EQUIPEMENTS ACHETEUR MARKETING ET CONSUMER PRODUCTS SOUS DIRECTEUR APPROVISIONNEMENTS Postes vacants Graphe 2 : Organigramme du Sen. ice Achats Le Chef du Sep. ‘ice Achats PAGF OF Achats Le Chef du Service Achats : – Réceptionne des besoins d’achats en provenance de toutes les irections de manière physique ou par mail ; – S’informe de la situation des besoins d’achats et des bons de commande au jour le jou Coordonne toutes les activités au sein du service ; Pilote ou participe à la prise de décision au sein du comité de marché (Tender Committee2(*)) ; Suit et contrôle le niveau des stocks en étroite relation avec les Chefs des Services Logistique et Magasin. L’Acheteur : – Réceptionne les B.
A transmis par le Chef du Service Achats – ance les consultations selon le timing donné par le Chef du servlce ; Prépare un Mémo de sélection (voir annexe 3) des fournisseurs ? l’appréciation du Chef du Service Achats ; – Etablit le bon de commande seulement après validation du Mémo de sélection des fournisseurs par le Chef du service et le SDA; – Transmet le bon de commande au Service Logistique pour remise aux fournisseurs. 1-2-Achats locaux Les achats locaux sont constitués par l’ensemble des achats effectués sur le territoire national auprès de fournisseurs implantés en Côte d’Ivoire. -3-Achats imports Ces achats sont faits auprès de fournisseurs étrangers. Il s’agit très souvent d’investissements lourds. Il-SEGMENTATION DU SERVICE ACHATS 11-1 -Achats Matériels et Equipements Les achats Matériels et Equipements ont un poids relativement faible dans le budget achats de MTN-CI (un peu plus de 3% du budget achats). Toutefois, ils demeurent indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Ce sont pour la plupart de nés au fonctionnement. PAGF achats destinés au fonctionnement. 1-2-Achats Marketing et Consumer Products Plus de 31% des Achats à MTN-CI sont constitués des achats relatlfs au Marketing (Campagnes publicltaires, téléphones cellulaires, recharges, etc. ) ainsi que les achats des produits consommateurs (Matériels informatiques, matériels bureautiques, etc. ). La clientèle interne de l’Acheteur Marketing et Consumer Products est issue à 80 % des Directions Marketing et Commerciale. Cette clientèle se manifeste plus pendant les périodes de fortes campagnes (Fêtes de fin d’année, Fêtes en cours d’année : Pâques, St Valentin, etc. 11-3-Achats Réseaux et Constructions Les achats Réseaux et Construction représentent plus de 6496 du budget achats. Il est très vital pour la survie de la compagnie. Les Achats réseaux et construction sont généralement des investissements et leur valeur par commande se situe entre 1 5 000 000 (quinze millions) et 4 000 000 000 (quatre milliards) e F CFA. Ses clients sont à 95 % des demandeurs de la Direction Technique Le graphe ci-dessous nous montre la répartition du budget achats 2007 par segment d’achats.
Graphe 3 : Poids budgétaire par segment d’achats Ill- DESCRIPTION DU CYCLE DE TRAITEMENT DES BESOINS D’ACHATS Avant de décrire le processus de traitement d’un besoin d’achats (B. A), notons qu’il faut faire une distinction entre les B. A dont le traitement est moins contraignant et pour lesquels la consultation des fournisseurs se fait par simples appels téléphoniques ou par fax (ces besoins sont généralement de valeur monétaire elativement faible), et les B.
A dont le traitement plus contraignant nécessite la rédaction de courriers de consultations le traitement plus contraignant nécessite la rédaction de courriers de consultations restreintes (Appels d’offres). Pour le premier type de traitement (consultation des fournisseurs par Fax ou téléphone), une fois que l’Acheteur reçoit le B. A du Chef de service, il vérifie bien qu’il s’agit d’un besoin dont la valeur est comprise entre 500 000 F CFA et 3 000 000 F CFA.
Il identifie ensuite selon la nature et la valeur du besoin, le nombre de fournisseurs à consulter (cf. ableau 1), puis la liste des fournisseurs répertoriés dans sa base de données qui sont susceptibles de fournir les biens ou services exprimés. Une fois les fournisseurs identifiés, l’Acheteur les appelle ou leur envoie par fax la liste des articles désirés. Ceux-ci répondent au plus tard dans les 72h qul suivent en envoyant par télécopie leur différentes cotations.
L’Acheteur établit par la suite un Mémo de sélection (Annexe 6) et choisit le fournisseur le mieux disant pour ensuite éditer le bon de commande qui sera validé par le sous Directeur Approvisionnements. Lorsque la valeur du besoin st supérieure à 15 000 000 F CFA, son traitement se fait de la seconde façon (voir deuxième type de traitement de besoins décrit dans le tableau 2). Tableau 1 : Nombre de fournisseurs à consulter par tranche de valeur du besoin Valeur du Besoin d’Achats (B. A) Nombre de Fournisseurs à consulter Montant supérieur à 15 000 000 Fcfa A.
O (Appel dOffres) 3 fournisseurs au moins Entre 5 000 000 et 15 000 000 Fcfa Consultation restreinte de trois (03) fournisseurs par Fax Entre 500 000 et 5 000 000 Fcfa Consultation de deux (02) fournisseurs par Fax ou E-mail Montant inférieur à 500 000 Fcfa 1 (un) PAGF s OF 01 (un) fournisseur par Fax ou par Téléphone ou par E-mail • Le second type de traitement est plus long et implique de nombreux intervenants. Nous le résumons en 6 étapes dans le tableau 2 ci-après. Ce type de traitement concerne les Achats de plus de 15 000 000 F CFA (Quinze millions). Ce sont généralement des investissements.
Tableau 2 : Cycle de traitement d’un B. A par consultation restreinte ETAPES PRINCIPAUX ACTEURS TACHES Réception du B. A et préparation de l’Appel d’offre (AO) ACHETEUR L’Acheteur reçoit le B. A du Chef de Sen,’ice Achats, prend onnaissance du contenu, s’assure que le besoin a une valeur estimative supérieure à 15 000 000 F CFA et que le demandeur y a joint un cahier des charges. L ‘Acheteur procède ensuite à la rédaction des courriers de consultations destinés aux potentiels fournisseurs, puis les fait corriger et signer par le Sous Directeur Approvisionnements.
Transmission des Courriers d’AO aux fournisseurs puis attente de réponses l_Jne fois les courriers d’AO validés et signés par le Sous Directeur Approvisionnements, l’Acheteur les transmet aux différents fournisseurs et leur accorde un délai moyen butoir de 02 emaines pour recevoir les différentes offres. Dépouillement et validatio es offres 6 OF l’Acheteur informe par mail les Services Juridique et Audit de la date de dépouillements. Le dépouillement des Offres se fait en toute transparence en présence des intervenants ci-dessus cités.
Ces offres sont ensuite transmises au demandeur pour valldation technique Mémo de sélection et Validation ACHETEUR – DEMANDEUR – SDA Après validation technique des offres par le demandeur, « Acheteur récupère les offres avec les notes techniques puis élabore le Mémo de sélection. Ce mémo permettra e déterminer le meilleur fournisseur offrant les biens ou servlces demandés dans les meilleurs délais, avec le meilleur rapport qualité / prix et les conditions de règlement les plus avantageuses.
Ce Mémo est ensuite transmis au SDA puis au Demandeur pour validation. Préparation et Signature du CAPEX Mémo (annexe 7) ACHETEUR – DEMANDEUR Une fois la valeur du besoin connue à travers les différentes offres, il peut être exigé un Mémo Capex. L’Acheteur prépare alors ce Mémo Capex puis le fait valider. Présentation Mémo Capex et Mémo de sélection au Tender Committee CHEF DE SERVICE ACHATS – TOUTE L’ÉQUIPE DU TENDER COMMITEE Le Tender Committee ou comité des marchés est l’organe qui siège pour la sélection des marchés de grande importance.
Le SDA et le Chef du Service Achats présentent le Mémo de sélection et le Mémo Capex (lorsqu’il est exigé) au Tender Committee. C’est à la fin de ce Tender que le fournisseur est définitivement retenu. L’Acheteur peut alors éditer le B/C locales ou import (annexe 8) pour passer la commande 7 OF DIAGNOSTIC DE L’ORGANISATION DU SERVICE ACHATS CHAPITRE II : DIAGNOSTIC DE L’ORGANISATION DU SERVICE ACHATS I-FORCES DU SERVICE 1-1- Un personnel dynamique et dévoué Rappelons que MTN-CI a opté pour une centralisation des Achats.
En d’autres termes, tous les achats de ses vingt (20) agences sont effectués par une seule et même entité : le Service Achats. Ces achats sont effectués par trois Acheteurs sous la supervision du Chef du Service Achats. Malgré le « torrent » de dossiers qui arrivent chaque jour avec pour la plupart, la même étiquette d’urgence et en dépit de la pression constante sous laquelle ils travalllent continuellement, les Acheteurs de MTN-CI ne cessent de faire preuve de épassement de soi, de sacrifice et de rigueur pour répondre au mieux, aux demandes de leurs « clients ».
Cest sans se faire prier que le personnel du Service Achats ? l’image de son Sous-Directeur des Approvisionnements reste travailler jusqu’à 20 h voir 21 h bien que l’heure réglementaire de fermeture des bureaux soit 18 h. De plus, tous les autres services ont droit à une pause à 16 h, mais le personnel des achats accepte de se priver de cette pause dans le seul but de satisfaire tous les demandeurs d’achats. Le samedi est désormais tacitement devenu un jour ouvré pour le personnel du service.
Certains vont jusqu’à travailler les dimanches et jours fériés. Autant d’éléments qui mettent en exergue le dynamisme et le dévouement des acteurs du Service Achats (du SDA aux Acheteurs en passant par le Chef de Service Achats) dans la réalisation de leur mission, c’est-a-dire : satisfai 8 OF satisfaire leurs « clients » En dépit de tous ces efforts, force est de reconnaitre que le niveau de satisfaction de la clientèle interne n’est guère satisfalsant. -2- Un Service Achats informatisé Le Service Achats est doté de 07 (sept) ordinateurs Pentium 4 de marque HP (Hewlett Packard) dont 06 sont connectés au réseau ntranet de MTN-CI. Le service dispose d’une imprimante laser (HP 4200) à tirages rapides, mise en réseau avec six des sept ordinateurs du service pour les impressions ordinaires. Une imprimante spécialement réservée pour les impressions de Bons de Commandes est utillsée par trois des sept ordinateurs (ceux des Acheteurs).
Cette imprimante (EPSON MATRICIELLE) a été livrée avec un logiciel (SARI LINE 100) spécialement conçu pou l’édition des bons de commandes. ll- LES FAIBLESSES DU SERVICE 11-1- Un déficit de personnel Le Service Achats de MTN-CI souffre énormément d’un véritable éficit de personnel. Chacun des Acheteurs enregistre toujours de nombreux dossiers en retard de traitement, et ce, quelque soit la pér10de de l’année. Les Acheteurs, malgré le grand sacrifice consenti, n’arrivent pas ? traiter tous leurs dossiers à temps.
Un point réalisé le 13 juillet 2007 nous montre que le service a enregistré une fois de plus de nombreux retards. Sur les trois derniers mois par exemple (Avril – Mai – Juin), le service a enregistré 95 dossiers en retards repartis comme suit par Acheteur (Voir graphe 4). Graphe 4 : Répartition des retards par segment d’achats A l’observation de ce graphe, nous remarquons que plus de 50 % des dossiers en retard sont des B. A adressés à l’Acheteur en charge du segment d’achats Réseaux et Construc PAGF q OF retard sont des B.
A adressés à l’Acheteur en charge du segment d’achats Réseaux et Construction. Cela s’explique par le fait que la majorité des dossiers de ce segment d’achats est traitée par consultations restreintes ou appels d’offres. La durée moyenne pour finaliser un tel type de besoin est de 6 semaines. Vu que ces achats sont très stratégiques pour la compagnie, ils nécessitent beaucoup plus d’attention et donc plus de temps. Les achats marketing et Consumer Products accusent environ 29 % des retards.
Ce segment d’achats ressent le plus les effets de la forte concurrence qui prévaut actuellement sur le marché de la téléphonie mobile. C’est un segment qui demande beaucoup plus de réactivité surtout lors des fortes campagnes de promotions. 11-2- Déficit de communication En outre, nous avons remarqué l’absence de réunions hebdomadaires ou mensuelles entre le chef du service et ses différents Acheteurs. Le chef de service étant le représentant du service auprès de la hiérarchie est le premier responsable de la qualité des prestations ournies par ses agents, il se doit d’être à leur écoute.
Outre les demandes de points budgétaires, savings (économes réalisees sur une opération d’achat), points de suivis et engagements, le Chef du Service Achats doit s’enquérir des problèmes que rencontrent ses administrés dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes, recueillir leurs critiques, avis et suggestions. Cela évite beaucoup les malentendus et permet de mieux imprégner les Acheteurs des objectifs à court, mayen et long terme, et de les responsabiliser davantage pour l’atteinte de ces objectifs. 11-3- De longs délais de traitement des Besoins d’achats
