LES TECHNIQUES D’ELABORATION DU MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES. or2s Sni* to View CONTENU Module 1 : Les procédures et le manuel de procédures administratives, comptables et financières Des processus aux procédures Intérêt des procédures dans l’entreprise Le manuel de procédures administratives, comptables et financières (M PACF) Qui doit rédiger le MPACF ? Module 2 : Comment rédiger le manuel de procédures administratives comptables et financières ? production (output).
Cette finalité relève généralement d’une même fonction. Ainsi, selon l’entreprise, selon sa taille et la complexité de ses techniques, il est possible de distinguer des processus de fabrication, de conditionnement, de prospection clientèle, de vente, etc. Par redécoupage progressif, chacun de ces processus peut être décliné à son tour en démarches simples : les procédures. Par exemple, le processus de vente se décline en procédures d’enregistrement des commandes, de facturation, d’expédition et de recouvrement.
Au cours de chacune de ces procédures, un petit groupe de personnes réalise une suite ordonnée de tâches isant à obtenir un résu tat déterminé. Chaque procédure est une manière d’enchaîner les tâches élémentaires standardisées. Elle est déclenchée en amont par l’expression d’un besoin quelconque et limitée en aval par l’obtention d’un résultat attendu. ll- Intérêt des procédures dans Pentreprise Toute entreprlse peut être décrite comme un ensemble d’hommes et de machines qui sont reliés entre eux par des procédures.
Celles-ci évoluent constamment afin de répondre à des réalités sans cesse changeantes. Naturellement, ces procédures n’existent pas toujours sous forme écrite. Lorsqu’elles e sont inscrites que dans les mémoires humaines, leur mise ? jour est plus difficile à assurer. Elles n’ont alors que la consistance d’habitudes routinières et elles sont rapidement dégradables dans le temps. Pourtant, leur éventuelle cohérence reste un élément clé de l’efficacité de l’ensemble.
Pour maîtriser sa complexité et sa cohésion, au fur et à mesure que l’entreprise s OF que rentreprise se développe, elle doit se doter de supports écrits et des moyens de contrôle consignés dans un document communément appelé manuels de procédures. Ill- Le manuel de procédures administratives, comptables et inancières (M financières est un document qui formalise les procédures administratives, comptables et financieres de l’entreprise. Il décrit de manière détaillée la nature et le contenu des tâches qui doivent être exécutées par chacun des acteurs intervenants dans la procédure.
La codification et la formalisation des procédures en tenant compte des exigences du contrôle interne comportent les avantages suivants • assurer la cohérence et la permanence des procédures ; constituer une référence officielle, permettant d’effectuer à tout moment les contrôles d’application ider à la formation rapide des collaborateurs ; favoriser l’efficacité et l’efficience du contrôle interne. Le manuel de procédures permet de ce fait la mise en application des principes fondamentaux de contrôle interne et constitue le principal outil par lequel la direction garde le contrôle des opérations.
L’existence du manuel de procédures est une condition de transparence dans la gestion. Pour que cette transparence soit effective, il faut la volonté active de la Direction, la disponibilité et l’adhésion formelle du personnel aux procédures qui seront mises en place. Par ailleurs, les procédures oivent être souples, pratiques et simples pour faciliter la mise en œuvre des activités. procédures doivent être souples, pratiques et simples pour faciliter la mise en œuvre des activités. – Objectifs et enjeux du manuel de procédures Objectifs L’objectif général associé à la réalisation du manuel de procédures est de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement des opérations. Les objectifs spécifiques du manuel de procédures sont : assurer la régularité et la sincérité du traitement des opérations : L’existence de procédures formalisées évite pour les opérations e même nature de subir des traitements différents suivant les agents ou même quelquefois par un même agent comme c’est souvent le cas dans les procédures informelles. aciliter la formation du personnel et garantir l’homogénéité des pratiques L’existence d’un manuel de procédures : permet à l’agent de se former et de s’informer sur les normes et les pratiques retenues par l’organisation (entreprise, service pour le traitement des opérations. Ainsi par exemple, la formation d’un nouvel agent peut être longue et incomplète si elle se fait oralement sans documents formels et permettra à Forganisation entreprise, service de disposer de pratiques qui assurent sa pérennité. acilite l’interchangeabilité des postes ou les affectations de personnel dans la mesure où l’agent nouvellement affecté peut facilement, du fait de l’existence de procédures écrites, se familiariser avec ses tâches et les accomplir aisément. améliorer la productivité du personnel L’existence d’un manuel de procédures évite à l’agent de perd inutilement de temps à la recherche du type de traitement ? effectuer car I l’agent de perd inutilement de temps à la recherche du type de traitement à effectuer car les procédures lui indiquent la émarche à suivre, ce qui génère des gains de productivité. aciliter les opérations de contrôle Le manuel des procédures est un outil de travail indispensable pour le contrôle de l’exécution des tâches. Dans les procédures, on distingue les tâches d’exécution et les tâches de contrôle. Ainsi, l’existence d’un manuel facilite les travaux de contrôle et constitue un élément de limitation des risques d’erreurs, de fraudes ou d’irrégularités. renforcer le dispositif de contrôle interne de l’entité L’existence d’un manuel de procédures et surtout son application oncourent au renforcement du contrôle interne. ugmenter la fiabilité des informations produites La fiabilité des informations produites à des fins de gestion ou de décision dépend essentiellement du respect des procédures définies. Lorsque celles-ci n’existent pas, une marge d’erreur plus grande est constatée. Enjeux Le Manuel de procédures présent des enjeux juridiques, économiques et culturels Enjeux juridiques L’acte uniforme (OHADA) L’une des innovations majeures de l’Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique (OHADA) est l’institution obligatoire incombant à toutes les entreprises ‘établir un manuel de procédures.
Cette mesure vise ? « permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement » (OHADA : traité et actes uniformes commentés et annotés, 2008, 3ème édition JURISCOPE, page 607 cedex, France) vise à atteindre un objectif bien déterminé. La piste de l’auditeur PAGF s OF page 607 Cedex, France) vise à atteindre un objectif bien déterminé. L’existence conjointe des procédures et de l’audit conditlonne en partie l’attention et le respect qui sont accordés aux règles. Les procédures sont d’autant plus appliquées qu’elles sont réputées ontrôlables.
Les contrôles a posteriori accroissent la valeur du dispositif, allégeant du même coup la charge de l’encadrement direct. On le sait, la confiance n’exclut pas le contrôle. Toutefois, pour éviter que les contrôles ne viennent entamer la confiance et l’esprit d’initiative, ils doivent être légitimes. Dans la mesure où les procédures ont fait fobjet d’un débat au moment de leur rédaction et où elles apparaissent comme un engagement commun, elles forment une base de contrôle acceptable. Les procédures formalisées doivent constituer la référence première de l’auditeur.
D’un côté, elles fournissent une piste utile pour ses travaux d’investigation. De l’autre, leur absence rendrait le contrôle délicat, voir impossible. En effet, les reproches faits aux agents seraient vivement contestés. Faute d’instructions précises, ceux-ci pourraient arguer de leur « bonne foi », invoquant une « ignorance » qui seralt imputable à leur hiérarchie. L’auditeur, lorsqu’il ne peut pas s’appuyer sur une base objective, relativement incontestable, finit par être l’objet de critiques systématiques.
Il devient soupçonnable de partialité. En définitive, on peut souligner qu’en l’absence d’un contrôle ffectif, les procédures risquent de devenir lettre morte. Réciproquement, en l’absence de procédures écrites, l’audit devient rapidem de devenir lettre morte. Réciproquement, en l’absence de procédures écrites, l’audit devient rapidement impraticable. En fin de compte, l’audit est aussi nécessaire au respect des procédures que les procédures sont utiles au bon déroulement de l’audlt.
Mutuellement indispensables, ils sont inséparables l’un de l’autre. un code de conduite Sur un plan collectif, le manuel de procédures est comparable au code de la route. Il définit des comportements, applicables ar tous, pour des circonstances réelles, précisées à l’avance. La valeur de ce cade est entretenue par l’existence des contrôles. Pour être crédible, il doit également être mis à jour. Il doit s’adapter à l’évolution des techniques. Toutefois, ici, ce sont les conducteurs qul vont veiller à l’actualisation permanente des règles. n code de conduite permet de limiter les risques d’accidents. Grâce aux règles communes, chacun anticipe sur la réaction de ses voisins. Chaque véhicule peut se mouvoir plus librement ? l’intérieur d’un même espace partagé par des acteurs divers, ans qu’il soit nécessaire de se reférer à un centre de décision unique. Sans ce corps de règles, la circulation routiere deviendrait chaotique et dangereuse. Grâce à elle, la fluidité de la circulation se trouve accrue. Les procédures resteront inutilisées si elles ne sont pas prises au sérieux.
Cela suppose que chacun entende bien la demande dont elles sont l’expression et donc que leur contenu ait été débattu entre les intéressés. Enjeux économiques Un investissement significatif Pour l’entreprise, il s’agit d’un investissement, bien que d’ordre immatériel. Il doit être 7 OF significatif mmatériel. Il doit être aussi adapté que possible aux besoins des utilisateurs. Sa réalisation a un coût qui peut être élevé. L’effort correspondant est à rapprocher des bénéfices attendus pour l’organisation.
Il doit rester économiquement justifié. Il importe donc là aussi de débuter la mise en œuvre d’un tel projet par une délimitation claire des objectifs. La transcription d’un savoir organisé La mise par écrit des procédures vise à décrire les tâches effectuées de manière organisée par les différents acteurs. Elle sert à détailler les actions qu’ils réalisent ensemble, à expliciter es enchaînements des opérations et leurs synchronisations. Elle consiste à « mettre à plat » les connaissances implicites incorporées dans l’organisation.
La mémoire de l’organisation Les manuels de procédures servent à capitaliser les savoir-faire individuels et collectifs. Ils en facilitent le stockage et la mise en ordre. Ils forment une véritable mémoire de l’organisation. Fournissant un moyen d’information rapide, ils apportent une garantie de continuité, par exemple lors des mutations de personnel. Le plus souvent, les passations de service sont écourtées, tandis que la négligence des partants et le manque ‘humilité naturel des arrivants font que les méthodes de travail en vigueur ne sont pas toujours appliquées.
Petit à petit, certains détails passent aux oubliettes, jusqu’à ce qu’un incident révèle dégradation du système. Quant aux responsables hiérarchiques fraichement nommés, ils ont tendance à réinventer les métho 8 OF responsables hiérarchiques fraîchement nommés, ils ont tendance à réinventer les méthodes pourtant bien établies. Leurs subordonnées en tirent le sentiment désagréable d’avoir à subir les caprices des supérieurs. La diffusion du savoir-faire Les procédures dressent la liste des actions qui, à la suite d’un événement donné, permettent d’aboutir au résultat escompté.
Elles sont un moyen de divulguer sous forme de documents accessibles à tous, les méthodes préconisées dans l’entreprise et de faire connaitre les conséquences d’erreurs éventuelles. Elles servent à « raconter » le fonctionnement de l’organisation. Leur mise par écrit matérialise les connaissances qui sont d’habitude ? un état diffus dans l’entreprise. La fonction première des manuels est de faire connaître les règles, les méthodes et les séquences mises en œuvre.
Leur rincipale utilité est celle d’un « mode d’emploi Chaque agent peut les consulter pour une prise de connaissance instantanée des modalités d’exécution de ses missions. Il peut y retrouver les tâches qui sont attendues de lui ou de son service. Enjeux culturels Un cadre commun entre des logiques distinctes L’entreprise est un univers diversifié où s’affrontent des fonctions et des logiques souvent contradictoires entre elles, à l’image par exemple, de ce qui oppose les hommes de la fabrication, ceux du sen,’ice commercial et ceux de la comptabilité. Chaque fonction a sa propre langue, à chacune selon son métier.
Sans pouvoir dissiper totalement leurs dissensions, l’existence d’un cadre documentaire unique fournit la base d’un système de communicatlon entre eux. I PAGF q OF cadre documentaire unique fournit la base d’un système de communication entre eux. II leur donne un moyen d’accéder, au moins partiellement, aux contraintes qui régissent leurs partenaires. La direction se trouve moins encombrée de demandes d’arbitrage. Le Manuel de procédures constitue alors un « langage commun » qui donne de la fluidité à l’organisation. Un instrument de décentralisation Les procédures peuvent être un facteur de décentralisation.
Elles fixent les méthodes qui sont admises au sein de l’entreprise. Les responsables hiérarchiques faisant connaître de cette façon ce qu’ils attendent de leurs collaborateurs, leur présence est rendue moins indispensable. Tout en introduisant une cohérence des méthodes et des comportements entre les unités d’un même groupe, les manuels facilitent l’éloignement de la tête. Lorsque la soumission à des règles est bien acceptée par les intéressés, la description rigoureuse et détaillée des tâches constitue une garantie d’efficacité. Un ensemble documentaire
En l’absence de procédures écrites, l’information du personnel se fait souvent par voie de notes de services. Celles-ci présentent l’avantage apparent d’une plus grande légèreté. En réalité, cette légèreté est elle-même leur point faible. La codification des procédures revient implicitement à instaurer un stockage ordonné des consignes afin d’en assurer la diffusion et l’actualisation. Il s’agit en fait de les compiler, d’organiser leurs mises à jour successives et de garantir leur transmission systématique aux utilisateurs. La notion de note de service est alors réservée aux instructions qul ont une
