Rapport d’activité Sommaire Currently in 3rd year of EBP at Kedge International Business School, I evolve in a company abroad for a period of 10 months. I done it in Belgium, more precisely in Brussels at Sogeti Belux a subsidiary of Sogeti, Group, itself a subsidiary of Cap Gemini Group. Sogeti, company launched in 1967 by Serge Kampf in Grenoble, IS an acron and Information Proc Sin or qi story goes that when Sni* to advertising agency G agency gave him thr ess Management e of Spades, and the ampf asked a Small The advertising g of a machine, and As de Trèfle to symbolize luck.
However, the creator chooses the Ace of Spades which is the strongest color in Bridge, this Ace of Spades still bears the coat of arms of Sogeti, and Cap Gemini. Sogeti Group is one of the leaders in IT consultancy in France and in Europe, With more than two thousand employees located in fifteen countries including the United States and India.
Sogeti Belux represents approximately 1200 employees located between Luxembourg and Belgium, among these employees there are approximately nine hundred consultants, a hundred employees With regard to the structure and hundreds of subcontractors internal and external to the group. I held the position of Financial Controller for the Belux region, an and therefore share my weeks between Sogeti offices in Luxembourg and Brussels. I work in the financial department, consisting of different poles: sales assistants, payroll, accounting and financial control.
The team of financial control, represents five per sons and is under the supervision of the CBC). am currently in my fifth month of training, half of it and I am considered a full-fledged employee, which allows me to see real assign tasks similar to those of my calleagues and the goals should reach the same way as everyone else. as also assigned to some additional missions, including important tenders which shows the company’s confidence in me. n this report WIII articulate my résonnement around three axes, first I Will inventory goals and called recurring tasks that were assigned to me during the first five months, then in a second step I Will discuss missions that would qualify as additional to conclude on the results obtained on these missions and by what methods did get these results. l- Recurring tasks and goals in the first five months As I said in my introduction, my internship takes place in the inance department and more specifically financial control service.
Tasks that have been assigned to me was that of a financial controller. So I have missions and objectives that are repeated every month, depending on the financial closing. A month is divided into several parts, the so-called operational during which buslness takes place, t 31 month is divided into several parts, the so-called operational during which business takes place, the so-called pre financial closure as we prepare monthly financial closing and finally closing during which we prepare and send to the group reporting based on financial data of the month.
During the operational part, one of my first task is to control the expense of consultants gelux. These are used in software called « Abanti » all costs incurred during the course of their duties to the customer and must, at the end of the previous month, must give to sales assistants their expenses note signed by their Operational Manager accompanied original tickets of their costs. Once this is done by consultants, assistants send me notes expenses note in paper versions With original receipts and my goal is to control those around thousand expense note before the date of payment by the accounting department.
Between the ime get expenses and when I have to give to accounting, my file With amounts payable for each person, there are about three days so three hundred expense per day to treat. Once the expense note treated I must tackle the treatment of so- called « BCD Travel » bills, _ Those are the traveling invoicies for our employees going abroad, received about a hundred each month. These invoices concern the ticket for planes, trains, and some of the hotels.
My task is to control all of these bills, whether they are justified if there were no errors in billing (eg double billi 3 1 these bills, whether they are justified if there were no errors n billing (eg double billing), and then see With the Operational Manager if they gave their agreements and the project for which our employee has moved is a billable project to the client or if we need to count on our internal budget.
Une fois tout cela contrôler je dois encore encoder les factures « BCD Travel » sur le projet et apposer ma signature afin que le service comptabilité puisse la rentrer dans le système opérationnel financier, afin d’autoriser le paiement du fournisseur. When realized these two tasks we are approaching financial closure and I still have to approve all invoices for subcontractors. As vue use in addition to our own consultants external consultants to the company as well as external consultants to the firm but internal to the group Cap Gemini.
So I need to verify if the hours worked by the consultants in the previous month are correct, otherwise have to see With the sales assistants Why there is a difference and find a way to fix it. Once the hours are correct I have to check that the hourly rate billed to us by the provider is the one we have in the contract between him and Sogeti Belux, ln case of differences have to find which one is right, and thereby correct that in the system. When everything is good can encode involces and affix my signature to authorize the accounting department to pay the consultant.
Then we come to the period known as pre-closing, during th 1 Then we come to the period known as pre-closing, during this period we begin to realize the first reportlng in order to have the first overview of the results of the month. It also allows us to achieve even corrections in the financial system operational before closing it for the month. During this period we are undergoing a lot of pressure because once close we cannot change anything and we will send to the group of data that could e wrong.
Une fois la pré clôture terminée nous pouvons enfin clôturer le mos, lors de cette dernière nous sommes entièrement focalisé sur les données du mois afin de réaliser un reporting le plus précis possible pour le groupe mais surtout pour nous afin de prendre les meilleures décisions pour les mois à venir. Nous travaillons donc étroitement avec le chef financier, les Department Manager et le Chief Executive Officer, car ce sont ces derniers aussi appelé le « COMEX » pour Comité Exécutif qui vont à Paris chaque mois afin de présenter au groupe nos résultats financier et défendre nos décisions.
En plus de ces tâches importantes, j’ai aussi des tâches que l’on pourrait qualifier de secondaires. En effet, je dois contrôler les ventes que les commerciaux rentrent dans le logiciel de gestion commercial appelé « SuperOffice CRM » afin de vérifier la validité des données, la présence des contrats signés par le client et par nous afin de valider la vente. Il faut savoir que nous utilisons ces informati PAGF s 1 client et par nous afin de valider la vente.
Il faut savoir que nous utilisons ces informations par la suite pour calculer les bonus des vendeurs ainsi que leur part variable. Je dois aussi faire le suivi des paiements de notes de frais, car lors du contrôle de ces dernières il arrive que je bloque tout ou partie du montant de ces dernières, ce qui entraîne des interrogations de la part des employés qui se sont vus être payer moins que ce qu’ils avaient déclaré dans leur note de frais.
C’est une tâche qui est assez chronophage car je reçois ces questions pendant que je réalises mes autres missions et je dois donc interrompre ce que je fais afin de vérifier pourquoi l’employé n’a pas eu la totalité de ses frais remboursés. En plus des plaintes des employés oncernant les notes de frais, je dois aussi m’occuper des plaintes des fournisseurs concernant un problème de paiement de leurs factures, ou des demandes de paiement en avance.
Là aussi il faut interrompre ce que je fais et faire des recherches afin de répondre aux fournisseurs dans les plus brefs délais. J’effectue aussi tous les lundi un reporting pour le groupe que l’on appelle « Weekly Activity ce rapport consiste à donner au groupe un aperçu semaine par semaine de la position de notre « Bench c’est-à-dire du nombre de consultants que nous payons mais qui ne prestent pas pour un client, ainsi que le nombre de ressources e l’entreprise qui sont actuellement chez le client et qui donc nous apportent du revenu. ressources de l’entreprise qui sont actuellement chez le client et qui donc nous apportent du revenu. ll- Missions exceptionnelles lors des cinq premiers mois J’ai eu aussi la chance de pouvoir prendre à plusieurs autres missions qui ne font pas parties de la tâche habituelles d’un contrôleur financier. En effet, dès mon arrivé chez Sogeti, j’ai eu pour mission de vérifier avec la juriste de l’entreprise la validité de certain contrat afin de renégocier avec certains clients un nouveau contrat plus avantageux pour Sogeti.
Puis on m’a assigné un autre objectif qui était de préparer l’indexation pour 2014, car en Belgique les salaires des employés sont indexés en fonction d’un indice appelé « Indice Agoria » qui correspond à un panier de 100 produits considérés indispensables et en fonction de la hausse de ce panier sur l’année le taux d’indexation des salaire est défini. Mais si les salaires augmentent il est nécessaire pour rentreprise de renégocier ces contrats avec ses clients afin de conserver sa marge.
Car si cette dernière n’indexe pas ses clients à son tour alors la marge que réalise [‘entreprise sur ses ventes ne va faire ue diminuer surtout en cette période de crise économique. J’ai donc du vérifier les contrats qui nous lient avec nos clients afin de voir si une clause d’indexation était présente dans ce dernier, quand s’applique-t-elle et sur quelle base est-elle calculée.
Puis j’ai dû préparer un fichier afin d’avoir une liste d’entreprise ? 7 1 est-elle calculée. Puis j’ai dû préparer un fichier afin d’avoir une liste d’entreprise à indexer pour que nous puissions envoyer une lettre informant nos clients que nos tarifs allaient augmenter de tel pourcentage à partir de janvier 2014. Et je suis actuellement en train de préparer le fichier des ouveaux tarifs pour chaque consultant que nous devons indexer avec son nouveau tarif.
J’ai aussi travaillé sur la réalisation de plusieurs présentations financières pour le groupe comme les Business Review, présentations faites tous les trois mois à Paris devant le comité exécutif du groupe, ou encore sur la présentation du « Kick Off D, réunion réunissant l’ensemble de tous les comités exécutifs de Sogeti Group au Pays-Bas afin de préparer ensemble le lancement de la nouvelle année.
Mais les missions les plus intéressantes et épanouissantes ? mon goût auxquelles j’ai participé sontt la réalisation de modèles inanciers afin de répondre à plusieurs appels d’offre. En effet, j’ai été mobilisé pour la partie financière des appels d’offre des institutions européennes comme celle de la Commission Européenne, celle de la Cour de Justice Européenne, celle du parlement Européen. Mais aussi pour l’appel d’offre de deux clients importants que sont Mobistar (opérateur mobile en Belgique appartenant à Orange) et BNP Paribas Fortis.
Et la mise en place du nouveau système opérationnel financier pour Sogeti Belux, logiciel déjà utilisé par un grand nombre de filiales du grou financier pour Sogeti Belux, logiciel déjà utilisé par un grand ombre de filiales du groupe et ce afin d’harmoniser le reporting des chiffres financier et de pouvoir réaliser des comparaisons plus précises et plus justes entre les différentes filiales de Cap Gemini Group. Ce projet a commencé deux mois avant que j’arrive et donc dès mon arrivé j’ai été parachuté sur ce dernier.
Nous venons tout juste d’obtenir l’autorisation d’utiliser le système et nous sommes en phase terminal du projet, c’est-à- dire que nous corrigeons les dernières erreurs présentes dans le systeme et nous vérifions que les données financières extraites e ce dernier concordent avec les résultats réels. EADM Ill- Méthode employée et résultats obtenus Je vais maintenant entrer plus en détails dans les missions qui m’ont été attribuées et exposer la maniere avec laquelle j’ai tenté d’accomplir les objectifs qui m’étaient impartis ainsi que vous communiquer le résultat qui en a découlé.
Commençons par les missions que j’ai qualifiées de récurrentes, tout dabord par les notes de frais, comme je le disais précédemment chaque consultant est responsable de remplir dans le logiciel prévu à cet effet le détail de frais qu’il a dû upporter lors de sa mission pendant le mois, puis donner aux assistantes commerciales les justificatifs originaux pour chaque dépenses. Puis ces dernières font un premier contrôle et me remettent les notes de frais pour que je les contrôle.
Le contrôle se déroule en PAGF 31 contrôle et me remettent les notes de frais pour que je les contrôle. Le contrôle se déroule en plusieurs parties, tout d’abord j’extrait un rapport du système « Abanti », qui me donne un récapitulatif des montants des frais de chaque personne. Ce fichier brut doit être traité dans un fichier Excel prévu à cet ffet. On y importe le fichier « Abanti » qui est modifié au fil de plusieurs feuilles Excel grâce à des formules et des macros VBA (Visual Basic for Application).
Afin d’arriver à une feuille appelé « Dashboard » dans laquelle apparaissent tous les employés ayant une note de frais, avec le montant de cette dernière, une fois cette feuille prête et contrôlée je peux commencer à contrôler à proprement parler les notes de frais. Je contrôle donc chaque version papier de la note et je vérifie que l’employé avait le droit de demander un remboursement pour chacun des frais insi que les justificatifs fournis par ce dernier.
Si tout concorde alors je valide le montant dans la feuille Excel, sinon je rentre le montant à bloquer et il sera automatiquement retranché au total de la note de frais. Lorsque je bloque quelque chose je dois le rentrer dans un autre fichier afin de m’aider dans le suivi des expense lors des questions des consultants en cas de problème de paiement. Une fois toutes les notes de frais contrôlées et slgnées alors je prépare un export des montants à payer pour chaque employé que je donne ensuite au service comptabilité. Le problème est que ce process
