Centre de Ressources Comptabilité Finance Lycée Marie Curie avenue du 8 mai 1945 – 38435 ECHIROLLES CEDEX site web : http://crcf. ac-grenoble. fr/ CEGID – MODE OPERATOIRE pre•- • PRESENTATION Le contenu du mode Le mode opératoire manipulations du PGI d’opérations des app les principales n nombre Il se compose de blocs d’informations générales relatives aux éléments suivants . Manipulations courantes ou générales ; Personnalisation de l’environnement de travail ; Gestion des utilisateurs et les droits d’accès.
Par ailleurs, il intègre les manipulations nécessaires pour les opérations principales des applications suivantes : Gestion commerciale , Comptabilité et Suivi des règlements ; paie GRH; O Servantissimmo. Enfin, deux types d’informations utiles vous sont présentées en fin de mode opératoire : des tâches et afin de basculer d’une application à une autre. Changer d’utilisateur dans une application Cliquer sur le bouton Il est ensuite possible de changer d’utilisateur et de changer la date. Filtrer des informations avant de lancer une action Sélectionner l’un ou plusieurs des critères disponibles sur votre haut d’écran.
Filtrer avec l’icône Le logiciel vous renvoie les informations correspondant à vos critères. Pour sélectionner une des informations (par exemple le type de journal en saisie d’écritures comptables ou le type de document commercial), il faut le surllgner puis appuyer sur « Echap Filtrer de manière avancée les informations Le principe est identique au principe précédent. Il suffit de sélectionner sur les autres onglets disponibles les informations ? trier. Pour certains champs, vous pouvez utiliser des opérateurs logiques du type Et, Ou, Égal, Supérieur, Différent…
Remonter les étapes d’un flux d’information (exemple : remonter d’une écriture comptable au bon de commande d’origine) Bouton loupe . Ce bouton permet la traçabilité des pieces et des opérations. Accéder au moniteur SQL pour interroger la base de données Cela permet d’accéder au moniteur SQL afin de créer des requêtes d’interrogation de la base de données. Basculer sur les applications bureautiques Cliquer sur le bouton . Il suffit ensuite de sélectionner le logiciel Office0 souhaité. Revenir à l’écran d’accueil d’une application Cliquer sur le bouton .
Cela permet de revenir à l’écran d’accueil et de choisir à nouveau un module. PersonnalisATlON DE L’environnement de travail Barres de menus plus lisib nes ou arborescence) PAGF 8 rborescence) Menu Affichage : choix parmi Grandes icônes/Petites icônes, Liste hiérarchique/Barre d’icônes Filtrage automatique sans cliquer sur le bouton bleu Sur la fenêtre où l’on souhaite créer le filtre, choisir les champs et compléter, puis cliquer sur Puis : Créer / Donner un nom / Éventuellement mettre ce filtre par défaut.
GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS D’ACCèS Créer un groupe d’utilisateurs Administration Sociétés, Utilisateurs et accès, Groupes d’utilisateurs Identifiant et mot de passe : Cegid Pour créer un nouveau groupe d’utilisateurs, cliquer sur l’icône nouveau Créer un utilisateur Administration Sociétés, Utilisateurs et accès, Utilisateurs Pour créer un nouvel utilisateur, cliquer sur l’icône nouveau. rattacher à un groupe.
Attribuer des droits à un groupe Remarque préalable Il est possible soit : de bloquer l’accès à un menu pour un groupe d’utilisateurs, de bloquer « le concept Bloquer les menus empêche le traitement à partir du menu e bloqué alors que bloquer le concept bloque le traitement à partir de n’importe quel menu (la possibilité n’apparaît pas dans le menu contextuel ou dans les boutons en bas des fenêtres). C’est pourquoi bloquer les concepts dans l’administration société eut être risqué.
On ne connaît pas forcément l’application dans laquelle on modifie les droits. II est donc souhaitable d its des groupes la totalité de la colonne du groupe d’utilisateurs concerné, puis tout refuser autoriser ensuite seulement certains accès (C) ; soit pour chaque menu, par groupe d’utilisateurs, ne bloquer que ce qui est nécessaire GESTION COMMERCIALE PARAMÉTRAGES Paramétrer les coordonnées de la société Gestion Commerciale, Parametres, Parametres société, Comptabilité, Coordonnées Procéder à la modification puis valider.
CLIENTS / FOURNISSEURS Créer un client / Vérifier l’existence d’un client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/Prospects et la liste des clients apparait. Pour créer un nouveau client, cliquer sur l’icône nouveau en bas de l’écran et compléter la fiche client et les différents onglets. Créer un fournisseur Vérifier l’existence d’un fournisseur Gestion Commerciale, Achats, Fichiers, Fournisseurs et la liste des fournisseurs apparaît. our créer un nouveau fournisseur, cliquer sur l’icône nouveau en bas de l’écran et compléter la fiche fournisseur et les différents onglets. Supprimer un client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Suppression client Effectuer la recherche du client à supprimer, décocher la protection (Fermé O/N) et lancer la recherche. Lancer ensuite la suppression. Imprimer la liste des clients Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/prospects Cliquer sur l’icône « Imprimer Choisissez, si besoin, les options d’impression et validez-les.
La liste des clients apparaît à l’écran Lancez l’impression. Initialiser un en-cours client Gestion Commerciale, Ven lients/Prospects tricolore (mesurant le risque client) apparaîtra sur le premier onglet de la fiche du client. Initialiser des zones libres ou des tables libres pour les clients et les fournisseurs Dans les fiches clients ou fournisseurs, il est possible sous l’onglet « Informations » de personnaliser les informations en ajoutant des zones ou des tables spécifiques.
Création d’une table : Gestion Commerciale, Paramètres, Tiers et contacts, Libellés libres clients, Tables Ensuite, à partir de l’un des clients, créer les tablettes associées ? cette table libre : Création des tablettes (ou libellés) associés à cette table Gestion commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/prospects Sélectionner l’un des clients, sur l’onglet « Informations pour la table créée, cliquer sur le bouton afin de créer les tablettes ssociées (procédure identique pour les fournisseurs).
Initialiser les zones commerciales Gestion Commerciale, Paramètres, Tiers et contacts, Zones commerciales Il suffit d’aller créer des zones commerciales pour que celles-ci soient disponibles sur la fiche client. Même procédure pour des secteurs géographiques par exemple. Gérer le risque (crédits) clients Gestion commerciale, Relation clients, Clients/Prospects Ouvrir le client concerné, Cliquer sur l’onglet « Règlements » « La loupe » puis Sélectionner « Encours ».
Modifier les crédits et le plafond autorisé. FAMILLES D’ARTICLES / FAMILLES COMPTABLES / VENTILATIONS COMPTABLES Créer une famille d’articles Gestion Commerciale, Paramètres, Articles et stocks, Familles d’articles Cette famille permettra de classer et de regrouper les articles, il suffira de la renseigner s : icle. Il est possible de PAGF s 8 possible de renseigner plusieurs familles par article, compléter au choix une ou plusieurs familles. Cliquer sur Picône nouveau puis créer la famille d’articles.
SANS LIEN AVEC LA FAMILLE COMPTABLE Créer une famille comptable comptables Ces familles comptables sont fondamentales afin de permettre le ien entre le module comptable et le module commercial. Ces familles sont ensuite à utiliser pour les ventilations comptables. Cliquer sur l’icône nouveau puis créer la famille comptable. Initialiser les ventilations comptables Gestion Commerciale, Paramètres, Gestion commerciale, Ventilations comptables En bas de l’écran, il s’agit de paramétrer les différents comptes à utiliser lors des transferts comptables des opérations commerciales.
Il est possible de paramétrer ces comptes par article ou par famille comptable (si elles sont créées). Cliquer sur les « » à coté de l’Article et sélectionner la famille omptable articles. Compléter ensuite les différents comptes à utiliser (en cliquant éventuellement sur les « ARTICLES / INVENTAIRE Créer un dépôt supplémentaire Gestion Commerciale, Articles et stocks, Fichiers, Dépôts Créer un nouveau dépôt. Fermer l’application et la relancer pour que la création de ce nouveau dépôt soit prise en compte.
Initialiser des mouvements inter-dépôts Remarques préalables il faut créer un tiers particulier (Client) pour permettre ces mouvements inter-dépôts il faut qu’il existe deux dépôts. Création du client dédié : Gestion Commerciale, Ventes Fichiers, Clients/Prospects Créer un nouveau client, c he client. Fermer puis PAGF 6 8 puis rouvrir la fiche client. Sur l’onglet « Compléments préciser « Client livré » : Choisir le client créé précédemment.
Normalement pour le « Client facturé le client est celui créé. Création du dépôt supp émentaire . Initialiser ces mouvements inter-dépôts : Gestion Commerciale, Paramètres, Société, Paramètres/Société, Gestion commerciale, Paramètres par défaut Compléter le « Tiers des transferts » : Client créé pour ces opérations inter-dépôts. Générer un mouvement inter-dépôts Gestion Commerciale, Articles et stocks, Traitements,
Mouvements inter-dépôts Compléter les dépôts émetteur et récepteur puis sur la première ligne du document cliquer sur les « sélectionner avec la barre d’espace les articles concernés par le mouvement et cliquer sur le bouton « Ouvrir »r (ou cliquer sur le bouton « Tout sélectionner » puis sur « Ouvrir L’ensemble des articles apparait, il ne reste plus qu’à compléter les quantités. Créer un article Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Articles, Marchandise Cliquer sur l’icône nouveau puis créer le nouvel article, saisir ensuite les informations dans les onglets et valider la création de ‘article.
Attention : Ne pas autoriser la remise en pied (sur l’onglet « Général » de chaque article) pour chaque article en raison d’un bug du PGI. Les remises accordées seront à noter ligne par ligne lors de l’élaboration des documents commerciaux. Supprimer un article Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Marchandises Cliquer sur l’article à supprimer et sur l’onglet « Général Y, préciser supprimé le : « date du jour n. Puis Gestion Commerciale, Articles et stocks, Suppression arti ate du iour PAGF 7 8 jour D.
Puis, Gestion Commerciale, Articles et stocks, Suppression rticles par lot, Date du jour Sélectionner l’article à supprimer (ou les articles) puis cliquer sur . Créer des niveaux de stock Gestion commerciale, Articles et stocks, Articles, Articles, Cliquer sur l’article dont on souhaite paramétrer les niveaux de stock, ouvrir la fiche article. Cliquer sur puis choisir « Stock», une fenêtre « Disponibilité des articles en stock » appara•t.
Cliquer alors sur l’article, puis sur ronglet « Paramétrage Il est alors possible d’indiquer : un niveau maximum, un niveau de recomplètement, un seuil d’alerte et un seuil minimum. Créer un article consigné Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Consigne Cliquer sur l’icône nouveau puis créer le nouvel article consigné. En sélectionnant sur l’onglet « Caractéristiques » TVA : Sans taux, cela permettra d’avoir une consignation en TTC.
Pour les articles consignés non retournés, il suffit de laisser la TVA au taux normal. Imprimer la liste des articles Gestion Commerciale, Articles et stocks, Éditions, Artlcles, Liste Sélectionner les critères de recherche (ici tous) et lancer la recherche (touche « V » bleu). Cliquer sur l’icône « Imprimer Si besoin, sélectionner l’imprimante et lancer l’impression. Initialiser l’inventaire Gestion Commerciale, Articles et stocks, Inventaire Dans la liste préparatoire indiquer type initialisation ou 1er inventaire.
Puis, Gestion Commerciale, Articles et stocks, Inventaire, Validation, Liste d’inventaire 0K Saisir inventaire de départ Gestion Commerciale, Articles et stocks, Inventaire, Saisie Saisir votre inventaire de départ, à la création de cette initialisation, le logiciel a du créer un stock pour chaque produit PAGF 8 8 la création de cette initialisation, le logiciel a du créer un stock pour chaque produit stocké (à préciser lors de la création de ‘article).
Vérifier les disponibilités en stock Gestion Commerciale, Articles et stocks, Consu tation, Articles disponibles Pour faire apparaître le libellé, choisir l’icône « paramétrer la présentation », choisir libellé, puis cliquer sur la flèche rouge à droite, faire ensuite remonter le champ avec la flèche rouge verticale vers le haut. Vérifier dans la liste des articles la disponibilité en stock.
Paramétrer une remise en pourcentage Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Assistant création tarif article Il est possible de faire une remise par article ou pour l’ensemble es articles (il suffit de les sélectionner). Il est également possible de faire des remises par article et par client. Paramétrer une remise en quantité Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Articles Sélectionner l’article concerné puis Cocher la case « Tarif quantitatif paramétrer ensuite les remises en fonctlon des quantités. Préciser les dates d’application de ces remises.
Dupliquer ces remises pour les autres articles Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Duplication Dans la fenêtre « Duplication des tarifs les différents tarifs créés apparaissent. Sélectionner celui à dupliquer, et un assistant de uplication se lance. Paramétrer une remise exceptionnelle Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Famille tarif article Dans la fenêtre, sélectionner « produits fabriqués et commercialisés Cocher la case « tarif famille tarif client b. En dessous, Sélectionner le dépôt, la famille tarif tiers, le libellé, la remise no 1, la période.
Sélectionner remise tiers cumulée et cocher la case à cascader puis valider. REGLEMENTS Sélectionner remise tiers cumulée et cocher la case à cascader puis valider. Créer un mode de règlement d’un client Gestion Commerciale, Paramètres, Généraux, Condition de èglements Pour créer un nouveau mode de règlement, icône nouveau puis onglet échéances. Affecter un mode de règlement à un client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients prospects Sélectionner et ouvrir la fiche du client.
Choisir Fonglet règlement. Modifier et valider. Modifier un mode de règlement Gestion Commerciale, Achats, Fichier, Fournisseur Choisir le fournisseur. Aller dans l’onglet règlement et choisir le mode de règlement. Créer (et enregistrer) un acompte Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Modification, Commande Effectuer la recherche, ouvrir la pièce. Sélectionner Ponglet ? Acompte-règlement Dans la fenêtre, sélectionner le mode, le journal et saisir le montant. Valider la modification.
DOCUMENTS COMMERCIAUX Créer une commande client Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Commande Saisir l’ensemble des informations puis valider la pièce commerciale. Supprimer une commande client Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Modification Choix du type de pièces. Préciser les critères pour retrouver la pièce, puis l’ouvrir et cliquer sur « Supprimer la plèce Créer une commande fournisseur Gestion Commerciale, Achats, Saisie, Commande, Commande Supprimer une command
