FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICA ION (E-4) BTS Assistant de manager Session 2015…. EPREUVE E4 : COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN LANGUE ÉTRANGÈRE Fiche no:l Nom et prénom du candidat : Millet Marine N e d’inscription du candidat • Langue vivante choisie lors de l’inscription : Anglais LA SITUATION DE COMMUNICATION Vécue Observée X Date 20/06/2014 Intitulé de la situatio rendu à temps et tr Sni* to View os d’un rapport non Type de situation (cf. liste des 9 situations d finie par le programme de l’examen)
Animer un travail collaboratif Contrôle de la compositlon du dossier – 4 situations présentées de nature différentes OUINON – dont une «relative à la collaboration avec le(s) manager OUI NON – dont deux dans un contexte de travail international mobilisant une langue étrangère OUINON L’ORGANISATION CONCERNÉE Nom : Université de Cambridge Adresse : Greenwich House CB3 OTX efficacement les différents budgets de l’université en limitant les dépenses dont on peut se dispenser.
Dans ce contexte, Caroline, chef de ce service a de grandes esponsabilités car l’université ne peut se permettre de dilapider les budgets alloués par l’Etat Anglais. Au vu des enjeux, elle ne peut pas prendre de retard dans son travail, elle ne peut donc pas tolérer que ses collaborateurs en prennent. Contexte organisationnel : Chaque mois, Caroline et les autres membres du Procurement services se réunissent pour faire le point, entre autres, sur les budgets, les transactions en cours, les futures grosses dépenses, les avancés sur l’iprocurement. ?? etc Ces réunions sont très exhaustives, durent plus d’une heure et ont très importantes dans la mise en commun des informations concernant les domaines respectifs de mes collègues. Souvent, comme dans cette situation, des personnes externes au sen,’ice se joignent à cette réunion. Ils viennent s’informer sur un des points soulevés ou apporter des informations. Ici, c’était le directeur du service taxes en finances qui venait s’inquiéter de l’augmentation des dépenses de la catégorie trajet du mois précédent.
Contexte relationnel : Composantes de la communication Acteurs : Caroline BLACKMAN, chef du Procurement seNices Melanie immis, assistante de Janice SUTTON Elizabeth CURRY, gère les contrats avec les partenaires de l’université (Kerry Skyes, directeur du service taxes & finance) Relation entre les acteurs : Caroline est la supérieure directe de Janice SUTTON et de David WELLS qui sont eux-mêmes les supérieur PAG » OF d est la supérieure directe de Janice SUITON et de David WELLS qui sont eux-mêmes les supérieurs respectif de Melanie et d’Elizabeth.
J’ai remarqué que dans cet organisme, les relations hiérarchiques sont marquées mon abruptement qu’en France, peut-être en aison de la différence de culture France/Angleterre ou d’une culture d’entreprise particulière. Ainsi, Caroline s’entend très bien avec ses collaborateurs, sort avec eux, tout en étant clairement leur supérieur. Melanie et elle semble s’apprécier. Cependant, Caroline avait demandé à Melanie de lui préparer un dossier exposant pour Mr Kerry Skyes les raisons de l’augmentation conséquente des dépenses en trajet par rapport au mois dernier.
Le problème, c’était que Mélanie, débordée de travail, n’avais pas le temps de mener à bien ce travail seule, elle st venue en discuter avec elle la veille, en début d’après-midi. Canal . Communication orale, face à face Lieu : Bureau de Caroline Temps : 10 minutes Enjeux Caroline doit justifier auprès de Kerry Skyes l’augmentation des dépenses de ce secteur car c’est elle qui les a autorisées.
Elle a donc besoin d’arguments pour prouver à son supérieur qu’elle a effectué correctement son travail. Pour cela, elle a besoin de documents prouvant la nécessité de ces dépenses. Forme de la communication Communication interne, de groupe. Techniques et outils de communication utilisés Aucun LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE * Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s). PZGF3CFd (les) stratégie(s) développée(s).
Melanie a réalisé qu’avec sa charge de travail actuelle, elle ne pourra pas finir correctement le dossier pour Caroline sans aide, elle est donc allée la voir à la fin de son déjeuner pour en parler. Caroline, visiblement alors stressée par d’autres préoccupations, a laissé entendre assez froidement que c’était parce que Melanie vait pris un retard considérable dans son travail qu’elle n’était pas capable de réaliser cette tâche.
Melanie a répondu qu’elle travaillait dur mais que sa charge de travail était trop grande. Melanie a proposé de se faire aider par l’un de ses collègue pour pouvoir finir, il s’en ai suivi une discussion assez intense mais finalement, Caroline a fait venir Heather dans son bureau pour lui demander d’aider Melanie à finlr ce travall car elle est compétente dans ce domaine. Heather a aussitôt accepté. A elles deux, elles ont pu monter un dossier conséquent pour la éunion du lendemain.
L’ÉVALUATION DE LA RELATION Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle Heather a bien compris l’importance du problème et a bien voulu contribuer à cette tâche dans l’intérêt du service. Elle a aussi tenté d’apaiser la tension entre Melanie et Caroline. Melanie a négocié intelligement avec Caroline pour obtenir ce soutient, ce qui a payé malgré la mauvaise disposition initiale de Caroline a écouter ses arguments. Grâce à elle, je ne pense pas que cet épisode ai porté atteinte à la cohésion de l’équipe
