Cour des comptes du Canton de Vaud Audit de la Fonction Achats de fournitures et biens mobiliers à l’Etat de Vaud Rapport na28 du 18 février 2014 or 106 Cour des comptes du ant Rue Langallerie 11 – 1 Téléphone : 021 316 Courriel : info. cour-des-comptes@vd. h RÉSUMÉ Si la Cour a relevé des initiatives ou réalisations sectorielles positives en matière d’achats, notamment le regroupement de certains achats au niveau romand ou l’organisation efficace dunités crachats à l’intérieur de plusieurs services, elle a constaté qu’au niveau global, l’administration cantonale vaudoise n’a pas organisé de fonction A hats selon des principes de performance correspondant aux bonnes pratiques.
La Centrale d’achats de l’Etat de Vaud (CADEV): des tâches prloritaires d’approvisionnement Tout d’abord, le périmètre d’achats de la CADEV ne couvre qu’une minorité de l’ensemble des achats de biens massifiables (soit ou 28% selon les biens con sidérés comme étant gérés par la CADEV2), signifiant qu’une majorité des achats courants son t réalisés directement par les services sans passer par une centrale.
Cette situation est d’abord due au fait que la CADEV, de par les directives internes et les ispositions légales qui la concernent, est prioritairement investie de tâches d’approvisionnement et de logistique. Et ces dernières s’effectuen t au détriment de sa mission d’acquisition, ce qui ne lui permet pas, dans les conditions actuell es, de prendre en charge des catégories supplémentaires d’achats. Le mobilier scolaire examiné our l’audit concerne uniquement l’ enseignement postobligat s et écoles comprenant également les achats pour lesquels la CADEV intervie nt uniquement pour les commandes.
En outre, on relève qu’à l’intérieur de son périmètre d’achats, si la CADEV approvisionne les ?tablissements scolaires en matériel pédagogique à la satisfaction de son principal client la DGEO, elle ne parvient pas à gérer le volet « Achats » de biens sous sa responsabilité de manière efficace. L’insuffisance de mise en concurrence des fourn isseurs, leur gestion trop peu dynamique ainsi que le manque de recherche de canaux d’achats alternatifs plus économiques en est la cause.
Un comparatif entre la CADEV et d’autres entités publiques pour une sélection d’achats révèle un potentiel d’économies de 24% Ainsi, il n’est pas étonnant que les résultats d’un comparatif effect é pour cet audit entre une sélection de biens acquis par la CADEV et les mêmes articles ou m odèles similaires achetés par trois autres entités publiques, soit globalement défavorable à la C ADEV. Cette dernière obtient rarement le prix le plus avantageux et les écarts de prix sont parf ois importants.
Le potentiel d’économies estimé sur la base de la comparaison entre le prix de la CADEV et le prix le plus bas du comparatif s’élève à près de CHF 3 millions soit 24% du total (CHF 12. 4 millions). Les achats liés aux imprimant ns représentent le potent nière performante, et e même à Vintérieur du périmètre restreint d’achats sous sa responsabilité. Elle n’est donc pas en mesure de remplir le rôle d’une fonction Achats ? l’Etat.
En particulier, le système dinformation lacunaire, ne permet pas d’établir un état des lieux des achats, pas plus que d’en assurer un suivi analytique et d’en mesurer la performance, alors qu’il s’agit d’éléments indispensables à une bonne gestion des achats. Obligation de passer par la CADEV pas respectée On relève encore que les directives internes d’achats de l’Etat (Druide 10. 1. 1 et 10. 1. 2) qui imposent aux services de passer par la CADEV pour une iste d’achats définie (mobilier, économat, livres, copies-service etc), ne sont assorties d’aucun dis positif de contrôle et ne sont de fait pas toujours respectée.
Le mobilier scolaire principalement mais également le mobilier administratif et les livres sont particulièrement concernés par ces achats effectués hors circult conforme. Volume important de biens massifiables acquis « au coup par cou Les achats réalisés directement par les services ou les établissements pédagogiques hors centrales organisées, représentent une part importante des achats sous revue pour l’audit (41%).
Plusieurs cas concrets d’achats directs portant sur des biens ne faisant pas partie du périmètre de la CADEV et ayant été acquis par plusieurs entités di fférentes ont été analysés: tours de précision, fraiseuses oscilloscopes, instruments de musique, machines à co tiles et les cours de cuisine (denrées alimentaires). Il a été constaté que ces achats, effectués « au coup par coup » et de manière non coordonnée entre unités acheteuses, n’ont pas bénéficié des conditions avantageuses qui seraient octroyées s’ils avaient été groupés et gérés selon les bonnes pratiques
On constate encore que, pour la plupart des achats non centralisés, plusieurs modèles d’un bien répondant à un même besoin sont acquis, ce qui laisse supp oser un important potentiel d’économies si des démarches d’analyse des besoins et des effort s de standardisation étaient reallsees. Plusieurs unités d’achats internes orientées performance Dans ce contexte de fonction Achats largement décentralisée prévalant à l’Etat de Vaud, on relève que des services ou entités ont structuré leur propre centrale d’achats pour couvrir leurs propres besoins.
Quelques uns se sont organisés de anière efficace en interne. Par exemple le SPEN, s’est doté d’une directive interne d’achats, gère une liste de fournisseurs référencés, adopte des processus différencié d’achats en fonction des catégories d’acquisition et assure le respect de la législation sur les marchés publics. La DSI a mis sur pied une unité d’achat, dont le périmètre s’étend aux prestations de services, qui est également organisée selon les bonnes pratiques. Le mode de gestion des achats à la DGEP informatique, mettant l’accent sur l’analyse des besoins est particulièrement intéressant.
Des réalisations ositives nt été épalement acco é informatique de la notable le système de commande interne de matériel informatique des établissements en automatisant et en simplifiant le processus. Des efforts de standardisation ont été constatés pour les acquisitions de ces unités d’achats décentralisées. On not e toutefois qu’une meilleure coordination entre les achats de ces unités est toutefois à réaliser et le rôle de la CADEV dans leur processus d’acquisition est à redéfinir.
Un potentiel déconomies estimé au minimum à 1096 Actuellement, l’Etat subit des pertes financières en ne gérant as sa centrale d’achats de manière performante et en laissant la majorité des achats massifiables être acquis individuellement au « coup par coup » par les services. Sur la base de l’expérience d’entités publiques ayant structuré leur fonction achats selon les bonnes pratiques, on estime qu’une économie minimum de 10% pourrait être réalisée en réorganisati on la fonction Achats à l’Etat selon les prlncipes de performance.
L’examen des cas concrets ré alisé dans cet audit confirme largement ce potentiel d’économies, qui représenteraient minimu m CHF 13 millions par année sur des dépenses de CHF 134 millions). Graves lacunes dans l’application de la législation sur les marchés publics Hormis le déficit de performance de la fonction Achats, l’audit a ré vélé de graves lacunes dans l’application de la légis ation sur les marchés publics.
Des marchés conséquents, comme les imprimantes multifonctions dont la valeur s’élève à CHF 24 million s sur quatre ans, n’ont pas été soumis à une procé conformément à ce mobilier, les articles déconomat, ainsi que des machines et équip ements pédagogiques n’ont pas été soumis à la procédure concurrentielle adéquate, émontrant non seulement une application déficiente, mais une absence de contrôle interne à l’Et at pour cette disposition.
Conclusion : une réforme de l’organisation des achats est nécessa Ces constats amènent la Cour à recommander une réforme en pr ofondeur du dispositif d’achat à l’Etat en le dotant d’une stratégie, d’une organisation, de ressour ces et d’outils adéquats. un système d’information sur les achats de l’Etat est prioritairement à mettre en place. un renforcement de l’application de la législation sur les marchés publics et de son contrôle au iveau de l’administration est également nécessaire3.
Le rôle de la CADEV doit être redéfini, soit en la dotant des structu res et moyens pour remplir sa mission d’achats de manière prioritaire, soit en limitant sa miss ion à l’approvisionnement. La Cour relève encore que la réforme du système ne doit pas forcément impliquer une opération de centralisation de tous les achats, car il s’agit de capitaliser l’expérience et les bonnes pratiques des centrales internes aux services qui ont développé efficacement leurs propres systèmes d’achats. Remerciements
La Cour rappelle que le présent rapport est destiné à analyser une situation et à informer le public. Il ne saurait interférer ou se substituer à des enquêtes ad ministratives ou pénales. inappropriée, éléments qui auraient pu avoir pou conséquence des constatations et/ou des recommandations inadéquates. Au terme de ses travaux, la Cour des comptes tient à remercier to utes les personnes qui lui ont permis de réaliser cet audit. Elle souligne la disponibilité de ses int erlocuteurs, de même que la diligence et le suivi mis à la préparation et à la fourniture des documents et des données requis.
Cette recommandation a déjà été formulée dans le rapport no 18 « Audit de l’application de la législation sur les marchés publics dans le canton de Vaud» (recommandation no 5 « introduire un sy stème de contrôle de conformité à l’Etat). TABLE DES MATIÈRES Liste des principales abré Collecte et analyse des informations 21 2. 6. Les conclusions et le rapport ‘achats 74 5. 5. Equipement informatique individuel : plusieurs pôles d’achat (DSI, DGEP, DGEO) 79 5. 6. Conclusions pour les cinq services : réformes nécessaires mais bo nnes pratiques constatées 85 6. Constatations et recommandations PAGF 06
