LE CONTRÔLE INTERNE : GUIDE DE PROCÉDURES LE CONTROLE INTERNE Direction du développement des entreprises Préparé par Jacques Villeneuve, c. a.
Conseiller en gestion Publié par la Direction des communications : janvier 1995 Réédité par la Directi clientèle : avril 2003 Révisé : juillet 2004 Actualisé : juillet 200 Réimprimé : mai 200 et des services à la or 11 Sni* to View Numéro de document : 1345 Toute reproduction de ce document est autorisée avec la mention de la source L’emploi du genre masculin pour désigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans iscriminatlon et n’a pour but que de faciliter la lecture du texte.
AVANT PROPOS La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe. L’entreprise doit constamment ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre aux besoins d’informations rapides, à l’informatisation et à la rotation du 1. 2 . 3 . 4 . 5 1. 7 DÉFINITION OBJECTIFS… RESPONSABILITÉ INTERPRÉTATION 6 COMPTABILITE INFORMATISEE MÉTHODOLOGIE — 2. VENTES. • • RAPPEL AU LECTEUR 7 8 2. 1 2. 2 PAG » 1 9 ESCOMPTES ET CREDITS CONCILIATION COMPTABLE 4. SALAIRES.. — . 10 4. 1 SALAIRES 4. CONCILIATION COMPTABLE . 5. STOCKS 5. STOCKS — — 5. 2 CONCILIATION COMPTABLE . 6. AUTRES . 12 6. 1 6. 2 6. 3 6. 4 PAGF30F11 VENTES . ACHATS 16 SALAIRES . 17 STOCKS AUTRES 19 . GÉNÉRALI És 1. 1 Définition Le système de contrôle interne est l’ensemble des lignes directrices, mécanismes de contrôle et structure administrative mis en place par la direction, en vue d’assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l’entreprise. Objectifs Toute entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les mécanismes lui assurant PAGFd0F11 des biens de l’entreprise.
La répartition des tâches est d’une importance capitale pour le contrôle interne : plus l’entreprlse grossit, plus les responsabilités et les autorisations seront attribuées à des personnes différentes pour éviter les influences et les fonctions incompatibles. Lorsqu’une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s’assurer de lui communiquer les méthodes de travail inhérentes à cette fonction : une bonne compréhension assurera l’efficacité du processus, la fiabilité de l’information et la valorisation de la tâche. -5- GÉNÉRALITÉS Interprétation
Contrairement au système comptable qui saisit, enregistre et regroupe les opérations pour en présenter les résultats dans les états financiers, le système de contrôle interne comprend les méthodes et procédés que l’entreprise ajoute au système comptable pour acquérir un degré raisonnable de certitude. Les registres et données comptables sont fiables et les actifs, protégés. un système de contrôle interne adéquat permettra par ailleurs ? l’entreprise de prévenir les risques suivants s 1 domaine, ils devront compenser par l’établissement de procédures de ontrôle interne additionnelles et plus adéquates.
Exemples de contrôle interne dans un environnement informatisé production et analyse de rapports d’exception (écarts); accès au système informatique limité à quelques personnes autorisées; examen des diagrammes pour s’assurer de la logique du cheminement de l’information; -6- exécution de tests sur l’entrée, le traitement et la sortie de l’information comptable; adoption d’un plan de rechange en cas d’interruption des activités; 6 1 • l’autorisation de crédit est obtenue avant la production; • les bons de livraison sont prénumérotés, la séquence ontrôlée et la comparaison avec les factures de vente est effectuée; • les factures de vente sont prénumérotées et la séquence contrôlée; • une vente hors de l’ordinaire (rebut, immobilisation) est autorisée et suit le même cheminement qu’une vente régulière; • le dossier d’une mauvaise créance est analysé par une personne responsable; • un contrôle sur l’autorisation des taux de vente et des prix des produits est exercé. 2. 2 Recettes • Tous les chèques du courrier sont déposés intégralement tous les jours; • tous les chèques sont endossés « pour dépôt seulement ?? la conciliation détaillée des comptes clients majeurs est effectuée. 2. 3 Escomptes et crédits • Tout escompte ou crédit est autorisé avant d’être accordé; • toute radiatlon de solde de compte est autorisée; • toute demande d’ajustement de compte reçu du client est autorisée; 2. Conciliation comptable • La conciliation de l’auxiliaire des comptes clients avec le grand-livre est faite; • la conciliation bancaire est effectuée par une personne indépendante. N. B. : Répartition des tâches Dans la mesure du possible, les fonctlons suivantes sont ccomplies par des personnes différentes : autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vérification de facture, envoi d’états de comptes, garde de l’ar ent encaissement de dépôts. PAGF70F11 compte du fournisseur est effectuée; • les achats de production sont tous distribués dans les produits ou commande et inscrits à l’inventaire; • un budget d’exploitation est approuvé et toute dépense non budgétée requiert une autorisation avant d’y donner suite. 3. Déboursés • Tout paiement est appuyé d’une facture originale et des utres pièces justificatives; • une personne responsable fait le suivi des ententes particulières avec des fournisseurs : date de paiement, escompte de volume, mode de paiement; • tout paiement est préalablement autorisé et le chèque signé par une personne responsable; • les chèques sont prénumérotés et la séquence contrôlée. 3. 3 Escomptes et crédits • une marchandise retournée est contrôlée jusqu’à la réception d’une note de crédit du fournisseur; • les conditions et les inscriptions des escomptes sur achats sont vérifiées. 3. 4 Conciliation comptable ?? La conciliation des états de compte des fournisseurs avec le grand-livre auxiliaire est réalisée; • la conciliation de l’auxiliaire des comptes fournisseurs avec le Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont autorisation des achats, réception de marchandise, conciliation de facture, paiement, comptabilisation. 4.
SALAIRES B1 responsable et un contrôle particulier est exercé pour les chèques des employés absents; • le dossier et les conditions d’emploi d’un nouvel employé sont autorisés avant d’être intégrés au système; • les heures supplémentaires et autres règlements spéciaux ont autorisés avant d’être payés; • il y a conformité entre la paye nette et le total des chèques individuels; • les chèques sont prénumérotés et la séquence contrôlée; • les déductions à la source sont en conformité avec les régimes gouvernementaux et les avantages sociaux de l’entreprise; • les autres formes de rémunératlon (commissions, bonis) sont contrôlées en fonction des politiques internes autorisées; • si la paye est produite à l’extérieur, un contrôle rigoureux des communications ainsi qu’une conciliation des résultats sont éalisés sous la surveillance d’une personne responsable. 4. 2 Conciliation comptable • La conciliation du compte de banque-salaires est faite; • la conciliation des records de gains individuels avec postes de salaires au grand-livre est exécutée. calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heures supplémentaires, comptabilisation, distribution des chèques de salaires.
IMPORTANCE Oui fait différente du magasinier; • les entrées de stocks suivies d’un bon de réception et les sorties de stocks suivies d’un bon de réquisition identifiant la ate, la commande, le lot, le projet sont faites; • il y a conformité (type, quantité, dimension, état matériel) entre la réception de la marchandise et son inscription au registre; • les marchandises et produits majeurs sont conciliés souvent entre l’inventaire physique et le registre permanent; • la fiabilité du système d’imputation de la main-d’oeuvre directe aux produits en cours est démontrée; • une comparaison de la main-d’oeuvre directe estlmée ou standard avec la main-d’oeuvre directe réelle est établie; • un rapport sur les rebuts est rédigé avant l’autorisation ‘aliénation; • la pertinence des principes comptables utilisés pour l’évaluation des stocks est constatée. 5. 2 Conciliation comptable • L’inventaire physique est dûment compilé, évalué et enregistré au grand-livre; • la conciliation de l’inventaire physique avec le registre auxiliaire des stocks et la répartition entre matière première, produits en cours, produits finis est effectuée. prise d’inventaire physique, évolution des stocks, entreposage, comptabilisation, ajustements d’écarts, politique d’évaluation, entrée et sortie des stocks. -11 6. AUTRES oui 11
