Quels sont les avantages de cette solution ? Les avantages de l’informatisation des documents sont • le gain de place ; l’accès rapide au dossier du salarié par une recherche par le nom ou le numéro de matricule ; la diminution du risque de perte de documents ; la mise à jour rapide des dossiers Possibilité d’archivage définitif des dossiers des personnels partis en retraite ou démissionnaires, d’archivage temporaire des dossiers des intérimaires qui pourront être réactivés en cas de besoin. Quelles contraintes d Divers types de contr Des contraintes de t p g mpte ? ompte l’informatisation es documents, vu l’effectif concerné, va demander beaucoup de temps. Il faudrait donc déterminer une date à partir de laquelle le dossier de chaque personnel en activité (interne ou intérimaire) sera numérisé ; L’assistant(e) de manager doit aussi tenir compte du temps à y consacrer dans le reste de son activité. Il est important que le temps consacré soit déterminé et validé par son supérieur et qu’il soit régulier en termes de durée et de périodicité ; il faudra déterminer les règles d’archivage pour conserver la distinction entre le personnel interne et le personnel intérimaire.
Des contraintes de confidentialité : les dossiers traités étant éventuellement. Arborescence des dossiers regroupant les fichiers des salariés. Organisation interne identique pour dossiers médicaux actifs et dossiers médicaux archivés (à l’intérieur de ces derniers, on peut prévoir un classement par date. Ex : Personnel interne : telle date à telle date, puis même arborescence interne) Fiche «Récapitulatif du dossier», avec les liens hypertextes. L’utilisation d’excel permet d’effectuer un filtre par date ou par document (ou les deux) si les documents sont nombreux.
Liste des étapes qui aboutiront à l’informatisation des dossiers. Les étapes de Pinformatisation pourront se dérouler de la façon suivante : créer l’arborescence des dossiers ; créer la codification des dossiers médicaux ; déclarer la base de données auprès de la CNIL ; procéder à l’acquisition des documents numérisés ; élaborer une base de données permettant de retrouver les informations et de les mettre à Jour (avec insertion de liens hypertextes permettant d’accéder directement à la fiche sommaire du dossier médical définir les règles d’accès a ture seule, accès 2
