Unité-Progrès-Justice DEVOIR DE SUIVI-EVALUATION or7 Sni* to View Réalisé par Joséphine Au Burkina Faso, plusieurs projets sont mis en place par le gouvernement, des organisations internationales et des associations afin de parvenir à un développement durable. Mais nous remarquons généralement que les résultats prédéfinis ne sont pas toujours atteints et cela ralenti l’essor du pays. Il serait judicieux de revoir le système de suivi-évaluation des projets afin de favoriser les prises de décisions pour atteindre les objectifs cet effet utiliser des approches plus ou moins structurées.
L’information provient du suivi des effets et impacts, et du contrôle des opérations du projet. C’est lorsque la collecte et la gestion de l’information auront commencé que l’on se rendra compte s’il y a des problèmes dans le schéma initial et que viendront de nouvelles idées pour faméliorer. En somme ce système permet de décider quant à la poursuite ou à la réorientation des activités du projet. Ce système est sans doute important pour les projets mais quel peut être le dispositif opérationnel de ce système ? La conception d’un système de Suivi Evaluation se fait généralement en six (06) étapes ou phases.
Des tâches préclses sont réalisées au cours de ces différentes phases et permettent de répondre à des questions bien précises. La première étape est la définition de l’objectif et du champ d’application du système de suivi-évaluation. Les réponses aux préoccupations telles que le budget de fonctionnement du suivi- évaluation, le nombre d’indicateurs à suivre, la fréquence des rapports, le types de communication nécessaire sont facilement trouvées lorsqu’une définition claire de l’objectif et du champ d’action du suivi-évaluation est faite.
Ainsi donc, au moment du émarrage du projet, il est primordial que cette réflexion soit approfondie par toutes les parties concernées. L’objectif du Suivi Evaluation du projet lorsqu’il est clairement défini permettra de préciser ce que l’on attend du système d’autant plus qu’en élaborant cet objectif, on est nécessairement amené à réfléchir sur la nature du projet et sur la nature des informations dont on aura besoin pour une gestion satisfaisante du projet.
Pour définir clairement l’objectif du système d PAG » rif 7 besoin pour une gestion satisfaisante du projet. Pour définir clairement l’objectif du système de Suivi Evaluation, il est conseillé e se poser la question suivante : pourquoi avons-nous besoin de mettre en place un système de Suivi Evaluation fois que tous les acteurs se seront mis d’accord et auront la même vision de l’objectif du système, il faudra préciser son champ d’application. En effet, compte tenue de la nature du projet, le système peut être extrêmement complexe ou très simple.
Qu’il soit complexe ou non, le système présentera des avantages et des inconvénients en termes, notamment, du degré de précision et de compétence requise, du personnel ou des outils nécessaires et du budget. Le degré de complexité du système dépendra e l’objectlf du Suivi Evaluation ainsi que des ressources et de l’expertise disponibles. Les réponses aux questions suivantes aident à définir clairement le champ d’application du système • Quelles est l’importance du financement potentiel disponible ? Quel est le degré de participation souhaitable et faisable des parties prenantes?
Quel doit être le degré de détail des données quantitatives ou qualitatives ? Quel est le type d’étude de référence souhaitable et faisable ? Quelles sont les capacités actuelles des parties prenantes en matière de Suivi Evaluation ? La seconde étape est une identification des questions relatives ? la performance, les indicateurs et les besoins en matière d’information. Cette phase est importante puisqu’elle est étroitement liée à l’élaboration du Cadre Logique du projet. Il s’agit de définir pour chaque niveau hiérarchique des objectifs, un ou les indicateurs permettant de mesurer le degré de réalisation de l’objectif.
Généralement, les o PAGF3C,F7 indicateurs permettant de mesurer le degré de réalisation de l’objectif. Généralement, les objectifs sont complexes et les indicateurs correspondant ne permettent pas toujours d’expliquer le degré de satisfaction de tel ou tel objectif. Même si l’on dispose d’informations quantitatives permettant de répondre à cette question, il est vivement conseillé de confronter plusieurs sources d’information quantitatives et qualitatives pour véritablement maîtriser l’évolution du projet et suivre les liens qui existent entre ces différentes informations.
La question essentielle à se poser est : qu’avons-nous besoin de savoir pour suivre et évaluer le projet de façon à bien le gérer ? Une fois ces informations identifiées, il sera alors plus facile de repérer les indlcateurs spécifiques véritablement nécessaires. Il ne faut cependant pas perdre de vue le fait que l’information évolue avec le temps. Il faut donc assurer une mise à jour régulière des indicateurs et des informations permettant de les mesurer afin de bien suivre les modifications apportées à la stratégie du projet dans le temps.
La collecte et l’organisation de l’information constituent la troisième étape. Au cours de la phase de démarrage du projet, les parties prenantes doivent définir clairement la nature des informations à collecter, l’organlsatlon pratique de la collecte et du stockage des informations en tenant rigoureusement compte es ressources humaines et financières disponibles. Très souvent, il faudra recourir à des méthodes différentes de collecte de l’information (qualitative ou quantitative) selon les indicateurs.
Quelque soit la méthode retenue, il y aura des avantages et des inconvénients en termes de coûts, de fiabilité des données, des il y aura des avantages et des inconvénients en termes de coûts, de fiabilité des données, des compétences nécessaires, de capacité à quantifier les résultats et de richesse de l’information produite. En choisissant la méthode, il importe d’impliquer toutes es personnes concernées par la collecte et l’analyse des informations.
L’implication de ces acteurs dans le choix et l’élaboration des méthodes permet une meilleure compréhension et une utilisation optimale des méthodes retenues. Si les méthodes sont choisies par d’autres, il importe de bien former les personnes qui les mettront en œuvre. La quatrième phase dénommée Modalités de la réflexion critique permet de développer des pratiques pour que l’interprétation des données et l’appréciation que cette analyse implique pour les activités du projet s’inscrive dans une approche participative.
La réflexion critique consiste dans le cas d’espèce à interpréter l’expérience des données en vue de créer de nouvelles perceptions et d’aboutir à un accord sur les actions ? entreprendre. A ce titre, un débat actif lors des réunions d’équipe et de réunions avec les bénéficiaires est essentiel pour que l’information issue du Suivi Evaluation soit partagée, analysée et suivie d’une action.
L’analyse critique permet donc d’aller au-del? de la collecte, du traitement et de l’examen des données. Cette étape permet aux acteurs de répondre entre autres aux questions suivantes : Pourquoi en est-il ainsi ? Quelles sont les conséquences de cet état de choses pour le projet ? Que faire pour améliorer la situation ? L’examen régulier de ces questions avec les différents acteurs impliqués permet de mieux comprendre les situations et de prendre les décisions adéquates.
En définitive, En définitive, cette étape consiste à faire une description détaillée des méthodes / approches à utiliser pour chaque type d’acteurs et pour chaque objectif, à identifier le responsable de chaque activité de réflexion et à établir un calendrier de réflexion critique sur lequel figurent les principales activités permettant la éflexion, les objectifs de l’activité, les personnes impliquées et le chronogramme. Quant à la Communication et Pétablissement des rapports, ils constituent la cinquième phase.
Elle consiste à établir la liste exhaustive de tous les acteurs concernés, de leurs besoins en matière d’information ; définir la forme sous laquelle l’informatlon sera présentée ; définir la façon dont les informations seront utilisées ; établir un calendrier détaillé pour la production de l’information ;responsabiliser les acteurs par rapport à chaque type d’information pour qu’elle soit effectivement disponible ? emps. La définition des mayens et compétences nécessaires est la dernière étape du dispositif opérationnel du système de suivi- évaluation.
La définition précise du nombre d’agents du Suivi Evaluation, de leur qualification, de leurs responsabilités et de leurs liens avec les autres acteurs du projet est fondamentale pour que le système fonctionne véritablement. une ligne budgétaire spécifique et suffisamment dotée doit être prévue pour le Suivi Évaluation. Les responsabilités en matière de Suivi Evaluation devront être précisées dans les profils de postes, dans es termes de référence des personnes concernées et dans le manuel de procédures du projet. Il s’agit également au cours de cette dernière étape le manuel de procédures du projet.
Il s’agit également au cours de cette dernière étape de définir clairement les Informations qui doivent être stockées et accessibles, quand, comment et pour qui, le degré d’information nécessalre et approprié, les compétences nécessaire pour mettre en place le système de gestion de l’information du projet. En conclusion, nous pouvons dire que mettre en œuvre un système de suivi-évaluation dans le cycle de vie des projets e développement serait d’un grand intérêt dans le processus d’atteinte des objectifs des projets et par là une amélioration des conditions de vie des burkinabé.
Et nous sommes d’avis avec le ministre de l’économie et des finances de la transition, monsieur Jean Gustave SANON quant il dlt dans l’émssion télé dénommée TRIBUNE que le Burkina a besoin de mettre en place un système de suivi-évaluation pertinent dans la gestion des projets afin de rassurer les partenaires techniques et financiers et ainsi espérer des investissements.
Il faut aussi rappeler que la mise n place du système de Suivi-évaluation exige de bien maîtriser les relations qui existent entre le suivi-évaluation et les autres fonctions de gestion du projet ;mettre en place des procédures de suivi-évaluation qui permettent à toutes les parties prenantes de tirer régulièrement des enseignements clairs de leurs actions respectives ; utiliser les processus et méthodes de réflexion, de communication et de prise de décisions existant chez les acteurs concernés et les partenaires comme base du suivi-évaluation ; mettre en place les moyens et les compétences nécessaires à la mise en œuvre du système.
