LI Le référentiel du BTS AM Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage) Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres… Finalité 1 : Les activités de soutien à la communication et aux relations internes et 1. 1 Collaborer avec I 111. Instaurer et entr « Gagner » la confian certaines tâches. 1 (s) manager(s) a délégation de en faisant preuve d’autonomie, de rigueur, de fiabilité ; en sachant prendre des initiatives « heureuses » ; en respectant la confidentialité des informations.
Prendre le temps de me recevoir pour échanger :: ur l’activité de l’entreprise, du service. sur le mode de fonctionnement de l’entreprise, du manager (règles à respecter). Sur le travail qu’il a déjà réalisé, ses points forts et ses points faibles.. 112. Recueillir des consignes de travail Pratiquer l’écoute active (poser des questions, reformuler les propos du manager pour s’assurer une bonne compréhension des consignes). s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit. Savoir rédiger et présenter les documents adéquats. Effectuer une recherche d’informations sur un thème précis et en rendre compte.
Par exemple : ur la législation en vigueur dans tel ou tel domaine (note de synthèse) sur les offres commerciales de prestataires de tel ou tel service (tableau comparatif). Me laisser assister à un rendez-vous avec un prestataire, puis me demander d’en faire un compte rendu. 1. 2 Contribuer à la cohésion des groupes nstaller les conditions d’un climat de travail favorable 121. 1 Repérer les normes sociales en vigueur et les respecter. Accueillir les membres d’un groupe de travail ; favoriser la communication informelle ; faciliter les interactions. Lutter, réduire le stress et les conflits. faire rencontrer les différents membres de l’organisation (cadres, employés, ouvriers). Dnvoir rubrique 1 23 sur la gestion des réunions de travail 122. Animer un travail collaboratif Impulser et soutenir l’utilisation d’un support de travail collaboratif. Formaliser, mettre à jour et diffuser des procédures d’utilisation d’un support collaboratif (Lotus Notes par exemple). Mettre à jour, classer, archiver les informations qui y sont contenues. 123. Gérer une réunion Assurer la logistique d’une réunion. Prendre la parole en public, animer une réunion.
Rassembler les documents relatifs à une réunion, Prendre des otes puis en rédieer le c 1 rappelant Fordre du jour, Prendre des notes puis en rédiger le compte rendu (en autonomie ou en doublon avec le secrétaire de séance). Prendre part à la réunion s’il y lieu (rendre compte d’une recherche d’informations, argumenter… ). I peut s’agir d’une réunion : avec des collaborateurs (relative à un dysfonctionnement dans le service, au planning des congés, à la répartition de la charge de travail entre les membres du service) de négociation avec un prestataire. 1. Assurer l’interface entre le (ou les) manager(s) et l’environnement de travail (interne, externe, international) 31 . Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l’interne, à l’externe, à l’international) Créer une base de contacts internes et/ou externes et l’entretenir. Solliciter ou associer les compétences Mettre à jour une base de données. Envoyer des courriers à des prospects, des nouveaux clients, des clients fidèles (statuts différents pour l’entreprise). 132. Accueillir et informer en français et en langue étrangère Accueillir, orienter, guider un interlocuteur.
Représenter l’entreprise et ses valeurs. Filtrer les demandes. Me mettre en situation d’accueil téléphonique. Me mettre en situation d’accueil face à face…. à l’accueil de l’entreprise, du service, sur un salon, lors d’un séminaire ou d’une réunion 133. Communiquer par écrit (en interne, à l’externe, en langue française et étrangère) S’exprimer correctement à l’écrit en tenant compte d’éléments divers (destinataires, cont fournisseurs, supérieurs hiérarchiques… ) 134. Négocier en langue française et étrangère Préparer la négociation.
Argumenter, gérer les objections, refuser les procédés de manipulations. Rechercher un accord, reformuler les termes de l’accord. Me demander préparer la négociation avec un nouveau restataire potentiel… par exemple : Pour les fournitures de bureau, sur la base de la consommation actuelle.. Pour les expéditions de colis en express… Pour la fontaine à eau… Me laisser assister à une réunion de négociation (de plus grande envergure ! ) LIOvoir rubrique 123 sur la gestion des réunions Finalité 2 : Soutien à l’information 2. 1 Rechercher l’information 211.
Evaluer les besoins d’information Anticiper et identifier les besoins d’information explicites ou implicites. Me laisser assister à une réunion de travail. (voir rubrique 123) 212. Mobiliser les méthodes de recherche d’information Mobiliser les moyens de recherche d’information. Interroger une base de données. Sélectionner et valider l’information. Réaliser un questionnaire d’enquête et traiter les réponses. Faire une recherche d’information (voir rubrique 113). Réaliser une enquête de satisfaction auprès des salariés, des clients. (conception du questionnaire diffusion, dépouillement, analyse des résultats). OF Il utiliser, maintenir des documents génériques. Référencer un document. Définir les modalités des documents. Me présenter la charte graphique de l’entreprise pour l’appliquer aux documents à créer Faire référencer les documents. Me faire rédiger des documents à partir de consignes. 222. Élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse Être capable de synthétiser l’information pour structurer un dossier et organiser l’accès à l’information. Synthétiser et analyser l’information à partir de : – données comptables – articles de presse ; – documents divers. . 3 Gérer les documents de l’entité 231 Procéder à l’acquisition numérique de documents Numériser les documents Compresser un document ndexer un document 232. Trier, classer et archiver les documents du service Identifier les usages et les besoins Appliquer les critères de classement. Proposer et ou réaliser l’archivage Me présenter les méthodes d’archivage en vigueur dans l’entreprise. En cas de problème lié à l’archivage ou au classement : Me demander de réfléchir à une solution argumentée et la mettre en pratique. . 4 Contribuer à la qualité du système d’information 241 . Optimiser la circulation de l’information Créer, améliorer les procé Sion. procédures et les flux. Proposer des améliorations et les argumenter. Me faire rencontrer les membres du service informatique afin qu’ils lui expliquent comment ils protègent le système ‘information de l’entreprise (pare feu, droits d’accès). 243. Participer à la sécurité du système d’information Identifier les procédures et moyens de sécurisation du SI. Repérer les dysfonctionnements.
Participer à la gestion des droits d’accès. Finalité 3 : Aide à la décision 3. 1 Identifier un problème ou un besoin 311. Déceler un problème ou un besoin collecter les informations Rechercher les causes de dysfonctionnement Formuler un diagnostic Déceler et analyser un problème ou un besoin existant. Définir les objectifs en fonctions des contraintes, des enjeux et des opportunités de l’entreprise ou du service. Exemple : étude sur les raisons d’un mauvais accueil téléphonique décelé à la suite d’une enquête de satisfaction. 312.
Définir les objectifs Préciser, quantifier les objectifs à atteindre en fonction des enjeux 313. Identifier les contraintes et les opportunités Recenser les contraintes de temps de qualité et de coût. dentifier les opportunités 3. 2 Proposer des solutions 321 . Rechercher des solutions Recenser les bonnes pratiques en utilisant des techniques de créativité Me demander de présenter les solutions des recherches à l’oral ou à l’écrit Faire prendre conscience oût dans la recherche de sous contrôle). 3. 3 Assurer le suivi de la décision 331 .
Définir un plan d’action Planifier les tâches et les répartir au sein d’un groupe Élaborer un budget Me demander de mettre en place le suivi d’une décision à raide d’outils (budget, tableau de bord) Me faire analyser les écarts Me faire rédiger un compte rendu ses observations. Exemple : Vous organisez un séminaire . réaliser le planning (ou sa mise à jour) en prenant en compte le rôle de chacun des membres de l’équipe ; analyser les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réel. Préparer le budget prévisionnel pour Pannée N+l, etc.. 32.
Elaborer un tableau de bord Concevoir et renseigner un tableau de bord 333. Analyser les écarts Comparer prévisions et réalisations Interpréter les écarts 334. Alerter et proposer des mesures correctives Rendre compte Concevoir et proposer des mesures correctives Finalité 4 : Les activités liées à l’organisation de l’action 4. 1 Seconder le manager dans ses activités 411. Préparer et suivre Faction du manager Répondre aux urgences et aux imprévus Prendre des initiatives dans la limite de son champ de responsabilités. Il prestataires. Gérer les réservations. Etablir et suivre les dossiers de déplacements
Créer ou modifier un imprimé (ordre de missions, note de frais… ) Vérifier les notes de frais. Etablir un comparatif entre plusieurs prestataires (loueurs de voiture ; SNCF vs Air France) Effectuer des réservations dhôtel, de transport… Préparer le dossier de déplacement du manager (feuille de route, documents à emporter, fiche client… ) 4. 2 Contribuer à l’amélioration de l’organisation de l’entité 421 . Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs Analyser un processus de travail ; en repérer les dysfonctionnements ; proposer des solutions.
Diffuser et faire appliquer les processus de travail. Me présenter les différents processus de travail en vigueur dans le service. Me faire participer à une réflexion sur l’amélioration de tel ou tel processus (gestion des réclamations clients, des congés payés, des demandes de CIF ou de DIE.. ) Si l’entreprise envisage une certification ISO ou met en place une démarche qualité, me faire participer (simple observation ou intervention selon ses capacités et vos besoins). 422. Participer à la coordination des activités des membres de l’entité. Planifier les tâches ; identifier et gérer les priorités.
Mettre en œuvre les outils d’administration d’un espace Réaliser un planning (pour l’organisation d’un salon, pour la réalisation d’un projet). M’initier au fonctionnement de l’ intranet (en liaison avec l’administrateur réseau pour les règles de gestion des codes d’accès ; la sécurisation de l’information). (voir rubriques 242, 243) Mefaire insérer sur l’intran ations ou des documents. documents. 423. Fournir une assistance à l’utilisation des TIC. Former des collaborateurs à l’utilisation des ressources bureautiques et Internet Créer et diffuser un mode opératoire (pour l’utilisation de l’agenda partagé, pour un logiciel).
Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées 5. 1 . Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service 511 . Participer au processus de recrutement Identifier les compétences attendues Sélectionner le ou les supports de diffusion Concevoir l’annonce Contribuer au processus de sélection des candidats Faciliter l’intégration Participer au processus de recrutement d’un salarié en interne ou en externe Proposer une maquette d’annonce et sélectionner un ou des supports de diffusion Créer un outil d’aide à la sélection d’un candidat Aider à accueillir et intégrer un nouveau salarié 12.
Préparer et suivre les formations Identifier les besoins de formations Etablir les priorités Organiser les actions de formation Assurer le suivi administratif et financier Dresser un bilan des actions effectuées Réfléchir et proposer des actions des formations en fonction des besoins de formation Préparer les outils nécessaires au suivi de la formation Créer et analyser un questionnaire de satisfaction d’une formation suivie par les salariés 513. Assurer le suivi des congés annuels Collecter les contraintes et les souhaits Organiser la continuité du service Recenser les souhaits des Is
