Définition et mise en œuvre du système d’information comptable La gestion de l’entreprise et le système d’information comptable La comptabilité et la gestion de l’entreprise Qu’elle soit commerciale, Industrielle, artisanale ou prestataire de services, l’entreprise est confrontée au traitement des informations qui lui parviennent ou qui émanent d’elle. Les informations concernant l’activité Certaines de ces informations concernent des flux réels (marchandises, prestations de services. ‘autres des flux financiers (envoi d’un chèque, réception d’une facture… ). Une gestion efficace nformations soient exhaustive : toute inf sélective : seules les i adaptée : les informa orq2 to nextggge que toutes ces ance doit être : reperee ; Iraitées ; armées de manière à satisfaire les besoins de leur utilisateur. Les informations concernant le patrimoine L’entreprise possède un patrimoine. Tout événement concernant son évolution entre dans le cadre de l’information comptable.
La technique comptable définit des processus normalisés permettant d’utiliser l’information comptable afin d’obtenir une vision exacte de l’évolution du patrimoine de l’entreprise. Ces rocessus doivent intégrer des contrôles, internes et externes, de manière à ce que les documents financiers reflètent une image fidèle de ce patrimoine. L’information comptable et l’information de gestion Mais ces informations ne peuvent à elles seules satisfaire tous les besoins de leurs utilisateurs. Cest pourquoi, en plus de la comptabilité légale, existent diverses formes de comptabilité de gestlon.
Comptabilité légale Comptabilité de gestion Comptabilité générale enregistrement et contrôle des opérations documents récapitulatifs annuels examen des comptes Analyse de l’explo’tation omptabilité analytique suivi des comptes clients et fournisseurs Comptabilités auxiliaires facturation et encaissements règlement des fournisseurs Analyse financière gestion de la trésorerie analyse des flux financiers Comptabilité de la paye saisie des éléments de paye rédaction des déclarations aux organismes sociaux établissement et enregistrement des bulletins de salaire Gestion prévisionnelle définition des budgets prévisionnels suivi budgétaire financement des investissements Fiscalité enregistrements préparatoires aux déclarations rédaction des déclarations fiscales Contrôle de gestion ?laboration de procédures analyse des prévisions et des réalisations Le système d’information C) 9 des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. La comptabilité permet d’effectuer des comparaisons périodiques et d’apprécier l’évolution de l’entité… ? Le Code de commerce définit le cadre conceptuel du système d’information comptable. Art. L. 123-14 du Code de commerce : « Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de ‘entreprise… » Le Plan comptable général (S 120-2) précise la terminologie utilisée par le Code de commerce : la régularité est « la conformlté de la comptabilité aux règles et procédures en vigueur » ; la sincérité est « la traduction que les responsables de l’établissement des comptes ont de la réalité et de l’importance relative des événements enregistrés » ; la notion d’image fidèle n’est pas définie expressément.
Le même paragraphe du plan comptable indique que « dans le cas exceptionnel où l’application d’une règle comptable se révèle mpropre à donner une image fidèle, il y est dérogé b. Les différentes représentations de l’activité La comptabilisation des événements financiers de l’entreprise traduit la constatation de flux. Ceux-ci provoquent une modification des situations (ou stocks) à un moment défini de la vie de l’entreprise. Le stock d’informations peut être représenté par le bilan de l’entreprise à une date donnée ; les flux d’informations font l’objet de transactions traduites en langage comptable par les mouvements des comptes dans un journal. La structure et l’organisation des données comptables
La loi fixe à une année (ne correspondant pas forcément à l’année civile) la durée qui sépare la constatation de une année (ne correspondant pas forcément à l’année civile) la durée qui sépare la constatation de deux stocks d’informations. Cette période est appelée exercice comptable. Pendant cet intervalle, les flux sont enregistrés par ordre chronologique. Art. L 123-12 du Code de commerce : « Toute personne physique ou momie ayant la qualité de commerçant doit procéder ? l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés hronologiquement. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire… » Les enregistrements comptables courants émanent des différentes fonctions de l’entreprise.
Approvisionnement Production Fonction commerciale Personnel Gestion du patrimoine Opérations diverses Achats Consomm ation d’approvisionnements Calcul des salaires Achats de biens immobilisés Paiement des impôts Traitement des factures reçues Consommation d’autres charges Traitement des factures émises Émission des fiches de paye Cessions de biens immobilisés aiement de charges dlverses Règlement des fournisseurs Production de biens et services Règlements des clients Règlement des salariés et or anismes sociaux Financement des immobili 9 communication. Dans les entreprises de taille importante, la présentation et les commentaires de ces documents font partie intégrante de leur stratégie de communication interne et externe. L’organisation de la comptabilité Les règles générales d’organisation ont été fixées par les paragraphes 410-1 à 410-8 duplan comptable général.
Il en ressort que : toute entreprise doit tenir un livre-journal, un grand livre et un ivre d’inventaire ; le livre-journal et le grand livre sont cotés et paraphés, mais peuvent être remplacés par des documents informatiques numérotés et datés dès leur établissement et offrant toute garantie en matière de preuve ; les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan des comptes de l’entreprise , le livre-journal et le grand livre peuvent être subdivisés en journaux auxiliaires et grands livres auxiliaires selon les besoins de l’entreprise. Dans ce cas, une centralisation est effectuée au livre-journal au moins une fois par mois.
L’organisation classique d’une comptabilité suit donc les étapes minimales suivantes : Les enregistrements comptables Les paragraphes 420-1 à 420-6 du Plan comptable général définissent les procédures d’enregistrement à respecter : les écritures sont passées en partie double (voir Il ci-après) ; chaque enregistrement comptable indique la plèce justificative qui le conditionne ; les enregistrements sont validés, en comptabilité manuelle, par l’absence de tout blanc ou de toute altération et en comptabilité informatisée, par une procédure interdisant toute modification ou suppression ultérieure. PAGF s 9 de gestion L’utilisation généralisée de l’outil informatique simplifie la tenue de la comptabilité. Les écritures comptables sont saisies sur le module comptable du progiciel de gestion utilisé ou transférées directement à partir d’autres modules de ce progiciel.
Dans le module comptable, les écritures sont saisies au brouillard, qui peut être modifié à tout moment. Elles deviennent définitives et intangibles à compter de la validation qui est effectuée après contrôle. Lorsque les saisies sont effectuées sur un autre module du progiciel de gestion tel que le module de gestion commerciale u celui de paie, les écritures comptables sont générées automatiquement et exportées directement vers le module comptable. L’offre externe de prestations logicielles La tendance actuelle des petites et moyennes entreprises ainsi que de certains cabinets comptables est de louer des applications informatiques à un prestataire de services.
Un Fournisseur d’applications hébergées (FAH) (en anglais, Application Service Provider – ASP -) est un fournisseur de services qui offre ? l’entreprise une ou plusieurs applications à distance en mettant en œuvre un système informatique (matériel, logiciels et réseau) ébergé par un tiers. Le FAH assure le service technique relatif au matériel et aux logiciels utilisés. Les données sont stockées chez un hébergeur. L’avantage pour l’utllisateur d’un FAH est la réduction des coûts d’acquisition des matériels et des progiciels, ainsi que le bénéfice d’un sewice permanent et efficace. En revanche, les offres des différents prestataires restent encore assez onéreuses.
La comptabilité en partie PAGF 6 9 opération commerciale ou financière est toujours la source d’un double mouvement en comptabilité : une ressource correspond systématiquement à un emploi. Par convention, la ressource sera Inscrlte dans la partie droite d’un compte, appelée «crédit», et l’emploi, dans la partie gauche d’un autre compte, appelée «débit». Toute opération entraîne donc obligatoirement l’inscription de la même somme (ou d’un même total) au crédit d’un ou plusieurs comptes d’une part, et au débit d’un ou plusieurs autres comptes d’autre part. Le solde d’un compte à un moment donné est la différence entre le total des sommes portées au crédit et le total des sommes portées au débit.
Un solde est créditeur si le crédit est supérieur au débit. Il est débiteur dans le cas Inverse. Le rôle des comptes de bilan Les comptes de bilan enregistrent les sommes qui seront inscrites en fin de période au bilan de l’entreprise. Les comptes ayant un solde créditeur figureront au passif du bilan (ressources) et les comptes à solde débiteur, à l’actif du bilan (emplois). Les comptes de passif Ils correspondent aux ressources de l’entreprise. On y inscrit au débit les emplois (ou diminutions de ressources) et au crédit, les augmentations de ressources. Les comptes d’actif Ils permettent l’enregistrement des emplois correspondant aux essources enregistrées sur les comptes de passif.
On y inscrit au débit les emplois, et au crédit, les ressources (ou diminutions des emplois). • La nomenclature des comptes de bilan Les comptes de bilan sont regroupés par le plan comptable général en cinq classes. Le premier chiffre du numéro d’un compte indlque à quelle classe il appartient Classe Définition Comptes de capitaux : com tes de assif dont les soldes créditeurs PAGF 7 9 appartient : Comptes de capitaux : comptes de passif dont les soldes créditeurs représentent les ressources de financement propre ou xterne à long terme. 2 Comptes d’immobilisations : comptes d’actif qui enregistrent ? leur débit les emplois durables, qu’ils soient incorporels (brevets), corporels (matériels) ou financiers (titres).
Comptes de stocks et en-cours : comptes d’actif qul enregistrent à leur débit les stocks existant dans l’entreprise à la fin de chaque exercice comptable 4 Comptes de tiers : ils enregistrent les flux à court terme et peuvent être soit des comptes d’actif (clients), soit des comptes de passif (fournisseurs, État). Comptes financiers : en principe, ce sont des comptes d’actif ui enregistrent les fonds possédés par l’entreprlse (banque, caisse… ). Cependant, il peut arriver que certains d’entre eux constatent un solde créditeur (un découvert en banque, par exemple, aura pour conséquence un solde créditeur du compte banque). Le rôle des comptes de gestion Dans les comptes de capitaux propres (classe 1) figure en particulier le résultat.
L’utilisation d’un compte général « résultat » tout au long d’un exercice comptable ne permettrait pas d’enregistrer les diverses composantes des produits (ressources définitives) et des charges (emplois définitifs). Cest pour cette raison que lion utilise deux classes su plémentaires de comptes – les comptes de gestion q le compte « résultat » PAGF E 9 produits : ils enregistrent à leur crédit les ressources (produits). Droit, comptabilité et normalisation comptable Les sources du drolt comptable En se plaçant dans un ordre hiérarchique décroissant, le droit comptable obéit aux sources suivantes. La preuve en comptabilité Une comptabilité régulière et sincère peut servir de moyen de preuve en matière de droit commercial. Art.
L 123-23 du Code de commerce : « La comptabilité égulièrement tenue peut êtreadmise en justice pour faire preuve entre commerçants-, pour faits de commerce. Si elle a été irrégulièrement tenue, elle ne peut être invoquée par son auteur à son profit. » Cet usage de la comptabilité implique que les documents comptables et les pièces justificatives soient conservés durant dix ans. Le processus de normalisation La normalisation actuelle en France Le décret du 29 avril 2007 marque la première étape de l’évolution des institutions comptables en France. Il confirme la mission du Conseil national de la comptabilité (CNC) qui est ‘émettre des avis et des recommandations.
Le CNC est composé d’un collège de seize membres, d’un comité consultatif constitué de représentants du monde économique et social et de commissions spécialisées, dont la commission des normes comptables privées, qui a pour mission d’aider le collège dans ses décisions relatives à la comptabilité des entreprises françaises. Le président du CNC est désigné par le ministre de l’Economie pour une durée de six ans. Certains avis du CNC sont transmis au Comité de la réglementation comptable (CRC ui rédige les règlements. Ceux- ci sont soumis à l’avis du e définitivement adoptés PAGF 9 et publiés sous forme de décrets. Les règlements peuvent être intégrés au plan comptable général et viennent alors le modifier ou le compléter. La réforme des institutions comptables françaises Dans un proche avenir, le CNC et le CRC seront remplacés par un organisme unique de régulation des normes comptables, l’Autorité des normes comptables.
Sa mission consistera à : adopter les règlements comptables nationaux applicables aux comptes individuels des entreprises après homologation par arrête ministériel ; contribuer à l’évolution des normes internationales et suivre leur pplication , favoriser les rapprochements entre la comptabilité privée et la comptabilité publique. L « intégration progressive des normes internationales La France est membre de l’International Accounting Standards Board (IASB), organisme international dont l’objectif est d’établir des normes internationales acceptées par tous les Etats membres et permettant une meilleure comparabilité des documents financiers des entreprises des pays adhérents. Les normes de PIASB sont appelées «lnternational Financial Reporting Standards» (IFRS).
Le règlement européen CE na 1606/2002 du Parlement européen t du Conseil de l’Union européenne du 19 juillet 2002 a mis en place le processus d’harmonisation au niveau européen, auquel la France adhère. Dans une première étape, ce sont les sociétés cotées en Bourse qui doivent présenter leurs comptes consolidés (ce sont les comptes des groupes de sociétés liées entre elles) selon les normes IFRS, depuis les exercices clos en 2005, avant que les règles internationales ne soient, dans un délai plus ou moins long, étendues aux comptes individuels de toutes les entreprises. D’ores et déjà, les rapprochements avec les normes int
