Gouvernance de l’information « Les Hommes construisent trop de murs, et pas assez de ponts » Isaac Newton Construire des ponts pour permettre un meilleur pilotage de l’information orgo Première édition 201 Clü• 22 Février 2012 La gouvernance de l’information La reproduction intégrale ou partielle, de ce document, par quelque procédé ou support que ce soit, est interdite sans autorisation expresse et préalable de 30rg. Résumé L’information est omniprésente dans notre environnement professionnel et personnel.
Elle est liée à chaque action que nous faisons, dans notre éhicule, avec notre téléphone, notre ordinateur, notre messagerie, les logiciels que nous utilisons, les codes-barres, les puces RFID, les arrêts de bus, les panneaux publicitaires, etc. En 2020, chaque être humain de notre petit monde, traitera quelles informations (documents physiques, numériques, multimédia, données structurées) sont nécessaires pour l’organisation, ni les règles de gestion qui sy appliquent. Alors qui ?
Les directions métier, la direction juridique, la direction des risques, la direction qualité, la direction de l’organisation, le secrétariat général, la direction de la écurité, la direction marketing, la direction des ressources humaines, etc. ? On le voit, cela peut devenir très vite compliqué car en fait, toutes sont impliquées, avec leurs propres contraintes, leurs propre cultures, leurs propres domaines d’expertises, ou encore leurs modes de fonctionnement spécifiques et différents les uns des autres.
En outre, si l’on considère qu’une information ne sert pas à une seule Direction, mais à toute l’organisation, il devient évident que la fonction doit être davantage transversale. Alors « qul » pour animer ces directions et pour donner la une vue ‘ensemble ? Avoir une instance de gouvernance de l’information est une réponse possible. Bien sûr, la réponse qu’apporte la gouvernance de l’information n’est pas binaire.
Elle dépend de facteurs qui influenceront l’approche que vous pourriez avoir, tels que votre secteur d’activité, votre organisation, votre système d’information et sa complexité, le cycle de vie de vos produits ou services, etc. Inscrivez-vous pour faire partie de la communauté : http://www. eouvinfo. ore/ PAGF OF go le temps. Elle suit une évolution profonde et culturelle de l’usage de l’information. Elle vous offre la posslbillté d’avoir cette vue globale de l’information et ainsi de mieux comprendre et maitriser ses risques aux regards des menaces et d’en saisir les opportunités.
Les enjeux sont liés aux aspects légaux et réglementaires bien sûr, mais aussi à la capacité pour votre organisation de s’adapter à de nouvelles demandes et contraintes liées ? l’économie, à la concurrence, aux nouveaux comportements et usages des consommateurs, plus généralement à la société et à ses bouleversements. En tant qu’être humain, nous savons que notre système nerveux st vital pour notre survie, qu’en est-il de notre système sanguin ? – C’est pareil ou il en est de même pour l’information qui alimente le fonctionnement de nos organisations.
Les évolutions de ces dernières années permettent l’acceptation de cette vue globale. Le plus difficile est dans le changement, et l’acceptation que l’information n’est un patrimoine valorisé que lorsqu’il circule de façon fluide entre les mains des multiples experts. C’est cette responsabilité que porte la gouvernance de l’information, ceci afin de donner encore plus de sens à l’information, à travers sa fluidité ais également sa maîtrise. Cette étude s’est appuyée sur un observatoire composé : ès par invitation), De 33 questions sur un sit PAGF 3 OF go http://vww. gouvinfo. rg/ Page 3 Of 68 Sommaire Préface — Introduction La reproductlon intégrale ou partielle, de ce document, par Présentation du . 9 . 2 Présentation des partenaires 1. 3 Présentation de l’équipe d’analyse . Tribune libre : un enchevêtrement de richesse 12 Définitions OF go 13 L’utilisateur — Tribune libre . Libérer l’information — 21 2. 5 22 2. 6 24 Enjeux . 3. 1 30 . 23 26 . 28 Normes et réglementations . 28 . 1. 1 ca réglementation.. 3. 1. 2 Les normes 29 3. 2 Le risque comme une menace ou une opportunité ? 3. 3 Le développement durable 31 PAGF s OF go quelque procédé ou support que ce soit, est interdlte sans 6. Ses 6. 2. 1 politiques . . . . . . . . . . . 45 6. 2. 2 Référentiels… 46 6. 2. 3 Charges et délai de mise en œuvre Tribune libre : Piloter avec un tableau de bord . 41 http://www. gouvinfo. org/ page 4 of 68 L’instance de gouvernance 6 6. 1 Qui est-elle 6. 1. 1 Ses domaines d’intervention 6. 1. 2 ses outils 43 . 44 48 PAGF 6 OF go 53 8 8. 1 Provoquer le changement… 8. 2 Comprendre les silos de gains 54 8. 3 Réaliser une étude préliminaire spécifique 55 8. 4 Pour une organisation : 57 Tribune libre : Gestion des données 59 A propos . 9. 1 Des partenaires 9. . 1 p artenaires Or 60 9. 1. 2 Partenaires 7 OF go organisations représentées Figure 4 : Les membres de fespace de production des analyses Figure 5 : Gouvernance : des organisations historiques Figure 6 : L’instance : de nombreux acteurs impliqués Figure 7 : L’information : sacrée pieuvre Figure 8 : L’information : tout simplement complexe Figure 9 : L’information : l’échelle vers l’acquisition des ompétences Figure IO : Les fondamentaux : une fleur à 4 pétales Figure 12 : L’utilisateur : la clef de voûte Figure 13 : Les enjeux : ils sont partout !
Figure 14 : Les enjeux : « Pour vous, la mise en place d’une gouvernance de l’information dans votre organisation permettrait » Figure 15 : Les enjeux : « pour pouvoir mieux maitriser votre information, qu’est-ce qui vous paraît être le plus important d’avoir ? » Figure 16 : Normes et réglementations : les envahisseurs Figure 17: Normes et réglementations : l’indispensable Figure 18 : Les risques : ce qui se voit le plus Figure 19 : La valeur : l’enjeu majeur caché Figure 20 : Des relatlons de causes à effets Figure 21 : Révolution : Pourquoi en sommes-nous là ?
Figure 22 : Votre perception sur ce qu’est la gouvernance de Figure 23 : Votre perception sur la bonne gestion de l’information Figure 24 : « Quelle est la position de votre management direct vis-à-vis de la gouvernance de l’information ? » Figure 25 : « Dans votre travail, et celui de votre équipe, quels sont les types d’informations les plus utilisées ? » Figure 26 : L’instance : « Avez-vous une instance de gouvernance, si oui quel est son attachement ? » Fieure 27 : L’instance : « Q es domaines êtes-vous dans la publication de vos fondamentaux (politiques) ? ? L’instance : « Où en êtes-vous dans la publication de Figure 30 : vos fondamentaux (Référentiels) ? » Figure 30 : L’instance : charges et délais Figure 31 : Le futur : « Hype Cycle » de la gouvernance de Figure 32 : Le futur : « Dans les 5 ans à venir, quelle sera selon vous l’évolution de la Figure 33 : Figure 34 Figure 35 Figure 36 Figure 37 • Figure 40 instance 10 14 16 17 18 19 20 23 27 Le futur : accepter qu’il faille détruire pour reconstruire : Accélérer ?? aller dans le bon sens : Accélérer : valoriser votre projet par un business case : Accélérer : une méthode simple de calcul de ROI .
Accélérer : se connaitre avant d’explorer : Accélérer . ECOV, une méthode pour construire une organisations car beaucoup d’initiatives existent, mais la plupart du temps avec une dimension locale. Très peu sont globales, et lorsqu’elles le sont, elles sont en général déllmitées sur un domaine spéclfique.
Définir de façon précise et universelle ce que l’on entend par gouvernance de l’information prendrait des mois car chaque personne est susceptible d’avoir ne perception très personnelle, très intime de ce terme. Nous avons donc décidé de prendre une voie plus simple, qui s’inscrit d’ailleurs dans l’ADN même de ce qu’on appelle la gouvernance de La gouvernance de l’information est une discipline « simplement complexe, une approche analytique mènerait à une consommation d’énergie faramineuse. n raisonnement systémique permettrait de suivre les phases de changement humaines, et de travailler par couches de plus en plus fine. Parce qu’un format d’information n’est pas la propriété d’un indlvidu ou d’un groupe ‘individus, nous attacherons une grande importance à ce que l’information soit considérée comme étant un objet ayant une dimension globale ? l’organisation et un sens concret pour un acteur ou un processus de l’organisation.
L’information est à considérer comme étant indépendamment un document papier, un document numérique, un élément ou ensemble d’une base de données, un flux transactionnel, une vidéo, une bande sonore, une photo, un commentaire, un email, une note donnée à un article, un échange de messagerie instantanée, etc. Tout ce qui a une valeur pour au moins un membre de Vorganisation
