BTS Assistant de Manager – Session 2010 FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE FICHE DE SITUATION NO: 1 Nom et prénom du candidat : Moreira Léa NO d’inscription : L’ACTION PROFESSIONNELLE Intitulé de l’action professionnelle : Organisation d’un cocktail d’été à l’Hôtel Océania Réelle (menée en milieu professionnel) OUI x NON Simulée (conduite en or 3 Sni* to View Contexte international Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4) Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5) essources dont je disposais étaient .
Du compte-rendu de la réunion préparatoire La liste des invités Le cahier des charges de l’évènement (rédigé après la réunion) La liste de contrôle des tâches un QQOQCP OBJECTIFS POURSUIVIS L’équipe de Direction avait pour projet d’organiser un cocktail d’été sur le thème du « Brésil » au sein de l’hôtel même. J’ai donc du organiser l’évènement pour la date du 12 juin 2014. METHODOLOGIE Préparation • Participation à la réunion préparatoire portant sur les grandes lignes de l’évènement
Réalisation d’un QQOQCP afin d’identifier les besoins Brainstorming (schéma heuristique) afin d’identifier les missions Rédaction et prise en compte du cahier des charges de l’évènement Réallsation d’une liste de contrôle de tâche afin de sulvre l’avancée des tâches Actions : Contact par mail avec des danseurs pour les associer ? Contact par mail avec les invités pour les informer du cocktail Conception maquette Publisher des cartons d’invitations Contact par mail avec un imprimeur pour passer commande de cartons d’invitations Envoie des cartons par voie postale aux invités
Contact téléphonique avec la masseuse de l’hôtel pour la convier à l’évènement Conception des maquettes de lots our la tombola organisée Réflexion et choix des cad ux invités Proposition de solutions pour améliorer le cocktail de l’été prochain MOYENS MIS EN OEUVRE Pour mener à bien ma mission j’ai disposé de : Réunion habituelle avec la directrice adjointe pour lui faire part de l’avancement du projet Téléphone et Email (pour contacter les participants) Suite bureautique (utilisation des outils informatiques Microsoft Ward, Excel et Publisher pour la conception des documents)
Base de données des invités Contact constant avec la directrice adjointe via les outils de collaboratlon Google Drive, Gmail… Internet pour trouver un imprimeur et un fleuriste RESULTATS OBTENUS Malgré les diverses contraintes auxquelles j’ai dû faire face, l’organisation du cocktail a été menée à temps et sans imprévus. Le jour J, rambiance était très chaleureuse et tout s’est parfaitement déroulé. Les invités semblaient très satisfaits de l’évènement. D’ailleurs sur une estimation de 200 invités, ont répondu présents.
Quelques points restaient tout de même à améliorer. Le jour d’après, durant la conception du bilan de cocktail, nous avons constaté qu’il y avait beaucoup de reste de nourriture, ce qui laisse à prévoir pour le prochain cocktail, une nouvelle méthode plus soucieuse du développement durable. Le fléchage est également à améliorer car les invités avaient parfois du mal à se reperer. Cependant, nous avons retenus que le stand massage avait été assiégé. Il semblerait qu’il y est une forte demande et il fût difficile pour la masseuse de satisf clients. RGF3rlF3
