Anthony Babkine Adrien Rosier Réussir l’organisation d’un événement @ Groupe Eyrolles, 2011 ISBN : 978-2-212-55244-7 Sommaire Remerciements.. Introduction. Qu’est-ce que Pévén 2 or27 Qu’est-ce que la com Sni* to vieu Naissance et évolutio 4 Les types de lieux IIe 1 – L’événement : créez votre propre manifestation . 7 Faire passer un message Les étapes de la création d’un événement .
Définissez vos objectifs Le choix du type d’événement La réalisation d’un brief Le choix du lieu la première pierre de l’événement Le prévisionnel, votre meilleur allié — 29 30 33 34 39 40 41 Réussir l’organisation d’un événement – L’animation : choisissez les prestations qui vous correspondent Vos équipes opérationnelles Le staff Les différents types de prestataires — — La prestation technique La sécurité — La restauration La décoration du lieu….. L’animation artistique 45 Les performers : un arc-en-ciel d’animateurs Le DJ et ses acolytes .
La tête d’affiche — . 10 CONSEILS POUR « BOOKER » UN ARTISTE 49 50 supports de communication 83 Les classiques : les mass média 10 CONSEILS POUR RÉUSSIR SON COMMUNIQUÉ DE PRESSE 91 Médias tactiques et de proximité . 95 Internet et les médias sociaux 105 10 CONSEILS POUR CREER UN MINI-SITE WEB 105 10 CONSEILS POUR VALORISER VOTRE EVENEMENT SUR FACEBOOK 109 5 – Le management : managez l’événement et le jour J Le management du projet Les outils du management événementiel . 121 124 @ Groupe Eyrolles Le rétroplanning global de l’événement..
Les multiples plannings du jour J . Le plan du lieu Le briefing par poste La gestion des liquidités………… Gestion et management du « our Les qualités d’un bon orga PAGF Les établissements recevant du public (ERP) . Les cas particulier des lieux temporaires Les nuisances sonores Le cadre légal des normes d’équipements Équipement pour les personnes à mobilité réduite Les matières aux normes Le cadre légal pour les employés et La législation sur les intermittents du spectacle . La législation sur l’organisateur occasionnel .
Le cadre légal de la communication Les mentions Le cadre légal des données personnelles : la Cnil . Les autorisations et les licences La licence d’entrepreneur du Le spectacle vivant et ses licences Le cadre légal des licences d’alcool Prévenir les autorités et les institutions publiques.. Le cadre légal de la billetterie . 141 143 145 147 148 149 150 51 152 52 153 Annexes…. Annexe 1 Annexe 3 – Annexe 4 Annexe 5 – Annexe 7 d’entrepreneur du spectacle Conclusion…. – Brief de vos besoins Annexe 2 – Check-list du lieu de l’événement Réussir sa campagne e-mailing . Rétroplanning global . Modèle de lettre pour les autorités 188 Annexe 6- Classification des ERP . – Demande de la llcence 160 161 7 – Le ROI : estimez les retombées et le retour sur investissement 163 La mesure du retour sur investissement La pérennité de l’événement passé La fidélisation du public . . . 165 166 10 CONSEILS POUR PLACER CHAQUE INVITÉ AU CŒUR DE L’ÉVÉNEMENT GRÂCE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES 167 — 189 … 173 175 177 181 183 185 Annexe 8 – Demande d’autorisation auprès de la Sacem 90 192 PAGF s OF qu’est le monde de Hévénementiel.
Ce guide d’efficacité professionnelle est destiné à celles et à ceux qui souhaitent s’investir dans l’organisation d’un événement et qui cherchent des informations plus précises quant à la gestlon d’un projet événementiel. Au-delà de 1 500 personnes, la création dune quelconque manifestation nécessite des moyens plus importants une tout autre responsabilité (licence d’entrepreneur du spectacle, commissions de sécurité, etc. ). Au fil de ce guide, vous découvrirez que le rôle du créateur d’événement est comparable à celui d’un chef d’orchestre.
Il en va de sa responsabilité de faire vivre l’événement, d’assurer la satisfaction du public, d’orchestrer les prestataires et d’accorder les différentes étapes pour une réussite sans fausse note. Qu’est-ce que l’événementiel ? L’événementiel est le fait d’organiser une manifestation, de réunir dans un même lieu des individus ciblés pour une occasion précise et à un moment déterminé. Dans notre société actuelle, l’événementiel représente un secteur d’activité du tertiaire.
Il propose l’organisatlon d’événements par des professionnels, pour des particuliers (B2C) ou d’autres professionnels (B2B). Cet événement est souvent conçu et réalisé par une agence de communication spécialisée, a elée « agence évenementielle Il peut PAGF OF élément quel qu’il soit, par le biais d’un événement. Plus généralement, il fait partie de l’univers de la communication et permet de se rencontrer de manière plus humaine. Cette action de communication ponctuelle est destinée à marquer les esprits dans un but précis déterminé par le commanditaire (personne morale ou physique).
Il est possible de différencier la communication événementielle des autres formes de communication grâce à sa capacité à réunir les Introduction individus et de créer un réel espace de communication. De plus, contrairement aux autres « médias », la communication événementielle est pluri-sensorielle. En effet, elle peut toucher les Clnq sens de son auditoire et permet ainsi une meilleure mémorisation de ce que l’on souhaite transmettre au public. Nombre de médias traditionnels sont à sens unique, c’est-à-dire d’une transmission de l’émetteur vers le récepteur.
Ici, l’interaction avec le public est possible et d’autant plus bénéfique pour la réussite de l’événement, donc de faction de communication. On parle lors de communication 3600 car elle utilise plusieurs moyens afin de transmettre son message. Groupe Eyrolles mieux vivre au sein d’une société de plus en plus virtuelle. Il est difficile de dater précisément la naissance de l’événementiel. Dans l’Égypte antique, le sacre d’un nouveau pharaon était une véritable cérémonie, grandiose et démesurée, qui devait marquer esprits et asseoir la puissance du pharaon.
Cela doit être assimilé aux prémices de l’organisation d’événements car chacun des éléments qui le composent est réuni : le lieu du sacre, le public (servants et isciples), le moment, le message transmis et son émetteur (intronisation et signe de pouvoir). ,. On peut aisément imaginer que tout cela ne se faisait pas sans l’aide de maîtres d’œuvre. De grands événements viendront marquer le monde de l’événementiel. À travers les expositions universelles tout d’abord ; avec la première édition qui a vu s’édifier le Crystal Palace dans Hyde Park ? Londres en 1851.
Par les événements sportifs ensuite, et les jeux Olympiques instaurés par Pierre de Coubertin en 1892 (inspirés des Jeux d’Athènes dans fantiquité grecque) ; puis de la Coupe du onde de football créée en 1928. Ce ne sera qu’à partir des années 1970 et l’arrivée de grandes entreprises américaines que l’événementiel sera considéré comme un outil de communication. Le triangle de l’événementiel BOF intervenants, des personnages publics… ) ; • le public convié à l’événement.
L’organisateur est, quant à lui, l’élément fédérateur du projet, son noyau dur. Il devra faire en sorte de réunir ces trois entités et de combiner de son mieux pour créer un événement remarquable. La réalisation d’un événement prend souvent plusieurs mois, parfois ême une année, en fonction de l’envergure et de Pimportance la manifestation. Plusieurs étapes sont primordiales dans la création d’un événement quel qu’il soit, et beaucoup d’erreurs sont ? éviter. Cet ouvrage vous guidera chronologiquement dans la réalisation votre événement. L’ÉVÉNEMENT . CRÉEZ VOTRE PROPRE MANIFESTATION La création d’un événement est uel ue chose qui se prépare. Sa réalisation est rarement s ut premier de la création exhaustive. En voici néanmoins quelques-unes : • une rencontre physique ; • une communication de proximité ; • une fidélisation du public ; ?? un aspect sensoriel et affectif ; • un impact fort ; • une communication animée et singulière ; • un projet conçu « sur mesure », etc. L’événement peut émaner d’une entreprise et des différentes phases de sa vie.
Ainsi, le lancement d’un nouveau produit, l’embauche nouveaux collaborateurs, de nouvelles acquisitions, des vœux de fin d’année, etc. , constituent une raison valable pour organiser une manifestation. Qu’il soit réalisé dans un but commercial, de prospection de nouveaux chalands, de fidélisation de la clientèle, de vente, ou tourné vers le plaisir et la convivialité, à travers un spectacle ou une olree, le motif de votre événement se matérialise souvent par un verbe : • promouvoir : le but, implicite comme explicite, est de vendre (foire, salon, action de street-marketing, lancement de produit… . Cette action de promotion se matérialise fréquemment par un stand ; • fédérer : ce verbe trouve tout son sens pour une organisation une grande association qui souhaite réunir ses collaborateurs ou ses bénévoles pour créer une véritable synergie et une cohésion de groupe. Fédérer est très im oftant our un parti politique, une communauté ethnique, s se ou encore une
