La société SUDCOLEC SA dont le siège social est à Montpellier (34) exerce son activité dans le secteur de la distribution automatique. Son métier est essentiellement d’installer, de mettre en place et de maintenir des espaces de pause dans les entreprises, aires d’autoroutes et lieux publics. Elle commercialise différentes solutions telles que fontaines à eau, distributeurs de boissons fraîches et chaudes, restauration automatique (p ats préparés et chauffés, sandwichs, barres de nutrition).
Elle propose également à ses clients des sewices personnalisés lors d’événements articuliers (salons, séminaires, anniversaires… ). Elle compte aujourd’hui 120 salariés. Son dirigeant, M. Sutard, ancien chef des ventes, est un homme de terrain qui entreti or 10 Sni* to View Les services administ l’entreprise sont reg actif. nique de ontpellier. Le champ d’intervention de la SUDCOLEC SA se situe sur le pourtour méditerranéen, du département des Alpes-Maritimes jusqu’au département de Pyrénées Orientales.
La société est composée de trois services . – le service administratif remplit des missions liées ? l’administration générale de la société, la comptabilité, ‘informatique, la gestion des ressources humaines ; – le service commercial est chargé de la gestion des achats, des ventes, des locations de machines, de la prospection, du suivi clients. Il supervise l’activité des commerciaux ; – le service technique a la responsabilité de la maintenance des machines (entretien, réparation), de leur approvisionnement (en boissons, barres chocolatées… et de leur retrait sur site. Il organise les déplacements des techniciens et gère le SAV. L’entreprise s’est fortement développée depuis sa création en 1998 grâce à la ténacité et au dynamisme de M. Sutard et d’une équipe de commerciaux extrêmement dynamique. Mais s’il s’est fortement investl dans l’animation de l’équipe des commerciaux. le chef d’entreprise a négligé le fonctionnement quotidien de la société.
C’est la raison pour laquelle, il vient de recruter un directeur général dont la mission est de restructurer et rationaliser l’organisation interne de la société. la création d’une cellule juridique a été décidée pour assister l’ensemble des collaborateurs dans les différents domaines du droit (en matière de droit commercial, droit fiscal, droit du travail, t du droit de l’informatique).
Le DG souhaite s’entourer de toutes les garanties juridiques possibles pour éviter de s’exposer à un conflit avec les représentants du personnel. La société possède un réseau intranet. La plupart des salariés disposent d’un ordinateur avec une connexion Internet. Par ailleurs, pour assurer leur mission « nomade les techniciens et les commerciaux ont à leur disposition un véhicule de société, un PC portable et un téléphone portable.
Le nouveau directeur a rapidement constaté des dysfonctionnements au niveau de l’usage de l’informatique • certains fichiers informatiques n’ont pas fait l’objet de déclarations particulières à la CNIL alors qu’ils contiennent des données personnelles sur les personnes (salariés, clients) ; plusieurs salariés utilisent les ordinateurs de l’entreprise ? des fins personnelles : surf sur le Net, messageries privées, PC verrouillés par un code confidentiel, usage de logiciels non professionnels, notamment pendant la pause repas.
M. Sutard, quant à lui, souhaite améliorer le fonctionnement du service après vente. Les tournées des agent 10 quant à lui, souhaite améliorer le fonctionnement du service près-vente. Les tournées des agents d’intervention ne sont pas rationnelles : il est parfois impossible de les localiser malgré leur téléphone portable (en raison d’un réseau de télécommunications parfois déficient ou de la coupure de leur portable) et certaines demandes des clients ne peuvent être satisfaites rapidement.
En effet, en cas d’incident technique (panne ou distributeur vide), il s’écoule souvent une à deux journées avant qu’intervienne un technicien. Il souhaite réduire à une demi-journée le délai entre l’appel du client et la prise en charge de la demande par l’agent ‘intervention. Sil connait les caractéristiques techniques du matériel à installer, il ignore les procédures juridiques à mettre en place pour être en conformite avec la législation. Depuis plusieurs mois, des dysfonctionnements sont apparus au sein du service des achats.
A des difficultés d’ordre purement technique, viennent s’ajouter des problèmes humains. La décision de réaliser une analyse approfondie de la situation vient d’être prise. Le DRH a conduit des entretiens individuels avec chacune des personnes travaillant au service des achats. Ces ntretiens ont permis d’établir la liste des problèmes rencontrés. Les 6 employés du service ont accepté de se soumettre ? une analyse des taches qu’ils exécutent. Cette étude a permis d’établir, pour une semaine type, le tableau de répartition des taches du sewice achat.
Vos missions À l’occasion de la réorganisation du service informatique de l’entreprise, il vous demande, sous la responsabilité du directeur général, d’étudier l’usage de l’informatique dans l’entreprise, sous tous ses aspects, et sa conformité aux règles de droit. Il est également préoccupé par la prochaine mise en spects, et sa conformité aux règles de droit. Il est également préoccupé par la prochaine mise en œuvre d’un système de géolocalisation des commerciaux. a proposition d’une nouvelle organisation du sewice achat et son incidence sur l’efficacité du service RESSOURCES Annexe 1. Consignes de travail Annexe 2 Le correspondant informatique et libertés (CIL) Annexe 3 La charte informatique Annexe 4 Qu’est-ce que la géolocalisation ? Annexe 5 au service des Achats Annexe 6 Achats : organigramme Annexe 7 . répartition des tâches Sitographie : Dysfonctlonnements constatés … Service des ….. Service des Achats : tableau de – Site de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) : http://www. nilfr – Exemple de charte Internet : http://client. olfeo. com/article. php3? id_article=13S – Guide du correspondant informatique et libertés : http://www. cnil. fr/flleadmin/documents/approfondir/dossier/ClL /Guide_correspondants. pdf – Guide de la géolocalisation des salariés : http://vuww. cnil. fr/flleadmin/documents/approfondir/dossier /geolocalisation/Guide-geolocalisation. pdf 0 correspondant informatique et libertés (CIL) Le correspondant informatique et libertés, c’est quoi ? La fonction de correspondant informatique et libertés (CIL) est nouvelle.
Le correspondant informatique et libertés a vocation à être un interlocuteur spécialisé en matière de protection de données à caractère personnel, tant pour le responsable des traitements, que dans les rapports de ce dernier avec la CNIL. Le correspondant informatique et libertés occupe ainsi une place centrale dans le développement maitrisé des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Ce faisant, il assure la diffusion de la culture informatique et libertés.
Le correspondant informatique et libertés, pour quoi faire ? La fonction de correspondant répond à un double objectif. Elle apporte un allégement considérable des formalités. Sa désignation permet en effet d’être exonéré de l’obligation de déclaration préalable des traitements ordinaires et courants. Seuls les traitements identifiés comme sensibles dans la loi demeurent soumis à autorisations et continuent à faire l’objet de formalités. Le correspondant informatique et libertés apporte une aide précieuse au responsable du traitement.
Il a un rôle e conseil et suivi dans la légalité de déploiement des projets informatiques et, plus largement, de la gestion de données ? caractère personnel. Il propose les solutions permettant de concilier protection des libertés individuelles et intérêt légitime des professionnels. Quelles sont les compétences requises pour être correspondant informatique et libertés ? Le CIL peut être un employé ou une personne externe (par exemple un salarié du groupe, un consultant, un expert- comptable, un avocat… . Il n’est pas prévu d’agrément par la CNIL. Selon la loi, le correspondant doit bén PAGF s 0 vocat… ). Il n’est pas prévu d’agrément par la CNIL. Selon la loi, le correspondant doit bénéficier des « qualifications Le niveau et la nature requises pour exercer ses missions » des compétences devront être définis par le responsable de traitements au cas par cas en fonction de la situation, des moyens et des besoins du responsable. Il est cependant possible de dresser un portrait-robot du correspondant.
La personne désignée devrait ainsi avoir des compétences en informatique et droit : on peut envisager de former un salarié déjà en place aux qualifications qui lui manquent ; conseil et management : le correspondant à un rôle d’information et d’audit de l’organisme ; – médiation et pédagogie : le correspondant sera amené dans l’exercice de ses fonctions à permettre un dialogue entre le responsable du traitement, les personnes faisant Fobjet du traitement et la CNIL Qui est concerné par le correspondant informatique et libertés ?
Le principe est celui d’un choix ouvert à tous. Toutes les personnes procédant au traitement automatisé de données à caractère personnel, les responsables de traitements sont concernés, quels que soient leur statut ou la taille de ‘organisation. Ainsi, dans le secteur public, les collectivités territoriales, les administrations de l’État, les établissements publics, etc. , peuvent faire le choix de désigner un correspondant. Il en va de même des PME, des PMI, des entreprises multinationales, des groupements, des associations, etc. du secteur privé. Cette universalité illustre le fait que la protection des données à caractère personnel n’est pas limitée à un secteur d’activité. Elle concerne de fait toutes les personnes qui sont conduites, dans le cadre de leurs activités, à collecter et travailler sur des nformations se rapportan 6 0 cadre de leurs activités, à collecter et travailler sur des informations se rapportant de près ou de loin à des personnes physiques.
En revanche, la désignation d’un correspondant est un choix. Elle est facultative et traduit rengagement du responsable de traitements à respecter les dispositions légales. pour consulter le formulaire de désignation d’un CIL : http://www. cnil. fr/index. php? id=2502 www. cnil. fr Pourquoi adopter une charte Internet ? Une charte Internet est un document qui définit les règles concernant tous les usages liés à Internet au sein de ‘entreprise : navigation, courrier électronique, intranet, etc.
Cette « netiquette » recense les droits et obligations des salariés, tout en soulignant leurs responsabilités. Sa mise en place permet d’éviter toute forme d’abus dans l’usage des outils informatiques et fournit une référence en cas de conflit. La charte Internet est-elle obligatoire ? Elle l’est uniquement si la DSI (Direction des systèmes informatiques, donc l’entreprise) collecte des données à caractère personnel sur les salariés (logs de connexion, durée de visite de certains sites, archivage de messagerie, etc. ).
La CNIL (Commission nationale informatique et libertés) recommande l’adoption d’une charte Internet dans l’entreprise si ce document a pour objectif de « sensibiliser les salariés ou les agents publics aux exigences de sécurité, d’appeler leur attention sur certains comportements de nature à porter atteinte à l’intérêt collectif de l’entreprise ou de Padministration Les trois obligations de l’employeur Si l’entreprlse a le droit de contrôler le travail de ses salariés, elle doit le faire dans le respect de la vie privée de ces derniers, même dans le cadre du contrat de travail. une charte interdisant tout et 7 0
