DEBITEUR Vérification de l’exist débiteur Ouverture du compte. finance Premium gy cceleste I aarycTa 07, 2014 | 14 pages GESTION & SUIVI DES DÉBITEURS I -LA BASE DE DONNÉES . 1. GESTION DE LA BASE DE DONNE ES. • • • • 2 Les abréviations La clef de recherche 2 2. REGLES POUR L’OUVERTURE D’UN COMPTE compte …. 11 or 14 Sni* to View . 4 Modifications des informations concernant le 3. QUE FAIRE EN CAS DE DOUBLONS . Suppression d’un Blocage d’un 4. DIVERS. 11 a) la langue du débiteur (champ 12 – zone b) le domicile du débiteur (zones 1,3-4) … 10 ……. IO 1,3-4) _
GESTION & SUIVI DES DEBITEURS I – LA BASE DE DONNEES 1. GESTION DE LA BASE DE DONNEES • Les abréviations Afin d’uniformiser la saisie des noms (d’organisations essentiellement), une liste des abréviations à utiliser a été mise en place. Son utilisation est obligatoire pour tous les termes qui y sont reportés. Voir annexe 1 . En effet, la recherche concernant les déblteurs se fait à partir de la clef de recherche et du nom 1. Aussi, le nom 1 doit comporter les mentions importantes de la dénomination qui vont permettre sa différenciation afin de faciliter la recherche.
Ex. Association des amis du monastère d’Estavayer Nom 1 Nom 2 Dans ce cas, la dénomination est longue et doit être inscrite sur 2 lignes, la ème ligne. Par l’utilisation des abréviations de la mention importante figurant sur la 2 liste, on obtient : Assoc. frib. des clubs de ski alpin sur une seule ligne • La clef de recherche Le principe de la clef de recherche est simple : elle doit permettre de retrouver TOUS les enreeistrements PAGF r « Vidée » sous-tendue dans la base de données clients.
Pour les sociétés qui disposent d’une abréviation reconnue, employer l’abréviation. par ex. Entreprises Electriques Fribourgeoises = EEF, Banque Cantonale de Fribourg = BCF. Pour les commerces, utiliser, le nom générique (même principe que celui de l’annuaire). Par ex. Boulangerie-pâtisserie Trucmuche BOULANGERIE, Café restaurant des Sports, Auberge de la Croix Blanche = CAFE. Important : pour les commerces/restaurants ne pas utiliser le nom de l’exploitant pour la clef, ce dernier peut être ajouté sous nom 2.
Pour les dénominations qui comportent un sigle, toujours le prendre. Par ex. : ABC Genetics = ABC, Assista -rcs = TCS. Evidemment, ce principe ne convient que pour les personnes orales et assimilées. Concernant les personnes physiques, c’est le nom de famille usuel qui doit être employé Pour les noms comportant des trémas (Umlaut) ne pas « traduire » -ü par UE, ne reporter dans la case que la lettre IJ-. Par ex. Muller – MULLER. Pour les noms composés, ne reprendre que le nom principal. Par ex. MenoudLoup Jacqueline MENOUD. our les noms à particules, ne prendre que le nom. par ex. : Da Silva José – SILVA, De Weck Antoine = WECK, N’guyen Lee = GUYEN- Important : les particules ne sont pas des éléments caractéristiques du nom et ne doivent en apport avec la dénomination Nom 1. Dans le cas d’un débiteur étranger, c’est la règle générale qui s’applique, on ne doit pas mentionner le nom du pays dans la clef. 2. REGLES POUR L’OUVERTURE D’UN COMPTE DEBITEUR • Vérification de l’existence du débiteur Avant toute ouverture d’un compte, on doit s’assurer que celui-ci n’existe pas déjà.
Pour cela, il suffit d’utiliser les moyens mis à notre disposition par SAP en combinant les critères de recherches. Ecran d’aide à la recherche En effet, il ne faut pas s’arrêter à la 1ère recherche négative et penser que, de ce fait, e débiteur n’existe pas, ce qui peut s’avérer faux si on n’utilise qu’une sorte de critère (par ex. la clef de recherche). Par ex. si on recherche un Pâtissier-confiseur à Bulle, on doit indiquer dans le critère de recherche BOULANGERIE, et sous localité Bulle. Si la clef de recherche contient le nom de l’exploitant, SAP ne trouvera rien.
D’où l’intérêt de suivre les recommandations du point 1 . Néanmoins, l’erreur est humaine, et une voire deux autres tentatives avec différentes combinaisons ne paraissent pas superflues, d’autant que certaines orthographes peuvent être farfelues ». Il est recommandé d’utiliser les versions courtes précédées/suivi de l’astérisque pour faire une recherche. par ex. si on cherche Mme Gachoud-Piller Sylvie, on ne saisie que *Gach* et on obtient toutes les dénominations contenant ou Gachet Marc ou J.
Gachoud SA. Pour parvenir à retrouver facilement le client, on clique sur les Jumelles et on indique le prénom par ex. • Ouverture du compte Vérifications faites, on peut ouvrir le compte Ainsi que cela a déjà été mentionné dans plusieurs documentsl, il y a des règles ? respecter pour remplir la fiche du débiteur. Cette fiche comporte plusieurs écrans et pour chaque écran un certain nombre de champs, obligatoires ou non, sont ? compléter. 1 er écran .
Client créer : écran initial comptabilité Manuel d’utilisation NIGEFI « gestion des fiches comptables » Fl- AP/FI-AR (cours DB51 Instruction no 1 du 24 novembre 1999 (Intranet, Trésorerie d’Etat) 2ème écran : Client créer : Adresse ZONE 1 ZONE 2 ZONE 3 ZONE 4 ZONE 5 ZONE 6 PAGF s OF Charrière William dit Willy, Clerc Nicolas de Marcel, Dousse Michel Dr. sont à proscrire. On dispose de 4 champs à utiliser comme suit : Nom 1. ligne 1) nom/dénomination du débiteur.
Dans le cas d’une personne physique, toujours commencer par le NOM puis le(s) PRENOM(s). Pour une personne morale, essayer, dans la mesure du possible, d’utiliser la dénomination inscrite au Registre du Commerce (RC), qui est la plus juste, sinon prendre celle de la facture2 qui doit en principe être même. Nom 2: (ligne 2) complément du nom 1 dans le cas, par ex. , d’une longue dénomination, ou pour spécifier une profession ou une appartenance (fils/fille de, CIO, hoirie, communauté d’explo•tation… ou encore quand l’entreprise ilingue et à 2 dénominations (Français/Allemand), le nom 1 reprenant celle la plus fréquemment utilisée. Ce nom 2 ne doit pas être utillSé pour indiquer l’envoi à une personne/service spécifique (par ex. ? l’attention de M. XY, secrétariat… ), ni pour indiquer le nom d’une 2ème personne, l’épouse, par ex. , ou enco uve de, la date de ligne 1 les nom et prénom de la personne désignée pour représenter l’hoirie, sur la ligne 2 le nom de l’hoirie (ex.
Horie Pierre-Alain Cornu), puis on complète normalement le reste des champs avec les coordonnées de la personne en charge. Dans la clé de recherche, on indique HOIRIE. Les communautés d’exploitation (Betriebsgemeinschaft) : on reporte sur la ligne 1 les noms des personnes constituant la communauté (ex. Com. d’expl. Deschamps/Dujardin/Forest), sur la ligne 2 le nom de la personne responsable dans la communauté (ex. M. Yves Deschamps). On complète normalement le reste des champs avec les coordonnées de la personne en charge. Dans la clé de recherche, on indique COMMUNAUTE.
Les professions libérales (avocats, notaires, médecins, : dans ces cas, le fait que plusieurs personnes soient associées pour exercer leur rofession en un même lieu afin de bénéficier de certains avantages, n’implique pas qu’elles soient solidaires. En effet, ces personnes sont individuellement responsables de tous les actes concernant leur profession et agissent en leurs noms propres. De ce fait, chaque client doit être ouvert sous son nom avec l’adresse du lieu de travail. L’Indication de son appartenance à par ex. une étude, un cabinet médical, doit figurer en ligne 2.
Ily a cependant des exceptions quand l’association d’intérêt ui n’est •uridiquement pas reconnu, se mue en agissant en son nom. Les établissements publics : ces cas sont soumis au contrôle de la police du commerce (POCO) pour lesquels elle délivre des patentes (A&B). Ces établissements sont : les cafés, restaurants, auberges, hôtels, dancing, buvettes, cafétéria, certains magasins d’alimentation… (en fait, tous les établissements qui ont besoin d’une autorisation). La modifications des fiches les concernant est réservé à POCO et à 2 personnes de la comptabilité générale.
La dénomination du nom 1 est celle inscrite sur la patente et ne A l’exception des établissements publics. peut être modifiée. Dans le cas où le client est également fournisseur et que la dénomination de la facture est différente, c’est celle du client qui prime, c’est le seul cas où la facture ne doit pas être suivie. Attention, il est possible d’avoir des « doublons » (c-à-d 2 fois le même débiteur) qui n’en sont pas : certains établissements, tels les snacks/magasins d’alimentation par ex„ peuvent disposer de 2 patentes pour le même local ! une pour les bossons alcoolisées à emporter et une pour la consommation sur place). Avant de bloquer ou supprimer un compte, il faut vérifier avec POCO. NB : Les personnes concernées ar les cas spéciaux peuvent aussi figurer Se référer au point 1 . La clé doit toujours être en un seul mot, sans accent, signe, point, espacer… zone 3 Champ 4-5 . Rue/numéro Ces champs ne sont pas obligatoires dans SAP, MAIS il est fortement conseillé de les compléter et ce, de manière correcte (se référer au cours DB510-45B pour les détails techniques).
Le cas des villages ou lieu-dit est plus problématique, mais il faut essayer au maximum de donner une indication (nom de la ferme/villa, indication de la direction,… ) Champ 6-7 : Code postal/ville onseillé de les renseigner et ce, de manière correcte (se référer DB510-45B pour les détails techniques). Champ 8 : Pays par défaut, il indique CH (Suisse), mais dans le cas d’un pays étranger, utiliser le dérouleur. Champ 9 : Région Par défaut, il indique FR (Fribourg), mais dans le cas d’un autre canton, utiliser le dérouleur ou saisir directement le code.
Note : le bouton permet d’accéder à la fenêtre ci-dessous, qui complète les Zones 1 & 3, une fois que les champs obligatoires ont été complétés. La ligne « Complt de ne » sert pour les lettres ou les bis, ter,… qui complète le numéro e la rue. Zone 3. Champ 10 : Boite postale Champ 11 : Code postal Zone 5 Le champ 13 peut s’avérer très utile pour la chasse aux doublons ; il est en effet difficile d’avoir 2 fois le même no de téléphone pour des personnes différentes.
Aussi, toutes les fois que c’est possible, remplir ce champ. Champ 12 : Langue Ce code détermine la langue de communication avec le Client (voir point 4. Divers). IL NE DOIT ETRE CHANGE QU’EN CAS DE DEMANDE EXPRESSE DU CLIENT LUI-MEME. Champ 13 : Téléphone Champ 14 : Télécopie Zone 6 Champ 15 : Remarques Ce champ permet d’ajouter des annotations qui peuvent être tiles pour différencier les débiteurs (une date de naissance… ) ou tout autre renseignement (contact M.
Les écrans suivants sont à compléter en fonction des informations disponibles. A l’occasion de l’ouverture d’un nouveau compte, on gardera une copie du document ayant servi de support, sur lequel on ajoutera le numéro Client donné par SAP. • Modifications des informations concernant le débiteur Quand doit-on ou peut-on modifier un compte débiteur ? Normalement, ceci doit être fait quand on s’aperçoit que les informations de la base de données sont incompl es, ou quand on est
