Annexe V -3 BTS Assistant de gestion de PME-PMI à référentiel commun europeen EPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes Épreuve LJ41 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs Fiche descriptive Nom et prénom du candidat NO de matricule : Intitulé de la situation de gestion : Contrôle des achats et des règlements O Réalisée 1 Observée Fiche de situation de Sni* to View Cadre de la réalisation Raison sociale : Secteur d’activité : Bâtiments travaux publics Têche(s) du référentiel concernée(s) : T 23. Contrôle des achats et des règlements Dates de réalisation : Chaque début de semaine Durée de la réalisation : Traitement des rapports de chaque chantier : 1 à 2 jours. Traitement des factures concernant le chantier : 1 à 2 jours. Contexte de réalisation • Cadre général : Notre entreprise s’occupe de divers chantiers de bâtiments et notre prestation. Au fur et à mesure de la réception des marchandises ou des locations, les chefs de chantiers établissent une prévision de dépense pour chaque achat à l’aide du bon de livraison.
Cette prévision est appelée provision. C’est avec ela qu’ils établissent leurs rapports à la fin de chaque semaine et nous sommes chargées de les vérifier. une fois les rapport validés et intégrés dans le logiciel, nous pouvons procéder ? la comptabilisation des factures, en imputant les provisions correspondantes aux montants des factures. Puis, nous pouvons ensuite procéder à leurs règlements. ?? Acteurs qui interviennent dans l’activité : Les acteurs intervenants dans l’activité sont les fournisseurs, les chefs de chantiers, la comptable (gestion des rapports et paies), les comptables fournisseurs, les conducteurs de travaux, ‘apprentie assistante de gestion, la directrice administrative et le chef d’agence. • Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) • Les rapports doivent être traités en 2 jours maximum. Avant d’être traités par nos soins (comptables fournisseurs, assistante de gestion) ils doivent être validés et signés par les conducteurs de travaux.
Les transporteurs (loueurs de camions) doivent être payés en priorité, soit 30 jours maximum et les autres sous 45 jours. Les programmations de virements doivent être vérifiées avec grande attention, modifiées avec soin si besoin et vérifiées au réalables par les comptables fournisseurs, puis par la directrice administrative et le chef d’agence. La gestion des factures doit donc être dirigée en priorité directrice administrative et le chef d’agence. La gestion des factures doit donc être dirigée en priorité vers les transporteurs afin de les payer dans les délais. ?? Ressources • Pour réaliser les rapports, chaque chef de chantier dispose d’une tablette. En outre, pour la comptabilisation des factures nous disposons de dossiers par fournisseur avec les prix et les produits disponibles, es classements avec les bons de livraisons par fournisseur et d’une base de données dans notre logiciel de gestion. Objectifs : Valider et intégrer les rapports de chantiers attentivement afin d’Identifier les éventuelles erreurs lors de leurs saisies effectuées par les chefs de chantiers.
Ainsi les comptables fournisseurs trouveront plus facilement les provisions correspondantes aux factures, répertoriées sous le bon numéro sous la bonne quantité et le bon prix. Autrement dit, chaque bon de livraison a son importance, il permet en cas d’erreur de saisie, d’avoir une trace écrite du fournisseur. Il faut donc tous les conserver et en cas de perte en demander une copie au plus vite. Etre productif, traiter à temps chaque facture afin que les paiements soient faits en temps voulu.
Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) : Nous disposons tous dun ordinateur connecté au réseau local et à internet, ainsi nous pouvons partager nos documents sur la plateforme « public » ou bien sur notre plateforme intranet. Dans chaque pièce nous avons une imprimante afin que chacun puisse imprimer lorsqu’il en a le besoin. Puis nous disposons d’un progiciel de gestion mprimer lorsqu’il en a le besoin. Puis nous disposons d’un progiciel de gestion intégrée nommé Kheops (fournisseur SAP). Ce logiciel nous permet d’accéder ? différentes transactions . ZEBRA.
COCKPIT, ZUCP43, ZCPU04, F-51, F-53, FI 10, E-parapheur. Activité Description de l’activité (tâches, méthodologie) : Lors de la livraison de chaque fourniture et location, nous recevons un bon de livraison du fournisseur, signé par le chef de chantier. Ces BL sont utilisés chaque fin de semaine, par ces derniers, afin de saisir leurs rapports sur leurs tablettes par la transaction ZEBRA (Annexe 1). Ces rapports sont saisis à l’aide de notre base de données dans notre loglClel SAP, car elle contient nos différents tarifs, qu’ils soient négociés (contrats cadres), valables hors contrats cadres ou spécifiques par chantiers.
Une fois leurs rapports saisis et transférés sur notre logiciel de gestion, nous pouvons procéder la validation des locations, des fournitures (annexes 2 et 3) par la transaction ZEBRA et donc créer les provisions pour chaque ban de livraison (Annexe 4) consultables dans la transaction ZCPU43. Ensuite, nous passons à la gestion des factures par la transactlon COCKPIT. Cela consiste à trouver les provisions correspondantes aux montants des factures dans SAP par la transaction ZCPlJ04. Une fois trouvées, nous pouvons les imputer aux factures et les envoyer pour validation aux conducteurs de travaux (Annexe 5).
De plus il est possible d’avoir des factures de sous-traitance, dans ce cas, afin d’assurer une exécution complète et correcte des travaux, nous effe PAGF sous-traitance, dans ce cas, afin d’assurer une exécution complète et correcte des travaux, nous effectuons une retenue de garantie de Une pièce comptable supplémentaire est demandée t créée par la transaction F-51 et une trace écrite sous forme Excel est gardée dans nos dossiers, signée par la directrice administrative et le chef d’agence (Annexe 6). n an plus tard les entreprises concernées peuvent alors réclamer leur retenue de garantie. La transaction F-53 est alors utilisée. Pour finir, à la fin de chaque semaine, une vérification des virements programmés (VCOM) est à faire par la transaction FI 10. La comptabilité fournisseurs se charge de vérifier chaque virement attentivement (Annexe 7). Après cette première vérification, la directrice administrative t le chef d’agence contrôlent que les virements soient bien paramétrés et les valident à leur tour (Annexe 8) par la transaction E-Parapheur.
Ils peuvent ensuite lancer la procédure, lancer les virements. Productions réalisées en entreprise *: – Ordre de virement complété et gardé en tant que justificatif. C’est un document type Excel réutilisé pour tous les virements. (Annexe 6) *Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode donnees et en mode formules Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l’établissement : PGI : SAP (Kheops) – Gestion des rapports (Annexe 1) : corrections et validations des achats de fournitures et locations (Annexes 2 et 3).
Création des provisions pour chaque BL (Annexe 4) – Gestion des factures : imputations des provisions chaque BL (Annexe 4) – Gestion des factures : imputations des provisions et envoi pour validation aux conducteurs de travaux (Annexe 5) – Règlements des factures : Valldation et lancement des vlrements (Annexes 7 et 8) *Préciser le nom du PGI Problèmes rencontrés : Solutions apportées : Bilan Apports pour la PME : La prise en charge de tâches courantes aide tout d’abord les comptables à gérer au plus vite les factures les plus importantes.
Il arrive selon les mois d’avoir de 1 000 à 2 000 factures pour deux comptables. L’utilisation d’un PGI est donc indispensable dans la mesure où les données à traiter son conséquentes. D’autre part, cela leur libère du temps pour qu’il puisse travailler sur tâches plus spécifiques. Bilan personnel : Cette tâche m’a permis d’observer le processus d’achat complet de la création du rapport de chantier jusqu’aux règlements de chaque facture. J’ai pu voir racheminement des informations jusqu’aux comptables en passant par les bons de livraisons et les rapports.
Ce mécanisme demande un traitement soigneux et organisé. J’ai dû analyser attentivement chaque donnée des rapports et bons de livraison, puis celles des factures. On peut constater que le rapport se trouve au cœur de ce processus de gestion. D’une part c’est grâce à lui que nous pouvons payer nos fournisseurs et notre main d’œuvre. une analyse minutieuse et rigoureuse est indispensable. N. B. Il n’est pas nécessaire de respecter le format de la fiche sur une page
