3. 2. Définition et objectifs du contrôle interne Définition La notion de contrôle interne désigne l’ensemble des activités, méthodes et mesures (mesures de contrôle) ordonnées par le Conseil d’administration et la Direction afin de garantir un déroulement conforme de la marche des affaires. Les mesures organisationnelles du contrôle interne sont intégrées dans les flux d’exploitation, en ce sens qu’elles ont lieu parallèlement à l’activité ou sont situées en amont ou en aval de l’exécution de celles-ci.
Le contrôle interne a de la politique d’entr or21 gestlon des affaires e to nextÇEge – pour respecter les I our protéger le pa tteindre les objectifs pour empêcher, réduire et detecter les erreurs et les irrégularités – pour garantir la fiabilité et l’intégralité de la comptabilité pour garantir la ponctualité et la fiabilité des rapports financiers Les objectifs du contrôle interne Une instruction de la BCEA03 précise les objectifs du contrôle interne au sein des SFD : e système de contrôle porte principalement sur la : Cl Vérification de la conformité des opérations réalisées, de l’organisation et des procédures internes, avec o les dispositions législatives, réglementaires et prudentielles en igueur, o les normes et usages professionnels et déontologiques, o les orientations et décisions des organes dirigeants, notamment de la qualité de l’information comptable et financière, en particulier les conditions d’enregistrement, de conservation et de disponibilité ; C] protection des ressources humaines de l’institutlon, de ses usagers ainsi que des actifs de l’institution ; prévention, la détection et la gestion des risques.
Les SPD sont également tenus de procéder à l’identification de leurs clients / membres / bénéficiaires, conformément aux dispositions du chapitre 2 du itre II de la loi uniforme relative ? la lutte contre le blanchiment des capitaux dans les Etats membres de l’IJEMOA ainsi qu’à celles de l’annexe à ladite loi uniforme, relatives aux modalités d’identification des clients / membres / bénéficiaires personnes physiques. Ils doivent mettre en place un programme interne s’appuyant sur un dispositif définissant les procédures et règles internes de prévention et de détection du blanchiment de capitaux. » LES OBJECTIFS DU CONTRÔLE INTERNE OB ECTIF Chaque entreprise doit avoir conscience des risques auxquels elle est exposée et savoir comment les piloter. La méthode consiste souvent à identifier, à analyser et ? évaluer ces risques.
La réalisation des objectifs d’entreprise, dont le Conseil d’administration et la Direction sont responsables, constitue toujours le point de départ d’une évaluation efficace du risque. IDENTIFICATION DU RISQUE Lorsque les objectifs en amont sont connus, les risques inhérents à la branche, aux marchés, aux produits et aux services, à la ré lementation ou au modèle commercial sélectionné et PAGF sélectionné et aux procédures, susceptibles de compromettre les objectifs d’entreprise, doivent être traités et répertoriés ystématiquement. EVALUATION DU RISQUE Les risques identifiés sont évalués en fonction de leur probabilité de survenance et de l’étendue de l’impact du sinistre au cas où ils se concrétiseraient (risque brut).
MESURES Selon la stratégie de l’entreprise, les risques devant être couverts par des contrôles sont identifiés. De cette propension au risque dépendent les domaines dans lesquels l’entreprlse accepte sciemment de prendre des risques pour les risques devant être minimisés, des objectifs de contrôle seront définis et devront être couverts par des mesures de contrôle. Il conviendra d’évaluer si ces mesures sont appropriées pour minimiser le risque en question. Un risque résiduel (risque net) sera également évalué selon sa probabilité de survenance et l’étendue du sinistre. A ce stade, il faudra alors estimer si ce risque net est acceptable pour l’entreprise ou si d’autres contrôles sont nécessaires.
Cette approche très entrepreneuriale (considérations coûts/utilité) et dynamique implique une gestion des risques et un SCI harmonisés pouvant être développés pour devenir un outil de gestion intégré. Pour identifier les principaux risques d’une entreprise, il est écessaire de comprendre parfaitement les Une réévaluation permanente des opportunités et des risques ainsi que le recentrage rigoureux des mesures en fonction de la politique de risque permettent de déterminer à chaque niveau hiérarchique des mesures de contrôle ap ro riées. Ces mesures peuvent, en outre, aider ? PAGF 3 1 niveau hiérarchique des mesures de contrôle appropriées.
Ces mesures peuvent, en outre, aider à atteindre les objectifs. processus métiers les plus importants. Dans ce contexte, une importance centrale est accordée à la documentation des procédures, qui permet une présentation laire et transparente des déroulements. Cette documentation permet en outre de réglementer clairement les responsabilités relatives aux différents déroulements et à leurs interfaces. Elle montre aussi sur quels systèmes ces déroulements s’appuient, ce qui constitue la base de l’identification et de l’évaluation des contrôles IT. Methodologie de mise en place du contrôle interne CONTENU DU CONTROLE Les diligences obligatoires portent sur les points suivants. 2. 1.
Gestion de l’épargne, du crédit et des engagements par Signature Le dispositif de contrôle prévoit, au moins une fois par trimestre, n rapprochement entre l’inventaire comptable et l’inventaire extra-comptable du portefeuille. Tout écart relevé lors de ce contrôle est corrigé dans les trente (30) jours qui suivent la fin du trimestre concerne. 2. 2. Système d’information et de documentation Le système de contrôle interne garantit l’existence d’une piste d’audit et veille au respect des dispositions réglementaires en vigueur dans l’UMOA relatives à la production de l’information financière par les SFD. La piste d’audit permet : . e reconstituer les opérations dans l’ordre chronologique -de justifier toute information ar une ièce d’origine à partir e laquelle il est possible ar un cheminement 1 possible de remonter, par un cheminement ininterrompu, au document de synthèse et réciproquement : . d’expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre, grâce à la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables. Les éléments constitutifs de la piste d’audit sont conservés pendant au moins dix (10) ans. Le système de contrôle interne permet de s’assurer que les informations destinées aux organes de direction, d’administration et de contrôle, mais également celles transmises au Ministre chargé des
Finances, à la BCEAO et à la Commission Bancaire, ainsi que les données figurant dans les documents publiés sont fiables, pertinentes, récentes, explicites et conformes aux normes réglementaires. 23. Surveillance prudentie Les SFD élaborent et tiennent à jour un document qui précise l’organisation, les objectifs du contrôle interne et les moyens destinés à assurer cette fonction. Ce document fait partie intégrante des procédures internes de l’institution. En outre, au plus tard dans les six (6) mois suivant la fin de l’année CIVile, ils adressent au Ministre chargé des Finances, à la BCEAO et à la Commission Bancaire pour les SFD visés à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD, un rapport comportant les éléments suivants : . ne description de l’organisation et du fonctionnement du contrôle interne au cours de la période sous revue, faisant notamment ressortir les moyens mis en œuvre, les travaux réalisés et les modifications significatives éventuellement intervenues dans les méthodes et l’activité. pour les SFD dont les états financiers sont élaborés sur une base combinée ou cons PAGF s 1 l’activité. Pour les SFD dont les états financiers sont élaborés sur ne base combinée ou consolidée, le rapport annuel présente en annexe les normes de gestion déterminées par caisse pour l’ensemble du Réseau. •un inventaire des contrôles effectués par le Conseil de Surveillance, l’unité chargée de l’inspection, celle responsable de la vérification et, le cas échéant, de l’audit interne, accompagné des principales observations relevées et des mesures correctrices entreprises.
Par ailleurs, les SFD sont tenus de transmettre une copie des manuels de procédures de vérification, d’audit et d’inspection au Ministère chargé des Finances, à la Banque Centrale et à la Commission Bancaire pour les institutions de microfinance visées à l’article 44 de la loi portant réglementation des SPD, dans un délai maximum de trente (30) jours suivant l’entrée en vigueur de la présente instruction. 2. 4 Gouvernement d’entreprise Les institutions de microfinance sont tenues de se doter des outils ci-après indispensables à un bon gouvernement d’entreprise • Dun plan d’affaires triennal ou quinquennal qui devra faire l’objet d’évaluations annuelles etd’actualisation en fonction de l’évolution de l’environnement, de l’activité et des hypothèses ;
Cl des procédures et techniques appropriées de gestion des risques, en particulier dans le domaine de la gestion des crédits et des engagements hors bilan ainsi que des risques opérationnels ; un dispositif de suivi budgétaire ;des outils de mesure, de prévision et de simulation permettant de tester la vulnérabilité et la sensibilité du SFD aux chocs internes et externes ; un sys PAGF 1 permettant de tester la vulnérabilité et la D un système fiable et performant de reporting aux Autorités de contrôle ; Odes codes de déontologie portant notamment sur les relations vec la clientèle et les fournisseurs de biens et services ainsi que les obligations incombant aux actionnaires, aux dirigeants et au personnel ; un dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, conformément aux dispositions légales et réglementaires. Ill – NORMES DE PRESENTATION DES RAPPORTS DE CONTROLE GENERAL Le rapport de contrôle général doit être élaboré par la personne ou le service dûment habilité à cet effet, disposant d’une indépendance fonctionnelle et jouissant de prérogatives étendues quant au champ de ses interventions et à la communication des onnées des autres structures du SFD. Il doit être transmis aux Autorités de contrôle (Ministère chargé des Finances, Banque Centrale et Commission Bancaire) au plus tard dans les six (6) mois suivant la fln de l’année civlle.
Les rapports de contrôle global mentionnent toutes les lacunes relevées. En outre, ils portent sur les éléments suivants le mandat des contrôleurs ; les informations générales sur le SFD ; les faits saillants qui retracent les principales observations des contrôleurs ; les manquements aux dispositions ré lementaires régissant les SED et aux textes internes PAGF 7 1 as de malveillance, de conflits d’intérêts et d’exercice d’activités non prévues les constats relatifs au non-respect des politiques et procédures internes des SFD par les dirigeants, les employés et les personnes qui leur sont apparentées définies au sens de l’article 20 du décret d’application de la loi.
A cette fin, les SFD sont tenus de se doter et de maintenir à jou un répertoire des personnes membres ou bénéficiaires qui sont apparentées aux personnes impliquées dans leur administration, contrôle, direction ou gérance l’appréciation de la gestion des crédits à travers les modalités ‘instruction et de suivi des dossiers ainsi que de recouvrement des prêts les modalités de gestion de l’épargne, prlncpalement l’utilisation adéquate des procurations et le suivi des comptes classés inactifs l’évaluation des procédures budgétaires et de leur mise en œuvre ainsi que des opérations figurant dans les comptes de régularisation l’évaluation de la mise en œuvre des accords ou conventions liant le SFD à ses partenaires, le cas échéant 91 contribuant à la bonne maîtrise de l’institution.
Il vise ? améliorer les performances de l’entité par le biais de mesures, de rocédures efficientes ; le contrôle interne intègre également les processus de décision au sein de ces procédures, qui permettent de définir les rôles de chacun pour préciser qui fait quoi, quand, comment et dans quel but. Le contrôle interne s’entend comme les mesures mises en place par la Direction qui ont pour but d’assurer quel – les objectifs posés par rentreprise sont atteints ; – les ressources sont utilisées de façon économique et efficiente , – les risques sont contrôlés adéquatement et le patrimoine est protégé ; – l’information financière et l’information de gestion sont complètes et fiables ; les lois et réglementations ainsi que les politiques, les plans, les règles et les procédures internes sont respectés ». Pour être efficace, le contrôle interne doit théoriquement être plutôt préventif et détectif que répressif.
L’objectif ultime du contrôle interne demeure dans la maîtrise des risques inhérents aux activités de l’institution et à la conduite de ses opérations de la façon la plus efficace et sécurisée possible. Il est par conséquent crucial que chaque SFD, quelle que soit sa taille et sa maturité, soit en mesure d’évaluer la qualité de son dispositif de contrôle interne afin de ourvoir aux éventuelles faiblesses de ce dernier et ainsi limlter ses risques tout en gagnant en efficacité, en phase avec ses objectifs et sa stratégie PAGF 91 interne Très souvent le contrôle interne est assimilé à la seule fonction de l’auditeur interne, dont le rôle est vu comme le contrôleur ex-post des opératlons effectuées pas les personnels du SFD.
Le concept de contrôle interne dépasse cette seule fonction et doit être vu comme l’environnement que met en place l’institution en vue de la détection des erreurs et de la prévention de la fraude. Dans cette ptique, chaque employé, chaque organe de gestion ou de contrôle participe, à son niveau, à la mise en œuvre de cet environnement. Il ne s’agit pas de vérifier a posterlori les opérations. Le contrôle interne se conçoit à deux niveaux : passif et actif. Au niveau passif, l’organisation élabore un ensemble de référentiels qui permettent à chacun de savoir quelles sont ses tâches, comment et dans quelles limites doivent- elles être effectuées.
Au niveau actif : le contrôle interne se décline en auto-contrôle, contrôle du supérieur hiérarchique, contrôle de gestion, et finalement inspection par les auditeurs nternes. Cette section présente les acteurs du contrôle interne ainsi que les moyens de le mettre en œuvre. Guide méthodologique de contrôle interne octobre 2010 32 L’assemblée Générale (AG) « L’assemblée Générale est l’instance suprême de l’institution. Elle est constituée de l’ensemble des membres ou de leurs représentants, convoqués et réunis à cette fin conformément aux statuts. »5 L’art 9 du projet de Décret d’application de la loi portant réglementation sur les SFD énumère les compétences-clés de l’AG : « Sans que la présente én limitative, l’assemblée
