L’assistante devra consulter l’agenda de ces collaborateurs, afi de trouver un collaborateur disponible, qui peut être amené être en relation avec ce partenaire afin qu’il puisse l’accueillir l’aéroport Elle devra alors prévenir ce collaborateur qu’il devra s’absenter de son poste de travail afin d’aller accueillir le partenaire à l’aéroport à 11h30. Prévenir le partenaire que M. Rivière ne pourra pas l’acceuillir Situation 2 La responsable des ressources humaines, Mme Oelher devra s’absenter durant 2 Jours afin de participer à un comité de direction exceptionnel à Bruxelles.
Recevoir des candidats pour des entretient d’embauche : Mme ressources humaine devra prévenir son assistante de la plage horaire durant lesquelles les entretient d’embauches ce dérouleront. reporter, consulter l’agenda et prévenir les candidats, Animer la réunion de service : Voir s’il est possible de reporter cette réunion, en prenant compte des emplois du temps de tous les participants. Si c’est possible faire parvenir de nouveau aux participants la date et l’heure de la réunion. Excuser l’absence auprés des participant . Faire une trame de la réunion déléguer a un collaborateur
Participer à une réunion du comité d’entreprise : Elle peut se faire représenter lors de cette réunion par son assistante. Mme Oelher devra prévenir sont assistante de cette réunion, de la date, de l’heure à laquelle a lieu cette réunion. L’assistante devra excuser Mme Oelher de son absence et prendre des notes. Situation 3 Le directeur commercial, M. Caparos a reçu une documentation technique d’un prospect rédigé en anglais. Cependant sont manager MJohnston qu’il rencontre en début de semaine prochaine ne maîtrise pas l’anglais. Traduire Cacceuillir Participer a la réunion
Il sera nécessaire de lui proposer et organiser une formation afin qu’il maitrise mieux l’anglais. Situation 4 Lors de l’absence du directeur de la production, une rupture de stock chez leur fournisseur apparaît. Cette rupture empêche de finaliser la commande de Mme Seignier. Il sera nécessaire de trouv urnisseur produisant le 2 S trouver un autre fournisseur produisant le composant manquant afin de ne pas retarder la commande de Mme Seignier Prévenir la cliente que sa commande peut être retardée causée par une rupture de stock chez le fournisseur.
Demander au chef d’atelier de se renseigner si cette rupture de tock n’aura pas d’autre impact sur d’autre commande en cours. S’exuser auprés de la clientèle, lui faire un avantage commerciale Situation 5: M. Caparos doit analyser un dossier rédigé en russe envoyer par un interlocuteur russe qui ne parle ni français ni anglais. Trouver une personne capable de traduire le russe Trouver un interprète Russe afin de se comprendre. Situation 6 . ne réunion doit avoir lieu dans 15 jours, l’assistante doit réaliser un diaporama présentant les résultats trimestriels de tous les collaborateurs Cassistante devra anticiper tout les problèmes qui peuvent ntervenir lors de la réunion comme un problème d’ordinateur, Impossibilité de lire le diaporama, dysfonctionnement du matériel mis à disposition. Savoir réaliser un diaporama, faire des recherche sur les résultat trimestriel, les faire vérifier par uen personne compétante (le comptable) 4. Fixer les priorités 1.
Ecouter mes messages téléphoniques de la veille (Ul) 2. Aller chercher au service courrier le courrier du jour, l’ouvrir et le tirer. (Ui) 3. Traiter deux courriels qui concernent des réclamations clients qui n’auraient pas reçu la livraison de leurs commandes hier (Ul) . Changer la cartouche d’encre de l’imprimant 3 OF s pas reçu la livraison de leurs commandes hier (Ul) 4. Changer la cartouche d’encre de l’imprimante partagée du service (Ui) 5. Rencontrer mon manager pour la rédaction du courrier expédier ce Jour (Ul) 6.
Rédiger le courrier du jour (Ul) 7. Rencontrer mon manager pour relecture et la signature du courrier (Ul) 8. M’occuper du déclenchement du paiement d’une facture arrivant à échéance dans deux jours afin que le service comptabilités procède au règlement (ul) 9. Terminer la frappe du rapport sur l’évolution du chiffre ‘affaires du mois dernier (Ul) 10. Commander des fournitures car le stock est bientôt épuisé 11. Mettre en circuit, au sein du service, les nouveaux magazines arrivés ce jour, afin de permettre une veille concurrentielle (ui) 12.
Préparer un devis pour le client Leblanc (Ui) 13. Photocopier ce rapport en six exemplaires car la secrétaire est en RTT (UI) 14. Le distribuer avant 15h aux participants à la réunion de direction qui a lieu demain à 9h (Ul) 15. Classer les documents reçus d’un fournisseur (ul) 5. Entrainement à l’examen Plan de Journée du. Priorités Faire Durée UI érifier les pièces d’un dossier contentieux avec un client et l’envoyer en recommandé à l’expert-comptable. former d’un retard de 1 4 OF s votre manager à la leur donner des renseignements importants que vous devez obtenir auprés de votre service Marketing Travailler sur un dossier important pour des propositions de solutions et rediger des préconisations en 3 pages à remettre dans cinq jours. 30-45 minutes 5 minutes 30 minutes Plusieurs Heures/jours.
