Présenter les divers menus du logiciel de gestion commerciale CIEL. Installer CIEL gestion Créer un dossier pou Ouvrir et fermer le d B. Enoncé 4 1 Principes 1. 1 Généralités 1 p g L’organigramme donné en annexe montre les étapes et la finalité de l’utilisation du logiciel. Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, il faut créer les tables de base : clients, fournisseurs, familles d’articles, articles, représentants, TVA, taxes parafiscales (TPF), modes de règlement, tarifs par famille.
WA, TPF, modes de règlement et tarifs par familles sont regroupés dans le menu Bases/Tables. 1. 1 Menus Avoirs, Règlements Menu Etats : Portefeuille des commandes, Commandes non livrées, Relevé de comptes, Echéancier des factures, Suivi des échéances de factures, Bordereau de remise de chèques, Analyse par famille, Suivi des stocks, inventaire des articles, Catalogue des articles, Nomenclature des articles, Capacité de fabrication, Statistiques, Analyseur commercial ventes, Analyseur commercial achats Menu Utilitaires : Outils fichiers, Utilisateurs, Préférences,
Transactions, Listes des utilisateurs réseau, Purge des fichiers, Inf04, Import… , Facturation électronique, Traitement, Top Clôture, Mise à jour des documents, Serveur Web, Communication bancaire, Export Ciel tableaux de bord, Calculette Menu Internet : Actualiser Menu Fenêtre : Graphiques, Tableau de bord 2 Menu Dossier 2 La création d’une société s’effectue par le menu Dossier/ Nouveau. On peut choisir le mode Simplifié ou le mode Avancé. Dans ce dernier, il faut remplir une boîte de dialogue avec 6 onglets : Adresse, Immatriculations, Codes bases, Codes pièces, Banque, Mentions NRE.
Les « codes bases » et « codes pièces » déterminent les points de départ de numérotation des documents, pièces et tiers impliqués Fig. 1 : Onglets Codes bases (à gauche) et codes pièces (à droite) On peut revenir ultérieurement sur ces données par le menu Dossier/Paramètres. 21 Dossier/Paramètres onglet Codes bases. Il faut entrer la société, la forme juridique, la famille (pour catégoriser selon un critère du type région, type d’activité… ), le représentant. La zone Crédit accordé sert à affecter un crédit maximum.
Les champs Total dû (montants facturés non réglés) et Dispo différence entre crédit autorisé et total dû) 5 Sont des zones numériques automatiquement tenues à jour par le programme. On indique aussi le mode de règlement, le risque (facultatif). La zone Bloqué a une signification libre. Le bouton Statistiques donnera des informations sur les livraisons non facturées, les ventes de la période, les mages, etc… L’historique est un puissant outil de suivi et de contrôle de la chaîne commerciale de chaque client.
Il affiche les pièces commerciales associées à chaque client, avec différents critères de recherche prédéfinis. On, peut aussi gérer es objectifs par client. Fig. 2 : Paramétrage des clients 3. 2 Bases/Fournisseurs Même principe de fonctionnement et même logique que la table des clients. 3. 3 Bases/Représentants Fig. 3 : Bases/Représentants 3. 4 Bases/Familles d’articles Cette option permet de catégoriser les articles par famille. Le code famille est obligatoire. Si un code de départ a été paramétré (Dossier/Paramètres onglet Codes bases), il sera incrémenté conditionnement est facultatif.
Les comptes de ventes/achat sont les comptes comptables mouvementés lors de l’exportation vers la comptabilité. Fig. : Bases/FamiIles d’articles 3. 5 Bases/Articles Le code de l’article sera demandé sur les pièces commerciales. Il est incrémenté automatiquement mais reste modifiable. On peut attribuer une famille (=catégorie) à un article. Le substitut est un article remplaçant en cas de rupture de stock. A la création on peut entrer une valeur de départ pour le stock Le stock théorique est égal au stock réel moins la quantité commandée par les clients plus la quantité commandée aux fournisseurs.
Autres zones à renseigner : en commande, stock minimum, et maximum. Fig. 5 : Liste des articles Pour les prix/tarifs, on choisit un mode de calcul : à partir du HT, ou à partir du TTC. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises accessibles seront ensuite en HT ou en TTC selon l’option choisie ici. Les cases Fixer prix de vente et Fixer le coefficient de marge permettent de gérer les effets d’une modification du prix d’achat. Lorsque l’option Fixer le prix de vente est active, la modification du prix d’achat entraîne celle du coefficient de marge (le prix reste donc inchangé).
Lorsque Poption Fixer le coefficient de marge est active la modification du prix d’achat ntraîne la modification d 4 21 soit active. Le PAMP (prix d’achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées en stock. On a . Nouveau PAMP = (Ancien PAMP x stock réel + quantité entrée en stock x prix d’achat) / (Stock réel + Quantité entrée). e PAMP est également régulé par l’onglet Stock du menu Préférences (voir fig 8). Le paramètre Gestion du stock à O ou négatif concerne le PAMP à la création d’un article. PAMP O : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé SI le tock passe en négatif. Notez qu’un stock nul ou négatif, ou un prix d’achat nul entraîne un PAMP nul. Dans le cours d’exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants : validation de factures fournisseurs, entrées « manuelles » de stock direct, validation d’ordre d’assemblage. Le coefficient de marge n’est accessible que si on a défini le mode de calcul à partir du HT. Les tarifs d’un article sont saisis dans la grille de la fenêtre Tarifs/ prix• Première colonne = Type de valeur T si on entre directement le prix, R si on entre une remise en 3. Bases/Mouvements de stocks Cette commande renseigne automatiquement les mouvements effectués lors de la gestion des pièces commerciales (BL factures d’achat et vente… ). Mais elle permet également de générer des mouvements « manuels » de stocks, en entrée ou en sortie sans passer par les pièces commerciales 3L, f s 1 qui concerne les sorties, et pour les entrées en stock si vous n’utilisez pas la chaîne fournisseurs. Pour que les différentes manipulations sur les mouvements de stocks puissent être prises en compte, il faut les valider. Fig. 6 : Liste de mouvements de stocks 8 Fig. : Menu contextuel de la liste Bases/Mouvements de stocks . 7 Bases/Gestion des nomenclatures Ce module est disponible uniquement en mode Fabrication. Ce mode se caractérise par la fabrication et la gestion du stock du composé. Prenons comme exemple une entreprise fabricant des VTT et plus particulièrement le modèle « All mountain » composé de : -1 cadre, – 2 roues, – 2 freins, – 1 dérailleur, – 1 guidon. L’assemblage des VTT « All mountain » décrémentera automatiquement le stock des composants (cadre, roue… ), et incrémentera celui du composé. La vente du VTT « All mountain » décrémentera logiquement le stock de cet article composé.
L’onglet Stock de la oite de dialogue Utilitaires/Préférences permet d’activer ce mode. Fig. 8: Activation du mode Fabrication 3. 8 Bases/Journal comptable Les écritures comptables sont générées automatiquement par le logiciel : après ouverture du menu, on lance le traitement à l’aide de l’O ion Générer du menu Edition (ou clic droit dans la liste p 9 3. 9 Bases/Tables Comme le montre la figure ci-après, ce menu donne accès aux codes de TVA et aux comptes de TVA, aux taxes parafiscales, aux modes de règlements et aux tarifs par famille. Fig. 10 Fig. 11 : Bases/TabIes onglet TVA : Bases/Tables onglet Mode de règlements
Menu Ventes 4. 1 Ventes/Commandes Chacune des options du menu Ventes donne lieu à l’affichage d’une liste des éléments présents. Par exemple Ventes/Commandes affiche la liste des commandes. Cette liste donne accès, par double clic, aux informations détaillées de la commande sélectionnée qui apparaissent dans une boîte de dialogue onglets. En même temps la barre de menu principale (horizontale) reçoit le menu additionnel Fonctions, avec les options suivantes. Fig. 12: Aspect du menu Fonctions lorsqu’on a activé la liste des commandes’ 10 es 7 options du deuxième groupe (Transférer en BL sont pécifiques aux commandes.
Si on travaille sur les factures, on aura par exemple Transférer en . Les autres options restent les avoir.. mêmes quel que soit le co créer une commande, on appelle la liste des commandes par Ventes/Commandes et on clique droit pour déclencher l’option Créer. La boite de dialogue Ventes/Commandes comporte quatre onglets. Les deux principaux sont Lignes de détail, et Pied de commande, représentés ci-après • Figure 13: Onglet Lignes de détail de la boite de dialogue Ventes/ Commandes Fig. 14: Onglet Pied de commande de la boîte de dialogue Ventes/
Le pied de commande permet de gérer les remises et les frais de port. Dans l’exemple ci-dessus, on a imposé une remise de 5 4. 1. 2 Fonctions/Transférer en BL Le menu Fonctionsnransférer en BL crée un BL basé sur la commande courante. En pratique on positionne le pavé vidéo sur la commande à transférer ou on marque les commandes à transférer. Toujours en restant sur la liste des commandes clients, on clique sur le bouton droit de la souris afin d’obtenir le menu contextuel flottant. On choisit ensuite la fonction Transférer en BL. 11 4. 1. 3 Fonctions/Transférer en facture
Il est possible de passer directement une commande en facture sans générer de Bon de commande. Il suffit de sélectionner la commande dans la liste, de cliquer droit et d’activer la fonction Transférer en Facture. Comme pour les transferts en BL, il est également possible de transférer en une seule fois plusieurs commandes en facture. BL. Vous ne livrez que 12 articles A. Pour solder le reliquat, vous devrez valider le BL puis transférer la commande en 2 – Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 20. our solder la commande, vous devez effectuer la ême modification dans le BL puis le valider, ou valider le BL puis transférer le reliquat de commande en BL. 3 – Vous transférez une commande de 10 articles A en BL. Vous insérez dans la commande 5 articles B. Pour solder la commande, validez le BL puis transférez de nouveau la commande. 4. 2 Ventes/Bons de Livraison Les bons de livraison peuvent être générés de deux façons : soit partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat, soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. 4. 2. Création d’un BL Pour créer un BL, on appelle la liste des BL Ventes/Bons de Livraison et on clique droit pour déclencher l’option Créer. La boîte de dialogue Ventes/Bons de Livraison ressemble beaucoup à celle des commandes. 4. 2. 2 Fonctions/Vallder La validation est une opération irréversible. Elle entraîne la mise jour des différentes statistiques, du stock, et des quantités livrées dans les lignes de la commande afférente. Un BL validé ne pourra plus être modifié. pour valider un BL. on le sélectionne dans la liste et on active l’option Valider du menu contextuel.
Il est possible de faire une validation groupée à l’aide des options de marquage. 2. 3 Fonctions/Transférer en facture Cette opération permet la facturation automatique de tous les BL réalisés pendant une péri les BL réalisés pendant une période donnée, et validés ! Méthode pratique : clic droit sur la liste et option Transférer en facture. 4. 3 Ventes/Factures Les factures peuvent être générées de plusieurs façons : – à partir dune commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande – à partir d’un bon de livraison validé – à partir d’un devis – directement, sans saisie préalable de commande. . 3. 1 Création d’une facture Pour créer un BL, on appelle la liste des factures Ventes/Factures et on clique droit pour déclencher l’option Créer. La boîte de dialogue Ventes/Factures comporte les onglets Lignes de détail, Pied de facture, Informations tiers et Observations. 12 4. 3. 2 Fonctions/Valider La validation est une opération irréversible. Elle conditionne la mise à jour des différentes statistiques et du stock dans le cas où la facture est directe, c’est-à-dire non créée à partir d’un bordereau de livraison. Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
