THEME 1 : L’INFORMATION DANS L’ENTREPRISE 1. Définition Plusieurs significations sont données à ce concept de l’information. L’information est l’action de mettre quelqu’un au courant d’un évènement L’information est un renseignement, une nouvelle communiquée ou obtenue L’information est l’ensemble des connaissances acquises sur quelque chose. L’information est le contenu proprement dit d’un message. L’information n’est qu’une partie de la communication qui est la transmission d’un m biais d’un canal avec 2. Importance Dans l’entreprise la r D’assurer la réalisatio Sni* to View n récepteur par le pelé feed-back. rmet : bent à chacun De coordonner les activit s de ditt rentes unités Faciliter la prise des décisions De contribuer à l’amélioration du climat social et à prévenir les conflits. D’assurer fintégration des hommes et renforcer leur cohésion De motiver le personnel, le former et le préparer aux mutations de son entreprise. 3. Les moyens de l’information Les moyens de l’information sont constitués de l’ensemble des chemins empruntés par l’information de l’émetteur à son récepteur. Ces moyens sont multiples dans l’entreprise On peut citer : Les affiches – rapports – séminaire – tracts
Notes de services – réunions – moyen audio-visuel les bruits, le matériel utilisé, il y a également la rétention de 5. L’efficacité de Pinformation une information efficace doit être Pertinente : c’est-à-dire améliorer la qualité de la décision Faible: c’est-à-dire conforme à la réalité Rapide : c’est-à-dire les délais de collecte de tous mission de traitement et d’utilisation des données doivent être minimisés Confidentielle : c’est-à-dire le nombre de personne ayant accès au fichier d’information doit être limités.
Exercice d’application 1 « L’information condltionne la totalité des activités de ‘entreprise ; qu’elle soit mal transmise suffit pour que cette dernière fonctionne mal… » 1. Quelles sont difficultés qui peuvent entraîner la bonne circulation de l’information dans l’entreprise ? 2. L’élaboration d’une politique d’information au sein d’une entreprise necessite des moyens adoptés (oraux, écrits, audio- visuels). En fonction de quels critères porteront le choix des moyens à utiliser ? 3. Quelles peuvent être les conséquences de l’inexistante d’une information ascendante ? . Quelles qualités doivent posséder les informations pour fonder de bonne décision ? Tentative de solution Les difflcultés que peuvent entrainer la bonne circulation de l’information dans l’entreprise sont . L’absence des bonnes relations humaines L’information mal reçu par le récepteur L’ignorance de l’importance de l’information dans l’entreprise. -2- conséquences de l’inexistant d’une information ascendante sont : L’absence d’initiatives L’absence de motivations L’absence de feed-back La détermination du climat social.
Pour fonder de bonnes décisions, les informations doivent être Pertinente, c’est-à-dire l’utilité pour la décision à prendre Faible : c’est-à-dire la conformité à la réalité Précise : c’est la mesure exacte d’un phénomène Valeur : c’est le gain réalisé grâce à des meilleurs décisions. Confidentielle : c’est-à-dire avoir faccès sélectifs aux informations Exercice d’application N02 1. Définition : régulation, piloté, système expert, finalité de l’entreprise. 2.
Pourquoi dit- on que l’entreprise est une organisation 3. Pourquoi dit-on que l’entreprise est un système 4. Quels sont les caractéristiques d’une structure d’entreprise et quels en sont les facteurs d’évolutions ? 5. Quelle relation peut -on établir entre système d’information et le système de décision de l’entreprise. 6. Pourquoi dit-on que le système de l’entreprise est subordonné par son environnement ? 7. Quel est le rôle de l’information ? 8. Quelle sont les différentes relations inter-entreprise ? . Quels sont les difficultés qui peuvent entraîner la bonne circulation de tentative de solution d’information dans l’entreprise ? 1. Définition des termes et expressions : Régulation : Maîtrise des différents flux (physique, financiers, informationnels) en adapt et son action aux c’est-à-dire sa raison d’être. Système expert : outil d’aide à la décision informatisé, capable de simuler le raisonnement d’un expert humain face à une situation onnée, et de proposer des solutions. . L’entreprise est une organisation parce qu’elle s’oppose ? l’improvisation ou à une politique de « laisser faire » et implique par conséquent la définition, la coordination et le contrôle des activités et tâches déléguées aux personnes qui composent l’entreprise ainsi que les relations entre elles. 3. L’entreprise est un système parce qu’elle est constituée d’un ensemble d’éléments en interaction dont la coordination permet la réalisation d’un objectif assigné.
En outre, elle possède toutes les caractéristiques d’un système dont les éléments onstitutifs (fonctions, services), les relations d’interdépendance ou d’interaction entre les éléments, son caractère de totalité, sa fonction de contrôle et de régulation, sa subordination ? l’environnement et sa finalité. 4. Toute structure d’entreprise se caractérise par la division du travail, l’exercice du pouvoir, la coordination et les relations. Henry Rintzberg a montré que cinq facteurs fondamentaux expliquent l’évolution des structures : La technique – La taille -L’environnement La stratégie – ‘âge – Le pouvoir 5.
Relation entre le système d’information et le système de décision : Le système de décision est étroitement lié au système d’information de trois manières En entrée, le SI fournit au SD la « matière première c’est-à-dire En sortie, le SI achemine les décisions prises par le SD (pour les faire exécuter et appliquer) par le système physico-financier de Le système de décision comporte lui-même un circuit i physico-financier de l’entreprise.
Le système de décision comporte lui-même un circuit interne d’information, les seuls flux circulants au sein du système de déclsion étant des flux d’information : le rôle du SD est de tralter de l’information pour choisir les actions à engager. Les deux systèmes sont donc couplés, les variables d’entrée de l’un étant la variable de sortie de l’autre. 6. Le système entreprise est subordonné à son environnement parce qu’un système ne peut en aucun cas être considéré comme une entité isolée.
Il doit au contraire être appréhendé dans ses relations avec l’univers extérieur ou environnement. L’environnement agit sur l’entreprise et les sollicitations qui en dépendent sont d’ordre divers et affectent la vie et le fonctionnement de l’entreprise. Il s’agit notamment des irrégularités du marché, des actions de la concurrence, de ‘attitude et des exigences des consommateurs… A l’inverse, l’entreprise agit sur le marché par des sorties opérationnelles et informationnelles. 7.
Rôle de l’information dans l’entreprise. L’importance de l’information tient au fait que : L’information est une base de décision un facteur de coordination et de cohésion fonctionnelle Un facteur de motivation et de cohésion sociale un facteur de régulation et d’adaptation 8. On peut distinguer deux types de relation interentreprises : Le relations concurrentielles lorsque les entreprises s’affrontent sur les marchés. Les relations complémentaires lorsque les entreprise éveloppent plutôt des relations de coopération. 9.
Les difficultés qui peuvent entraîner la bonne circulation de l’information sont : Les risques de formation liée au canal Les bruits dans les canaux d’information Une mauvaise interprétation p de formation liée au canal Une mauvaise interprétation par le récepteur L’inexistence des bonnes relations humaine L’ignorance de l’importance de l’information Exercice n03 De la « charte de l’information interne » d’une entreprise camerounaise de la branche « Bâtiments et Travaux publics on extrait les lignes suivantes ; rapportées par le journal « Cameroun
Tribune lors d’une enquête sur les performances sociales des entreprises moyennes : « la circulation de l’information correspond pour l’entreprise. Quels que soient ses structures et le système économique dans lequel elle s’inscrit à une nécessité aussi vitale que celle du sang pour l’organisme humain… au cas où serait invoqué le secret des affaires, la direction générale doit confirmer formellement que le refus de répondre ne dissimule pas une entorse à la politique générale, et donner la réponse à la question posée si (et dès que) les motifs du refus de répondre viennent à disparaître… ?? A partir de ce texte et de vos connaissances personnelles, répondez aux questions suivantes 1) Après avoir défini les termes ‘type » et « forme s, quelle sont les différentes formes de l’entreprise qu’on peut avoir ? 2) Selon vous, quels sont les critères qui permettent d’éclater une entreprise en service ? 3) Dans l’optique cohérente de relations humaines au sein des entreprises, indiquez quels peuvent être d’après vous : a) Le contenu de l’information fournie par la direction générale et moyenne de diffusions utilisables. b) Les limites et obstacles susceptibles de comprendre la bonne irculation de l’information. 0. Quel est le lien entre l’information et la prise de décision dans une entreprise ? est le lien entre l’information et la prise de décision dans une entreprise ? 11. Quels sont les liens entre les différents acteurs qui permettent la mise en place de la structure de l’entreprise ? 12. Définir : Système d’information, valeur ajoutée, métier de l’entreprise, performance de l’entreprise. TENTATIVE DE SOLUTION 1) Définition Type : ensemble des caractéristiques propres à une personne, un objet, un élément ou une chose. Forme : aspect extérieur, manière d’être du point de vue externe.
Selon la définition, on peut distinguer : Les entreprlses individuelles, Les entreprises sociétaires 2) les critères qui permettent d’éclater une entreprise en service : -la taille : plus une entreprise est importante, plus elle doit se subdiviser en service si elle veut accroître son efficacité. -la nature de l’activité : les sewices sont créés pour répondre ? des besoins particuliers. Il y n’a pas nécessairement les mêmes services dans toutes les entreprises -les objectifs recherchés : Selon la politique suivie par l’entreprise, certains services apparaitront comme prioritaire alors que ‘autres ne seront que mineurs. ) a le contenu de l’information fournie par la direction générale peut aller dans trois directions économiques, sociale et technique. – informations économiques : elles peuvent s’adresser aussi bien aux salariés qu’aux actionnaires, * informations relatives à la « santé économique » de l’entreprise (résultats passés, perspectives d’avenir, Informations comptables et financières ; informations sociales . k évolution des conditions de travail Evolution des rémunérations, Indicateurs sociaux qui peuvent constituer le bilan social de l’entreprise ; onstituer le bilan social de l’entreprise ; informations techniques , mise au point de nouveaux procédés : ‘k état d’avancement de certaines recherches, * positionnement de l’entreprise sur le plan technologique. Les moyens utilisables, ils sont fonction du contenu et du public ? toucher : mayens oraux : assemblée générale d’actionnaire, réunion d’informations, communication aux délégués du personnel, aux délégués syndicaux, etc. supports écrits : affichages, journal d’entreprise, brochure d’accueil, compte rendu de réunion, note d’informations ; support audio visuel : film d’entreprise, vidéo. )b) les obstacles tiennent à l’organisation et la structure de l’entreprise – la taille de rentreprise : influence contradictoire, la taille nuit à une bonne communication mais fourni les ressources pour financer des moyens efficace, – la structure du pouvoir : direction générale orienté vers le long terme, salarié plutôt vers le court terme, différence des perceptions de problèmes et différences qualitatives quant à la solution à y rapporter.
Les limites Elles peuvent être : volontaire : secret (informations à contenu stratégique), confiscation du pouvoir par un groupe minoritaire (rétention de ‘information) involontaire : le temps, notamment quand le canal est trop long. la déformation du mode de circulation de l’information le coût de l’information, le système de communicatlon mal définie. 4) Le lien entre l’information et la prise de décision : se sont les outils d’aide à la décision. ) Les liens entre les acteurs qui permettent la mise en place de la structure sont : Liens hiérarchiques : indiq rdination de la plupart ? subordination de la plupart à quelques uns, Les liens fonctionnels : entre services spécialisés qui vont permettre à tem service de prendre une mesure qui dappliquera ? tous à partir du moment où elle entre dans son secteur de compétence, 6) définitions Système d’information : ensembles de moyens et de processus de collecte, saisi d’enregistrement, de traitement et diffusion l’information au sein de l’entreprise. Métier de l’entreprise : ensemble de compétence que possède une entreprise, à un moment donné, pour exercer efficacement son activité. – Performance de l’entreprise : capacité ou aptitude de l’entreprise à maximiser son objectif à moindre coût. Valeur ajouté : richesse créée par l’entreprise au cour d’une période. THEME2 : LES NIVEAUX DE DECISIONS ET LE POUVOIR DANS L’ENTREPRISE – DEFINITIONS Décentralise : c’est diviser l’entreprise en unités auxquelles on accorde la plus grande autonomie possible.
Déléguer : c’est confier une partie ou la totalité de son pouvoir ? un subordonné qui accepte de rendre compte à un temps précis. 2. LES DIFFERENS NIVEAUX DE DECISION SONT : – les dirigeants (décision stratégique) – les responsables de sous systèmes (décision politique) – les chefs d’équipes (décision opérationnelle) – les exécutants (décislon d’exploitation) 3- LES DIFFERENTES FORMES DE LA DELEGATION La délégation a pour objectif défini ou temporaire : le supérieur convie à un ou plusieurs subordonnés le » soin de mener une décision et d’en assurer la res onsabilité. la déléeation permane n de l’autorité) : ici, le certaines situations, aussi de donner des ordres de les faire exécuter et de contrôler les résultats. 4- LES AVANTAGES INCONVENIENTS DE LA DE EGATION Avantages meilleure qualité de décision prise par les spécialistes les délais d’application sont réduits le contrôle et la mise en œuvre sont plus faciles le personnel est plus motivé et mieux intégré Inconvénients les risques liés à la communication : la surinformation et la rétention volontaire d’information. les risques liés à l’organisation : la désorganisation dans la structure des relations opérationnelles. 5- ES DIFFERENTES FORMES DE DECENTRALISATION. – la DPO : ici il y a la participation de tout le personnel à la définition des objectifs et l’enseignement de chacun à leur réalisation. – la gestion par exécution . ici seules les décisions importantes sont- centralisées. Les agents décentralisés se chargent du reste. – les centres de profit ou structures graphe : ici l’entreprise est ivisée en centre autonome quant à leur recette et dépenses. -AVANTAGES ET INCONVENIENTS DE LA DECENTRALISATION elle assure une certaine rapidité dans la communication et la mise en œuvre des décisions. Elle assure une certaine souplesse dans la prise de décision ce qui explique une plus grande efficacité. Elle assure une certaine commodité Une prise de décision de meilleure qualité moindre coût et au mieux des compétences l_Jne participation plus active des travailleurs dans la vie de courir le risque d’une mauvaise décision courir le risque d’une absence de décision. Courir le risque d’un man tion et de cohérence OF
